Dokumentenmanagement System – einfach erklärt
Dokumente managen für KMU und Unternehmen
Was versteht man unter einem DMS?
Ein digitales Dokumentenmanagement System ist die Basis einer erfolgreichen Digitalisierung. Das DMS kann Dokumente managen für kleinere Unternehmen oder für Grossunternehmen (ECM = Enterprise Content Management), zentral aus verschiedensten Quellen und im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall oder Dossier. Die Dokumentenmanagement Software bietet hohen Komfort und rasche Ergebnisse bei der Suche.
Für viele KMU ist Content (Inhalte / Informationen) ein wesentlicher Baustein aller Geschäftsprozesse. Dokumente sind in den meisten Fällen bereits digital vorhanden, sei es als E-Mail, PDF, Office Dokumente, Audio/Video-Datei oder in anderen Formaten. Zu finden sind diese Dateien im ERP oder CRM System oder anderen Unternehmenssystemen, auf dem File-Server oder Sharepoint. Eine DMS Software ermöglicht, diese digitalen Dokumente zentral zu managen und zu verwalten.
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Whitepaper Dokumentenmanagement
Unser kostenloses DMS Whitepaper erklärt Ihnen Details und Begrifflichkeiten wie DMS / ECM / EIM / ILM / CS oder CSP. Zudem werden rechtliche Aspekte rund um die elektronische Archivierung beleuchtet. Wir klären rechtliche Fragen wie: Was fordern OR, GeBüV und MwSt. Gesetze für Dokumentenmanagement Software? Welche Rolle spielt DSGVO und branchenabhängige Vorschriften?
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Füllen Sie jetzt unser Formular aus und erhalten Sie Zugang zu unserem ausführlichen Whitepaper zum Thema Dokumentenmanagement-Software.
Gesammeltes DMS Wissen über rechtliche Anforderungen zur Aufbewahrung, Anforderungen an Dokumente, organisatorische Massnahmen und was ein Dokumentenmanagement System können muss.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Folgende Anforderungen an Dokumente zur Archivierung sind relevant:
- Integrität
- Sorgfaltspflicht
- Verfügbarkeit
- Lesbarkeit
- Zugriffe
Workshop Digitalisierung?Unser Angebot
Wie werden Dokumente verwaltet?
Die wesentlichen Anforderungen an eine DMS Software für KMU sind:
- kontrollierte Ablage
- rechtssichere Archivierung
- Aktenbildung
- schnelle Verfügbarkeit
- OCR Texterkennung
- Berechtigungskonzept
- Retention Management
- intuitive Bedienung
- Integration in Standard-Applikationen (Microsoft 365 / Office)
- zukunftssicher
- OnPremise und Cloud Lösungen
Was sind aktuelle Trends für DMS / ECM?
In unserem Whitepaper erfahren Sie mehr über aktuelle Trends im Zusammenhang mit dem Managen von digitalen Dokumenten, wie wichtig elektronischer Inhalt und die Möglichkeit ist, diesen Daten nutzbar zu machen und in Dokumentenmanagement Prozesse zu verwenden.
Verknüpfungen und Integrationen in verschiedene Systeme werden immer wichtiger und trotz erhöhter Komplexität muss eine intuitive Bedienung – auch via Smartphone – gewährt sein.
Dokumentenmanagement in der Cloud
Cloud-Computing und immer grössere Datenmengen erfordern neue, flexiblere DMS Lösungen und Systeme, die rasch auf neue Anforderungen reagieren können. Mit der Automatisierung von Prozessen und dem Wegfall von Routinearbeiten sollen Mitarbeiter entlastet werden und wertschöpfende Tätigkeiten ausführen, was zu einer höheren Zufriedenheit führt.
Die Top 3 Treiber der Digitalisierung
Erfahren Sie in unserem Whitepaper, welches die Top 3 Treiber der Digitalen Transformation sind in einem Unternehmen!
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