13. Juni 2023 – 4 Min.
Neue Anbindung von SharePoint an bossDMS begeistert
bossDMS for SharePoint ermöglicht, worauf alle gewartet haben: Die Anbindung von SharePoint und Teams an die Dokumenten Management Lösung bossDMS.
von Stefan Fries
bossDMS for SharePoint verbindet Microsoft Anwendungen mit Archivlösungen
Smarte Anbindung von Microsoft SharePoint und Teams an bossDMS
Viele unserer ERP-Kund*innen nutzen die revisionssichere Dokumenten Management Lösung bossDMS in Verbindung mit ihrer ERP-Lösung und wissen diese seit Jahren sehr zu schätzen. Seit der Digitalisierung des Arbeitsplatzes gelangen immer mehr KMU mit dem Bedürfnis an uns, Microsoft Office Anwendungen wie SharePoint und Teams mit dem rechts- und revisionssicheren bossDMS zu verbinden. Mit gutem Grund: Die rasante technologische Entwicklung der vergangenen Jahre hat dazu geführt, dass Dokumente wie Aufträge, Abnahmeprotokolle, GL- oder VR-Protokolle heutzutage in Collaboration Lösungen generiert werden. All diese Dokumente gelangen nur auf zeitintensiven Umwegen, wenn überhaupt, in das zentrale Archiv. Unser bossDMS Connector schafft diesem Umstand Abhilfe. Er sorgt dafür, dass Dokumente unterschiedlicher Microsoft Anwendungen zentral archiviert werden – einfach, schnell, revisionssicher und vor allem automatisiert.
bossDMS for SharePoint rundet jedes Microsoft Portfolio perfekt ab
Boss Info bietet all jenen Unternehmen eine smarte Lösung, die wie gewohnt in ihrer Microsoft 365- oder SharePoint-Umgebung arbeiten möchten und gleichzeitig erhöhte Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung stellen. Mit dem bossDMS Connector lassen sich ganze SharePoint Online Bibliotheken an die Archivlösung anbinden. Dies bringt eine Reihe Vorteile mit sich: Beispielsweise lassen sich nach Abschluss eines Projekts ganze in Teams abgebildete Ordner in bossDMS verschieben. Sollten diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt werden, sind die Dokumente im Handumdrehen wieder zurückgeholt und in Microsoft Teams verfügbar. Die Teams Ablage zeigt sich damit stets von ihrer aktuellen, aufgeräumten und übersichtlichen Seite. Einmal installiert, sorgt die Lösung im Hintergrund für Ordnung in der Datenablage – ohne dass ein*e Office-Anwender*in etwas davon merken würde. Ein grosser Mehrwert, insbesondere auch für Dokumente aus den Bereichen HR, Geschäftsleitung, Verwaltungsrat etc. Abgerundet wird die Lösung mit der Möglichkeit eines Freigabeprozesses, der Dokumente aufgrund gewisser Kriterien automatisiert ins Archiv ablegt.
Ihr DMS anbinden?Beratungvereinbaren
Mittels Mapping der SharePoint Metadaten mit den bossDMS Metadaten lassen sich Dokumente entsprechend automatisiert archivieren
Die Vorteile der zentralen Archivierung im Überblick
- User*innen arbeiten in der gewohnten Microsoft Umgebung
- Synchronisation von SharePoint Daten mit rechts- und revisionssicherem Archiv bossDMS
- Zusätzliche Sicherung
- Kostengünstige Archivierungslösung
- bossDMS for SharePoint kann autonom oder in Verbindung mit ERP/CRM als Gesamtlösung eingesetzt werden
- Entlastung der SharePoint Datenbank
Mehr Spielraum für Eigenentwicklungen
Weitere Eigenentwicklungen für Valo
Häufig gelangen Kunden mit ähnlichen Anforderungen, die durch die Out-of-the-box Funktionalitäten von Valo oder SharePoint Online nicht abgedeckt werden können, an uns. Um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden, haben wir generische, flexibel einsetzbare Konzepte und Lösungen entwickelt. Diese lassen sich mit geringem Aufwand in jede Intranet-Lösung einbinden – mit oder ohne Valo als Basis. Es sind dies:
- Wissensmanagement – WIKI
- QMS, Prozessintegration
- Anbindung SharePoint an bossDMS
- Produktmanagement-Informationen
- Guest Access Management
Die Module «WIKI», «QMS» und «Produktmanagement» sind so gebaut, dass diese ohne Entwicklungsaufwand durch den Kunden selbst konfiguriert werden können. Basis dafür bildet die Verwendung von Metadaten, welche wiederum im Terminologiespeicher von SharePoint Online definiert werden. Gemeinsam mit dem Kunden legt Boss Info zu Beginn des Projekts die gewünschte Struktur fest und schult die späteren Redakteure und Super-User mit dem Ziel, dass diese den Ausbau der Lösung später selbständig vorantreiben können. Auf diese Weise entstehen optimal auf ein Unternehmen abgestimmte Collaboration-Lösungen.
Valo IntranetMehr erfahren ...
Fragen zu bossDMS Connector?
