Integration von Microsoft 365 und Business Central

von Boss Info Redaktion

+41 844 844 120
vasb@obffvasb.pu

Über uns

Microsoft 365

Interview

MSD365

Boss Info Newsletter

Cloud, KI und Automatisierung im Zusammenspiel

Einheitliche Prozesse, transparente Daten und mehr Effizienz im Arbeitsalltag

Guido, wie unterstützt die Integration von Microsoft 365 die Nutzung von Dynamics 365 Business Central?

Guido: Business Central unterstützt zahlreiche Integrationen mit Microsoft 365, die eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen ERP, Office-Tools und der Power Plattform ermöglichen. Durch die Aktivierung dieser Integrationen wird der Funktionsumfang von Business Central um beispielsweise direkte Dokumentenfreigaben, Automatisierungen oder Echtzeit-Datenanalysen erweitert. So können Nutzerinnen und Nutzer direkt im Arbeitsfluss bleiben und ihre bevorzugten Apps greifen direkt auf die richtigen Daten zu – sei es in Outlook, Excel oder Teams.

Boss Info bietet eigene Erweiterungen für Business Central an. Welche Rolle spielen diese Apps und wo finden Unternehmen sie?

Guido: Im Microsoft AppSource können Unternehmen Microsoft Dynamics 365 Business Central um spezifische Apps erweitern. Hier finden sich auch zahlreiche Apps von Boss Info, die speziell für Boss Info Kundinnen und Kunden relevant sind, beispielsweise bossDMS, bossGO, bossPayment, bossMWST und viele mehr. Damit lässt sich Business Central gezielt an die jeweiligen Geschäftsprozesse anpassen, ohne die Stabilität des Standards zu verlieren.

Wie profitieren Anwenderinnen und Anwender im Alltag davon? Kannst du ein Beispiel nennen?

Guido: Ganz klar durch die nahtlose Integration. Früher musste man eine Auftragsbestätigung speichern, den Windows Explorer öffnen und die Datei manuell in eine E-Mail einfügen. Heute lässt sich das Dokument direkt aus Business Central mit passender Vorlage und allen relevanten Daten versenden. Auch Auswertungen sind deutlich einfacher geworden: Power BI ist bei nahezu allen Kundinnen und Kunden im Einsatz. Die Daten werden in Business Central bereitgestellt, Power BI übernimmt die Visualisierung. Mit dem Add-on bossBI bietet Boss Info zudem eine standardisierte Lösung, die sich rasch einführen lässt und bei Bedarf individuell erweitert werden kann. Massenbearbeitungen – etwa das Anpassen von Debitorendaten – erfolgen ebenfalls effizienter, weil Listen direkt in Excel bearbeitet und anschliessend ins System zurückgespielt werden können.

Welche konkreten Verknüpfungen gibt es heute zwischen Microsoft 365 und Business Central?

Guido: Die wichtigsten Verknüpfungen bestehen mit Outlook, Teams, Excel, OneDrive und der Power Platform. In Outlook lassen sich Belege wie Auftragsbestätigungen oder Zahlungserinnerungen direkt aus Business Central versenden ohne Umweg über lokale Dateien. Das spart viel Zeit. Über Teams können Business Central-Daten wie Listen oder Reports, ideal für Remote-Teams, direkt geteilt und in Chats oder Meetings besprochen werden. Mit Excel lassen sich Daten exportieren, bearbeiten und wieder ins ERP zurückspielen. Business Central überprüft dabei automatisch, ob der Benutzer die nötigen Berechtigungen hat. Die Datenintegrität bleibt also gewahrt. Power Automate ermöglicht zudem automatisierte Workflows, etwa Benachrichtigungen per E-Mail bei neuen Aufträgen oder Freigabeprozesse. Und mit OneDrive for Business lassen sich Dokumente aller Art direkt aus Business Central speichern, synchronisieren und gemeinsam bearbeiten.

Wie läuft ein Integrationsprojekt ab?

Guido: Viele Funktionen sind bereits out of the box verfügbar, wie das Versenden von Belegen aus Outlook, Freigaben über Teams oder Excel-Exporte. Mehr Aufwand entsteht bei Business-Intelligence-Auswertungen. Dort unterstützen wir individuell, je nachdem, welche Analysen die Kundinnen und Kunden benötigen. In der Regel beginnt ein Projekt mit einem Workshop. Wir klären, was die Kundinnen und Kunden brauchen, und setzen das gemeinsam um. Das dauert zwischen zwei Tagen und wenigen Wochen, je nach Komplexität. Für Power Automate gibt es Vorlagen, die Kundinnen und Kunden selbst adaptieren können. Oft begleiten wir sie bei den ersten Schritten, danach können sie die Workflows eigenständig weiterentwickeln.

Wie verändern Automatisierung und KI die Arbeit in Business Central?

Guido: Mit Copilot ist bereits künstliche Intelligenz in Business Central integriert. Auf der Debitorenkarte liefert Copilot eine Zusammenfassung der wichtigsten Fakten: offene Aufträge, Saldi und Zahlungsverhalten. Auf dem Startbildschirm können User Fragen stellen, etwa: «Wie viele Debitoren haben offene Rechnungen?», und erhalten in Sekunden die Antwort. Das gleiche Prinzip werde bald auch in Cashflow-Berechnungen und weiteren Bereichen zum Einsatz kommen. Ich bin sehr optimistisch, was da kommt. Die Geschwindigkeit, mit der Microsoft KI integriert, ist beeindruckend.

Welchen strategischen Nutzen hat die Integration für Unternehmen?

Guido: Die Integration unterstützt Unternehmen dabei, ihre digitale Roadmap schneller umzusetzen. Viele Funktionen sind bereits vorhanden, man muss sie nur aktivieren. Die Vorteile zeigen sich sehr schnell im Alltag: mehr Effizienz, weniger Klicks, bessere Übersicht. Wir arbeiten auf Basis von Standardprodukten, die Mitarbeitende bereits kennen. Das erleichtert Schulung, Rekrutierung und Akzeptanz. Gleichzeitig ist der Einsatz moderner Tools auch ein Signal nach aussen: Wenn Bewerber sehen, dass ein Unternehmen mit veralteten Systemen arbeitet, wirkt das unattraktiv. Aktuelle Lösungen sind wie eine Visitenkarte. Sie zeigen Innovationskraft.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die Integration zu nutzen?

Guido: Unternehmen benötigen eine gültige Microsoft 365-Lizenz (z.B. E3) sowie Business Central SaaS, also die Cloud-Version. Mittlerweile setzen nahezu alle Kundinnen und Kunden auf die Vorteile der Cloud – die automatischen Updates und der höheren Kompatibilität. Dazu kommt auch die Flexibilität. Das Lizenzmodell basiert auf Subscriptions, ähnlich wie bei einem Netflix-Abo, ich zahle nur für die Lizenzen, die ich auch benötige.

Machen Sie den Test

Ist die Integration von Microsoft 365 und Business Central für Ihr Unternehmen relevant?

Beantworten Sie die folgenden Fragen, wenn Sie mehrmals mit Ja antworten, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Integration.

Arbeiten Ihre Mitarbeitenden täglich mit Outlook, Teams oder Excel?
Erfassen oder pflegen Sie dieselben Daten in mehreren Systemen (z.B. ERP und Excel)?
Möchten Sie wiederkehrende Aufgaben wie Freigaben oder Benachrichtigungen automatisieren?
Nutzen Sie aktuell Auswertungen, die manuell erstellt oder nachbearbeitet werden müssen?
Haben Sie Schwierigkeiten, Dokumente (z.B. Rechnungen oder Verträge) versionssicher zu verwalten?
Arbeiten Sie bereits mit Power BI oder möchten künftig mehr Transparenz über Ihre Daten gewinnen?
Möchten Sie, dass Ihre Teams auf gemeinsame Dashboards und ERP-Daten direkt in Microsoft Teams zugreifen können?

Fazit

Die Verbindung von Microsoft 365, Business Central und der Power Platform schafft für KMU eine einheitliche, effiziente Arbeitsumgebung. Boss Info begleitet Unternehmen dabei, die Potenziale dieser Integration praxisnah zu erschliessen. Von der Lizenzierung über Workshops bis hin zur Automatisierung mit Power BI, OneDrive und Copilot.

Kontaktieren Sie uns

Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung

Xing Guido Stirnimann

Guido Stirnimann

Head of Team Leader Projects

+41 41 925 64 33
thvqb.fgveavznaa@obffvasb.pu

Details

Das könnte Sie auch interessieren

Weitere Blogbeiträge

Zum Blogartikel

Wie AI die Prozesslandschaft in Unternehmen umgestaltet

Entdecken Sie, wie Boss Info mit KI die Geschäftswelt revolutioniert: Effizienzsteigerung, innovative Lösungen und zukunftsweisende Pläne. Tauchen Sie ein in die KI-Zukunft bei Boss Info.