von Boss Info Redaktion
In der heutigen digitalen Welt spielt Dokumentenmanagement (DMS) eine zentrale Rolle für Unternehmen jeder Grösse. Claudio Stammler, Head of DMS, teilt in diesem Interview seine Einblicke über aktuelle Trends, die Integration von DMS in bestehende ERP-Systeme und die Bedeutung von Künstlicher Intelligenz. Doch eine Sache steht für ihn besonders im Mittelpunkt: IT ist mehr als nur Technik – es ist ein People Business, das auf Vertrauen basiert.
Claudio: KI ist definitiv ein Trend im DMS-Bereich. Viele Anbieter setzen bereits auf erste KI-gestützte Ansätze, insbesondere im Scanning und in der Dokumentenerkennung. In diesen Bereichen sind wir stets im Austausch mit Marco Cermusoni, Head of AI & Automation, und seinem AI-Team, um diese Entwicklungen aktiv mitzugestalten.
Ein weiterer Trend ist die tiefe Integration von DMS in bestehende ERP-Systeme. Viele Unternehmen nutzen ERP-Lösungen für ihre geschäftlichen Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Angebote. Die Frage ist, wie man diese Dokumente revisionssicher und effizient archiviert. Hier ist eine nahtlose DMS-Integration entscheidend, da Kunden keine zusätzlichen Tools wollen. Beispielsweise lässt sich mit einer einfachen Drag-and-Drop-Funktion die Dokumentenablage enorm erleichtern. Unsere Lösungen sind bereits in alle bossERP– und Business Central-Produkte integriert. Zudem bieten wir spezifische Schnittstellen zu weiteren CRM- und ERP-Lösungen wie SAP, Pensionskassen, Logistik-Applikationen sowie Sharepoint.
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Claudio: Die zwei Haupttreiber sind gesetzliche Anforderungen an die Archivierung sowie die Notwendigkeit, verschiedene Systeme effizient zu verbinden. Früher hat man physische Dokumente einfach abgelegt. Heute steigen die Anforderungen, und digitale Lösungen sind erforderlich. Ein DMS hilft dabei, manuelle Prozesse zu vereinfachen, Suchprozesse zu optimieren und Dokumente gezielt zu löschen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist.
Claudio: Ein spannendes Projekt betrifft einen Finanz-ERP-Dienstleister, für den wir eine API-Schnittstelle entwickeln. Diese erlaubt es, verschiedene Benutzeraktionen wie das Anlegen oder Löschen von Usern direkt aus dem Kundenportal herauszuführen. Wir arbeiten intensiv mit dem Kunden zusammen, um individuelle Anforderungen zu erfüllen und haben den direkten Austausch. Das zeigt, wie wichtig eine enge Zusammenarbeit ist und dass IT-Business auch immer ein People-Business ist.
Claudio: Unsere Stärke liegt in der tiefen Integration in ERP-Systeme. Wir können unsere Lösungen flexibel an bestehende Infrastrukturen anpassen, sodass der Kunde nur die Funktionen erhält, die er wirklich benötigt. Unsere 20-jährige Erfahrung in der Integration und unser Expertenwissen ermöglichen eine bedarfsgerechte Beratung.
Claudio: Kreditoren-Workflows sind aktuell am häufigsten, da Rechnungen effizient verarbeitet und freigegeben werden müssen. Zunehmend gefragt sind jedoch auch Onboarding-Prozesse im Personalbereich, bei denen Freigaben für neue Mitarbeitende verwaltet werden. Hier sehen wir grosses Potenzial, um interne Abläufe zu optimieren und Zeit sowie Kosten zu sparen. Die Rekrutierung allgemein ist oft noch sehr dokumentenlastig und deren Bearbeitung sehr Ressourcen intensiv.
Dokumentenmanagementsysteme sind ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen Unternehmenswelt. Sie helfen dabei, Dokumente effizient zu verwalten, Prozesse zu optimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Wie Claudio Stammler im Interview betont, geht es dabei nicht nur um Technologie, sondern auch um Vertrauen, enge Kundenbeziehungen und massgeschneiderte Lösungen. Durch intelligente Integrationen in ERP-Systeme und den Einsatz der richtigen Lösung entwickeln sich DMS ständig weiter und bieten Unternehmen einen echten Mehrwert.
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