bossDMS for SharePoint verbindet Microsoft Anwendungen mit Archivlösungen

Smarte Anbindung von Microsoft SharePoint und Teams an bossDMS

Viele unserer ERP-Kund*innen nutzen die revisionssichere Dokumenten Management Lösung bossDMS in Verbindung mit ihrer ERP-Lösung und wissen diese seit Jahren sehr zu schätzen. Seit der Digitalisierung des Arbeitsplatzes gelangen immer mehr KMU mit dem Bedürfnis an uns, Microsoft Office Anwendungen wie SharePoint und Teams mit dem rechts- und revisionssicheren bossDMS zu verbinden. Mit gutem Grund: Die rasante technologische Entwicklung der vergangenen Jahre hat dazu geführt, dass Dokumente wie Aufträge, Abnahmeprotokolle, GL- oder VR-Protokolle heutzutage in Collaboration Lösungen generiert werden. All diese Dokumente gelangen nur auf zeitintensiven Umwegen, wenn überhaupt, in das zentrale Archiv. Unser bossDMS Connector schafft diesem Umstand Abhilfe. Er sorgt dafür, dass Dokumente unterschiedlicher Microsoft Anwendungen zentral archiviert werden – einfach, schnell, revisionssicher und vor allem automatisiert.

bossDMS for SharePoint rundet jedes Microsoft Portfolio perfekt ab

Boss Info bietet all jenen Unternehmen eine smarte Lösung, die wie gewohnt in ihrer Microsoft 365- oder SharePoint-Umgebung arbeiten möchten und gleichzeitig erhöhte Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung stellen. Mit dem bossDMS Connector lassen sich ganze SharePoint Online Bibliotheken an die Archivlösung anbinden. Dies bringt eine Reihe Vorteile mit sich: Beispielsweise lassen sich nach Abschluss eines Projekts ganze in Teams abgebildete Ordner in bossDMS verschieben. Sollten diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt werden, sind die Dokumente im Handumdrehen wieder zurückgeholt und in Microsoft Teams verfügbar. Die Teams Ablage zeigt sich damit stets von ihrer aktuellen, aufgeräumten und übersichtlichen Seite. Einmal installiert, sorgt die Lösung im Hintergrund für Ordnung in der Datenablage – ohne dass ein*e Office-Anwender*in etwas davon merken würde. Ein grosser Mehrwert, insbesondere auch für Dokumente aus den Bereichen HR, Geschäftsleitung, Verwaltungsrat etc. Abgerundet wird die Lösung mit der Möglichkeit eines Freigabeprozesses, der Dokumente aufgrund gewisser Kriterien automatisiert ins Archiv ablegt.

Mittels Mapping der SharePoint Metadaten mit den bossDMS Metadaten lassen sich Dokumente entsprechend automatisiert archivieren.
Mittels Mapping der SharePoint Metadaten mit den bossDMS Metadaten lassen sich Dokumente entsprechend automatisiert archivieren

Die Vorteile der zentralen Archivierung im Überblick

Weitere Eigenentwicklungen

Mehrwert durch Intranet-Module

Basierend auf den Anforderungen unserer Kunden entwickeln wir laufend modulare Lösungen, welche die Möglichkeiten der Out-of-the-box Funktionalität von SharePoint Online ergänzen. Damit wird Ihr Intranet effizienter und die Mitarbeitenden profitieren im Alltag von einer erheblichen Effizienzsteigerung. Die Module lassen sich mit geringem Aufwand auch in Ihre Intranet-Lösung einbinden. Die wichtigsten Module sind:

Die Module «WIKI», «QMS» und «Produktmanagement» können ohne Entwicklungsaufwand durch den Kunden selbst konfiguriert werden. Basis bildet die Verwendung von Metadaten, welche wiederum im Terminologiespeicher von SharePoint Online definiert werden.
Gemeinsam mit dem Kunden legt Boss Info zu Beginn des Projekts die gewünschte Struktur fest und schult die späteren Anwender und Administratoren, damit diese den Ausbau der Lösung selbständig vorantreiben können. Auf diese Weise entstehen auch auf Ihr Unternehmen optimal abgestimmte Collaboration-Lösungen.

Fragen zu bossDMS Connector?

Gerne stehe ich Ihnen zur Verfügung.

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