DMS verstehen: Vorteile und Schnittstellen erklärt

bossDMS ist ein Dokumenten Management System (DMS), das Unternehmen bei der Organisation und Archivierung von Dokumenten unterstützt. Egal ob Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – bossDMS verwaltet und archiviert diese rechts- und revisionskonform. Die Vorteile umfassen Zeitgewinn durch intuitive Suche, Kostenreduktion durch Vermeidung von Duplikaten, standortunabhängige Mobilität und sichere Cloud-Ablage.

Integrationen und Mehrwert: bossDMS bietet nahtlose Integrationen mit Systemen wie MS Dynamics, SAP und Salesforce. Automatische Versionierung, Transparenz und Compliance runden die Vorteile ab. Erfahren Sie mehr und melden Sie sich zum kostenfreien Demo-Termin an!

von Claudio Stammler

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Archivierung

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Effizientes Dokumentenmanagement mit bossDMS

Zeit sparen, Kosten reduzieren: bossDMS im Fokus

Haben Sie genug von der zeitaufwändigen Suche nach Dokumenten? Erfahren Sie, wie bossDMS Ihr Unternehmen unterstützt.

Dokument gesucht, Zeit verloren

Kennen Sie diese Situation? Sie benötigen eine Information aus einem Dokument und am File-Server liegen drei verschiedene Versionen. Weder Dateiname noch Änderungsdatum helfen mit Sicherheit zu bestimmen, welche die aktuelle Version ist.

Ein Klassiker: Sie und Ihr Kollege arbeiten am selben Projekt. Dokumente per E-Mail hin- und herschicken, irrtümliche gleichzeitige Bearbeitung sowie falsche Versionen kosten Zeit und Nerven.

Oder eine andere Herausforderung: Die Behörden verlangen nach den Rechnungsunterlagen eines bestimmten Kunden aus dem Jahr 2018. Nun heisst es Ausflug ins Archiv, den Ordner des gewünschten Jahres zu identifizieren und manuell zu suchen.

Für all diese und noch viele weitere Situationen gibt es eine ganz einfache Lösung: bossDMS

Was ist bossDMS?

bossDMS ist ein Dokumenten Management System (DMS), zur Organisation und Archivierung sämtlicher unternehmensweiten Dokumente. Dies sind beispielsweise Rechnungen, Verträge, Aufträge oder auch Lieferscheine. Unabhängig aus welchem System diese Dokumente stammen, ob dies aus E-Mail, ERP-System, Sharepoint oder Ihrer CRM-Lösung stammt, bossDMS verwaltet und archiviert diese Dokumente rechts- und revisionssicher. Dabei ist es unabhängig, wie gross oder klein Ihr Unternehmen ist, oder welche Branche Sie vertreten. bossDMS wird Ihnen auf jeden Fall eine Reihe von Vorteilen bringen.

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Alle Vorteile auf einen Blick

Zeitgewinn

Dank intuitiver Volltext-, Stichwortsuche und Filteroptionen finden Sie Ihre Dokumente rasch wieder.

Kostenreduktion

Nicht nur Nerven, sondern auch Kosten werden gespart durch die übergreifende Vermeidung von Duplikaten, da der Speicherbedarf reduziert wird. Gleichzeitig können kostenintensive Archivierungssilos zugunsten einer effizienten Plattform abgelöst werden.

Mobilität

Standortunabhängig kann auf sämtliche Dokumente und geschäftsrelevanten Informationen per Laptop, Smartphone und Tablet zugegriffen werden.

Sicherheit

Durch die sichere Cloud-Ablage gehen keine Dokumente mehr verloren. Die Dokumente sind im bossDMS sicher aufgehoben dank Zugriffsberechtigungsmanagement und moderner Verschlüsselungstechnik.

Transparenz

Die automatische Versionierung bietet Transparenz über sämtliche Änderungen im Dokument. Zusätzlich garantieren Check-In und Check-Out Funktionalitäten die exklusive Bearbeitung.

Compliance

Mit bossDMS werden sämtliche gesetzliche Vorschriften zur Archivierung erfüllt. Welche dies sind, kann hier nachgelesen werden: LINK

Schnittstellen – Türöffner zu Automatisierung und Effizienz

bossDMS selbst hat schon viele Vorteile die Unternehmen und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern. Richtig smart wird es dann, sobald die Schnittstellen aktiviert werden. So erfolgt die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten automatisch über das bossDMS.

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Folgende Integrationen sind bei unseren Kunden erfolgreich im Einsatz

MS Dynamics 365 Business Central (NAV)
Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (AX)
bossERP
Core-Banking Systeme wie Avaloq, Finnova, Apsys, NewBanking sowie viele weitere
SAP
Salesforce
Microsoft Sharepoint
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