VSS digitalisiert Forschungs- und Normierungsprozesse mit Boss Info

Vor dem Projekt «digi25» erfolgte die Koordination zu einem grossen Teil über E-Mail, Sitzungsprotokolle und freigegebene SharePoint-Ordner. Durch die dezentrale und nicht konsequente Dateibewirtschaftung fehlte oft der Überblick über den Status einzelner Normenprojekte: Wer ist aktuell zuständig? Wo besteht Handlungsbedarf? Wo ist man zwar involviert, muss aber momentan nichts unternehmen? Welche Projektanträge oder Normenarbeiten wurden wann durch wen bewilligt?

Auch die Aktualität der Normen stellt den VSS vor eine dauerhafte Herausforderung. Jede Norm muss regelmässig, spätestens nach fünf Jahren, überprüft und bei Bedarf an neue Technologien, gesetzliche Anforderungen und Praxiserfahrungen angepasst werden. Ohne klar geführte Prozesse besteht das Risiko, dass Prüfungen, Rückmeldungen oder administrative Schritte zu spät erfolgen und einzelne Normen in der Praxis nicht angewendet werden können.

Herausforderung

Komplexe Prozesse in einem dezentralen Milizsystem

Die Ausgangslage war anspruchsvoll: Viele Fachleute arbeiten in unterschiedlichen Funktionen und Gremien mit. Die Abläufe unterscheiden sich je nach Kommission, Aufgabe und Prozessschritt. Gleichzeitig müssen Normen regelmässig überprüft, überarbeitet, verabschiedet und mit guter Qualität publiziert werden.

Im Zentrum der Collaboration-Lösung stehen drei Hauptprozesse:

• Forschung und Analyse: Bearbeitung von Forschungs- und Analyseaufgaben als Grundlage für Normen
• Review von Normen: Überprüfung der Normen spätestens nach fünf Jahren und Entscheid über Bestätigung der Gültigkeit, Anpassung oder Rückzug
• Normierung und Publikation: Erarbeitung und Veröffentlichung von Normen und Fachpublikationen

Dazu kommen weitere administrative Prozesse der Geschäftsstelle, unter anderem:

• Sitzungsmanagement mit Einladungen, Protokollen, Aufgabenmanagement und Spesenentschädigung
• unterschiedliche Abläufe für Koordinationskommissionen, Fachkommissionen, Normierungs- und Forschungskommissionen sowie weitere Kommissionen
• Gremienverwaltung mit Ein- und Austritten von Personen
• Gründung, Eintritt und Austritt bei Arbeitsgruppen

Zudem brachte die Umsetzung selbst einige Knacknüsse mit sich. Während des Projekts wurde die Komplexität der Prozesse deutlicher, sodass einzelne Abläufe laufend neu definiert werden mussten. Dadurch erhöhte sich der Aufwand für Tests und Abstimmungen. Die flexible Reaktion des Projektteams auf neue Prozessdefinitionen während der laufenden Umsetzung des Projekts wurde als Chance eine aktuelle und qualitative Lösung zu gestalten, genutzt. Dank der offenen Zusammenarbeit und der hohen Motivation auf beiden Seiten konnten diese Herausforderungen bewältigt werden.

Sechs bis neun Monate Zeitgewinn bei Normenprojekten möglich

Die Dauer der fachlichen Normenerarbeitung hängt von Umfang und Komplexität ab und lässt sich nur begrenzt beeinflussen. Deutliches Potenzial besteht hingegen bei den administrativen und koordinativen Schritten: Anträge, Prüfungen und Anpassungen können direkt weitergeleitet und vorgeprüft werden, ohne auf die nächste Kommissionssitzung oder das Sitzungsprotokoll warten zu müssen.

So kann die Effizienzsteigerung im Aufgabenmanagement dazu beitragen, dass Normenprojekte künftig rund sechs bis neun Monate schneller abgewickelt werden können. Dies geschieht nicht durch eine Verkürzung der fachlichen Arbeit, sondern durch eine effizientere Führung der administrativen Prozesse.