Die Integration von bossDMS in bossERP ermöglicht eine nahtlose Archivierung direkt aus dem ERP-System heraus. Mit webbasiertem Zugriff, umfassenden Recherchemöglichkeiten und revisionssicherer Verwaltung wird die Dokumentenablage effizient und mobil. Nutzen Sie die erweiterten Funktionen für eine smarte und unkomplizierte Archivierung in Ihrem Unternehmen.
von Ralph Schmid
Dream-Team
Auf Knopfdruck archivieren? Ja, das geht, mit der bossDMS-Schnittstelle für bossERP. Die beiden Systeme arbeiten nahtlos miteinander und ergänzen sich gegenseitig. Lesen Sie hier, welche Benefits dies Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitenden bringt.
Die erweiterte Archivierungsfunktion von bossERP beinhaltet vier zentrale Aspekte:
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Praxisnah und unkompliziert
Stellen Sie sich folgenden konkreten Anwendungsfall vor: Sie erstellen in Ihrem ERP-System, zum Beispiel bossERP, eine Rechnung. Dann können Sie direkt bei der Generierung des PDFs eine Checkbox anhaken, um das Dokument im DMS zu speichern. Klingt einfach, oder?
Zusätzlich ist bei den Dokumenten in Ihrem bossERP übersichtlich zu erkennen, wann welche Rechnung ins DMS geladen wurde und von welchem User. Die erfolgreiche Archivierung im DMS ist zudem auf einen Blick durch die grüne Farbe und die DMS-ID ersichtlich.
Weiters können Sie mittels Drag & Drop auch einen externen Beleg, wie beispielsweise eine unterschriebene Bestellung, hinzufügen und archivieren.
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Mobilität und smarte Suche
Alle Dokumente, die im bossDMS archiviert werden, werden automatisch mit Indexierungs- bzw. Metadaten versehen. Nach diesen Begriffen kann im Web-Client des bossDMS gesucht werden. Das können Informationen zu Adressaten, Datum Beleg- oder Dokumententyp sein. Darüber hinaus ist im bossDMS auch eine Volltextsuche integriert. Hierbei wird der gesamte Dokumententext durchsucht und in der Trefferansicht das gesuchte Wort farblich markiert hervorgehoben. Bei vielen Treffern erleichtern die Gruppier-, Sortier- und Filtermöglichkeiten das Auffinden der gesuchten Dokumente. Die betreffenden Dokumente können direkt aus dem DMS als Link geteilt oder E-Mail-Anhang versendet werden.
Der Web-Client des bossDMS hat aber noch weitere Vorteile. Die Standortunabhängigkeit ist einer davon. In der heutigen mobilen Arbeitswelt kann so von unterwegs, beim Kunden oder im Homeoffice mit jedem Gerät auf alle Dokumente zugegriffen werden.
Die bossERP-Schnittstelle ermöglicht die automatische Archivierung aller kaufmännischen Belege. Gleichzeitig ist es aber nicht auf diese beschränkt. Denn selbstverständlich können alle anderen Dokumente genauso einfach und unkompliziert abgelegt werden.
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