Für KMU in der Schweiz ist die rechtssichere Archivierung entscheidend.
Ιndem Sie die 10 Top Tipps beachten, gewährleisten Sie nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern sichern auch langfristig die Integrität und Sicherheit Ihrer Daten.
von Yves-Alain Dufaux
Ein Leitfaden
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Schweiz ist die rechtssichere Archivierung von zentraler Bedeutung. Sie gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern schützt auch vor rechtlichen und finanziellen Konsequenzen. Wir von Boss Info haben für Sie die wichtigsten 10 Punkte zusammengestellt, die Schweizer KMU beachten sollten.
Bei der Archivierung ist die gesetzlich vorgeschriebene Mindest-Aufbewahrungsdauer zu beachten. Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Informationen im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Anforderungen verfügbar sind.
Die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht für KMU in der Schweiz basieren auf unterschiedlichen rechtlichen Bestimmungen:
Dokumente können in Papierform oder auch elektronisch, das heisst digital aufbewahrt werden. Wichtig ist dabei zu beachten, dass die Übereinstimmung und Lesbarkeit der Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsdauer gewährleistet sind.Eine digitale Archivierung ist gestattet, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben, bringt jedoch dem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Ein digitales Archiv spart Kosten, denn ein physisches Archiv mit den Akten, Rechnungen, Lieferscheinen etc. von 10 Jahren benötigt Platz, den Sie mieten oder bereitstellen müssen.
Ein zusätzlicher Vorteil ist die Durchsuchbarkeit: Im physischen Archiv einen Beleg zu finden kostet Zeit mit einer Volltext-Suche in einem digitalen Archiv finden Sie den Beleg sekundenschnell, ohne im Archiv manuell suchen zu müssen.
Während es eine ganze Reihe an aufbewahrungspflichtigen Dokumenten für KMU gibt, gibt es darüber hinaus auch einige die als aufbewahrungswürdig einzustufen sind. Die Aufbewahrung dieser sind zwar nicht rechtlich vorgeschrieben, dennoch empfiehlt es sich diese im Falle von Unklarheiten, rechtlichen Streitigkeiten archiviert zu haben.
Tipp: Immer mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens oder dem Rechtsanwalt des Unternehmens Rücksprache halten.
Der Gesetzgeber legt nicht nur fest, welche Dokumente wie lange archiviert werden müssen, sondern betont auch die zentrale Bedeutung der Datenintegrität. Dies bedeutet, dass während der Aufbewahrungsdauer sichergestellt werden muss, dass Änderungen an Dokumenten erkennbar und nachvollziehbar sind, es sei denn, die Dokumente sind von vornherein unveränderbar archiviert.
Für eine rechtssichere Archivierung gibt es auch technische Anforderungen zu beachten. Allen voran, was die Verfügbarkeit anbelangt. Im Falle einer Revision, Steuerprüfung oder einem Rechtsverfahren müssen die archivierten Daten innerhalb einer angemessenen Frist verfügbar sein. Dies ist bei einem digitalen Archivierungskonzept dank Volltextsuche und optischer Texterkennung durch OCR-Scan unmittelbar gewährleistet.
Ein Dokumentenmanagement System (DMS) ist eine Möglichkeit der digitalen Archivierung, die nicht nur die rechtlichen Vorschriften erfüllt, sondern darüber hinaus die Basis für Effizienzsteigerung durch Prozess-Automatisierung und KI-Einsatz legt. Erfahren Sie mehr dazu.
Ein umfassendes Sicherheitskonzept ist unerlässlich, um die Integrität und Sicherheit der archivierten Daten zu gewährleisten. Dazu gehören regelmässige Datensicherungen, die effektiv einem Datenverlust vorbeugen, sowie ein durchdachtes Berechtigungskonzept, um unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Dieses Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Informationen haben und jeder Nutzer nur auf die Dokumente zugreifen kann, für die er oder sie berechtigt ist. Ein solches Sicherheitskonzept schützt die Unternehmensdaten vor potenziellen Bedrohungen und gewährleistet deren Verfügbarkeit im Bedarfsfall.
Die Möglichkeit der Integration und Verknüpfung mit bestehenden IT-Systemen ist entscheidend für einen nahtlosen Arbeitsablauf. Eine zentrale DMS/Archivlösung, die Integrationen in ERP, CRM und MS Office Applikationen bietet, ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf Vorgänge und Projekte. Dies führt zu beschleunigten Workflows und einer verbesserten Effizienz. Mit einer solchen Lösung können alle relevanten Informationen zentral verwaltet und problemlos in bestehende Systeme eingebunden werden, wodurch ein reibungsloser Informationsfluss und eine optimierte Zusammenarbeit gewährleistet werden. Erfahren Sie mehr dazu.
Neben den technischen Aspekten gibt es auch noch organisatorische Massnahmen zur Sicherstellung der rechtssicheren Archivierungen, darunter Schulungen und Dokumentationsrichtlinien:
Schulungen: Regelmässige Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für rechtliche und unternehmensinterne Archivierungsvorschriften.
Dokumentationsrichtlinien: Erstellung und Pflege von Richtlinien zur ordnungsgemässen Dokumentation und Archivierung.
Eine regelmässige Überprüfung der Archivierungssysteme und -prozesse ist notwendig, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Dies kann durch interne als auch externe Audits erfolgen. Interne Audits helfen dabei, die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien und gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, während externe Audits durch unabhängige Dritte sicherstellen, dass die Archivierungssysteme den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Darüber hinaus sollte die Überprüfung auch die Bewertung der Effektivität und Effizienz der Archivierungsprozesse umfassen. Dabei werden potenzielle Schwachstellen identifiziert und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt.
Für KMU in der Schweiz ist die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zur Archivierung entscheidend. Durch die Beachtung der oben genannten Punkte können Unternehmen nicht nur gesetzeskonform handeln, sondern auch ihre Datenintegrität und -sicherheit langfristig gewährleisten. Rechtlich ist eine physische Archivierung der digitalen Archivierung gleichgestellt, Kosteneffizienz, schneller Zugriff, so wie auch die Anbindung an andere Systeme und Durchsuchbarkeit sprechen jedoch klar für ein digitales Archiv.
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