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Der Weg von veralteten Servern zu flexibler Digitalisierung

Die Kirchliche Kontaktstelle für Flüchtlingsfragen (KKF) stand vor der Herausforderung, ihre veraltete IT-Infrastruktur zu modernisieren. Die Notwendigkeit zur Digitalisierung und der Wunsch nach flexiblerem Arbeiten führten zur Entscheidung, von einem alten Server auf eine moderne Cloud-Lösung umzusteigen.

Die Notwendigkeit des digitalen Wandels

Vor der Umstellung war die IT-Infrastruktur der KKF durch einen veralteten Server gekennzeichnet, der so viel Lärm verursachte, so dass der Raum nur noch als Lager genutzt werden konnte. Die Umnutzung des Raums in ein Büro gab den Anstoss zu dieser dringend notwendigen Modernisierung und Digitalisierung.

Boss Info als bevorzugter Partner

Die Gründe, warum die KKF auf Boss Info setzte 

Die Wahl fiel auf Boss Info, da die KKF bereits positive Erfahrungen mit dem Vorgängerunternehmen eSupport gemacht hatte, das von Boss Info übernommen wurde. Die bereits bekannten und geschätzten Ansprechpartner sowie die hohe Fachkompetenz der Boss Info-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren ausschlaggebend für die Fortsetzung der Zusammenarbeit.

KKF Bild

Das sagt der Kunde

Hans Jörg Rüegsegger

Die Schulung durch die bossAcademy war hervorragend und sehr professionell durchgeführt. Alle unsere Fragen wurden umfassend beantwortet, und wir sind wirklich begeistert von diesem wertvollen Zusatzangebot.

Hans Jörg Rüegsegger, Administration und Kommunikation KKF, Kirchliche Kontaktstelle für Flüchtlingsfragen (KKF)

Hans Jörg Rüegsegger

Von der Idee zur Umsetzung der digitalen Lösung 

Die Digitalisierung bei der Kirchlichen Kontaktstelle für Flüchtlingsfragen begann mit der Migration der E-Mails von einem veralteten Server auf Microsoft Online M365 in die Cloud. Dieser Übergang wurde vom Boss Info Team am Wochenende durchgeführt, wodurch der Betriebsablauf der KKF-Mitarbeitenden nicht beeinträchtigt wurde. Insgesamt gab es weniger als einen halben Tag Ausfall und dies ausschliesslich zu Randzeiten.

Anschliessend wurden SharePoint und Microsoft Teams eingeführt, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu modernisieren. Obwohl es bei der Implementierung von SharePoint und Teams zu einigen Verzögerungen kam, verlief die Umstellung insgesamt erfolgreich.

Hilfreich war die zusätzliche Schulung durch die bossAcademy von zwei beauftragten Mitarbeiter:innen der KKF, die es ihnen ermöglichte, sich umfassend mit den neuen Tools vertraut zu machen und alle offenen Fragen zu klären.

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Die Ergebnisse und Vorteile der󠀠 󠀠󠀠Digitalisierung für KKF

Zeit-Ersparnis

Dank der modernen Cloud-Lösung ist das Team viel schneller als mit dem bisherigen Server.

Mobilität

Unabhängigkeit ist der wohl grösste Gewinn. Die Informationen stehen ortsunabhängig zur Verfügung, egal ob am Desktop oder am Handy.

Flexibilität

Egal ob am Notebook, am Handy, zu Bürozeiten oder am Abend, die Mitarbeitenden sind in ihrer Arbeitsweise ab sofort flexibel.

Platzersparnis

Der alte Server-Raum konnte nun in ein modernes Büro umgestaltet werden.

Wie geht es weiter?

Geplante Massnahmen und Weiterentwicklungen

Erweiterte Nutzung von M365:
Die KKF plant, weitere Funktionen von Microsoft 365 zu nutzen, wie zum Beispiel OneNote und andere Tools. Zukünftige Schulungen werden dazu beitragen, dass alle Mitarbeitenden die neuen Funktionen effektiv einsetzen können.

MS-Teams Telefonie:
Die Einführung der MS-Teams-Telefonie steht zur Diskussion. Während die bestehende Telefonanlage noch funktionsfähig ist, wird geprüft, wie die schrittweise Erneuerung dazu beitragen kann, die Kosten zu verteilen und den Mitarbeitenden ausreichend Zeit zur Einarbeitung zu geben.

Über Kirchliche Kontaktstelle für Flüchtlingsfragen (KKF)

Die Kirchliche Kontaktstelle für Flüchtlingsfragen (KKF) ist eine eigenständige Fachstelle im Asyl- und Integrationsbereich des Kantons Bern. Die Trägerschaft bilden die Evangelisch-reformierte, Römisch-katholische, die Christkatholische Landeskirche. Ihr Hauptziel ist es, Menschen im Asylbereich umfassend zu betreuen und beratend zu unterstützen.

www.kkf-oca.ch

Bild von der Kirchliche Kontaktstelle für Flüchtlingsfragen
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