29. März 2025
Einfache Kontoeröffnung dank hochautomatisierter Innovation
Baloise Bank AG erweitert bewährte Langzeitarchivierung um modernes Digital Client Onboarding System. Eine smarte Lösung mit grosser Wirkung.
von Claudio Stammler
Vom Onboarding bis zum Kredit: Wie Baloise das Dokumentenmanagement digitalisiert
Die Baloise Bank AG strebt stets danach ihren Kontoeröffnungsprozess immer weiter zu optimieren und zu digitalisieren. Während vor der Corona-Pandemie das «Digital Client Onboarding» mit persönlicher Unterstützung durch Kundenberater Standard war, wurde im Zuge der Pandemie auf ein «Self Onboarding» umgestellt. Ziel war es, Kunden eine vollständig digitale und effiziente Kontoeröffnung zu ermöglichen. Dabei spielt das DMS dg archive eine zentrale Rolle als Schaltzentrale aller relevanten Dokumente. Die jüngsten Weiterentwicklungen von dg archive bei Baloise bringen den Mitarbeitenden mehr Komfort dank Integrationen in das Kernbankensystem Avaloq, den Windows Explorer und die E-Banking Lösung.
Boss Info Expertise im Banken-Sektor
In Zusammenarbeit mit Boss Info wurde ein hochautomatisierter und benutzerfreundlicher Prozess implementiert, der es den Kunden ermöglicht, in nur 15 Minuten ein Konto online zu eröffnen. Dabei werden alle relevanten Dokumente automatisch generiert und revisionssicher archiviert. Die nahtlose Integration der Archivlösung in bestehende Bankprozesse stellt sicher, dass Dokumente jederzeit schnell verfügbar sind. Bereits seit 15 Jahren arbeitet Baloise Bank AG mit Boss Info zusammen und das mit Erfolg: «Die Zusammenarbeit ist stets kollegial, konstruktiv und termingerecht – ein essenzieller Faktor für uns als Bank. Besonders bei der Integration ins E-Banking, als mehrere Partner involviert waren, hat alles reibungslos funktioniert. Auf Boss Info kann man sich verlassen.»
Rückblick auf die Entwicklung von dg archive bei Baloise
Vor mehr als 15 Jahren, am 01.01.2010 führte Baloise Bank AG das bewährte Boss Info DMS dg archive ein – seitdem wurde die Lösung kontinuierlich erweitert und auf die Bedürfnisse von Baloise und deren Kunden angepasst.
2010: Einführung von dg archive
2016: Abbildung neues Avaloq-Datenmodell im Archiv (Erweiterung um 2 Indexfelder)
2018: Erweiterung um Indexfeld «IBAN» sowie Update der Indexinformationen auf sämtlichen Dokumenten
2019: Einführung «Digital Client Onboarding»
2020: WebService im Bereich der Vermögensberatung sowie Einführung der Archivierung von Kundendialogen inkl. Anhängen aus dem E-Banking Messenger
2022: Einführung «Self Onboarding» sowie Umsetzung DSG Datenschutzgesetz
2023: Anbindung E-Postkorb-Lösung
Seit 2020: Integration von dg archive in Windows Explorer in diversen Fachbereichen (Kundenservice, Rechnungswesen und Finanzieren)
Bei der Einführung des «Digital Client Onboardings» wurde ein weiterer Digitalisierungsschritt getätigt, um den Kunden eine moderne und einfache Möglichkeit zu bieten, selbständig ein Konto zu eröffnen – schnell, zuverlässig und ohne Einsatz von gedruckten Dokumenten.
Da es sich um eine Erweiterung der bestehenden Lösung handelte, wurde auf bewährte Geschäftsprozesse angeknüpft und eine Schnittstelle zwischen Bankensoftware Avaloq Banking Suite und dg archive geschaffen. Diese sorgt dafür, dass die Stammdaten während des Onboardings indexiert werden. Gleichzeitig werden automatisch und unmittelbar alle Dokumente, die während des Onboardings generiert werden im DMS abgelegt. Sämtliche interne wie auch externe Compliance Anforderungen werden damit vollumfänglich erfüllt.
Das sagt der Kunde
Mit dem Boss Info WebService ‹AnyAPP› haben wir zudem die Möglichkeit, weitere Applikationen mit unserem Archivsystem zu verbinden. Neue Dokumente lassen sich dank Scanning Lösung problemlos und rasch in den Prozess aufnehmen und zeitnah archivieren.
Das Archiv: Digitale Schaltzentrale aller Dokumente
Ein zentraler Bestandteil der Lösung war die Anbindung des Archivs an das E-Banking-System. Dabei wurde bewusst darauf verzichtet, Dokumente direkt ins E-Banking zu laden. Stattdessen werden alle Unterlagen im Archiv gespeichert und über eine REST-API-Schnittstelle bereitgestellt. Kunden, die über das E-Banking auf Dokumente zugreifen, rufen diese direkt aus dem Archiv ab, ohne dass sie den Unterschied bemerken. Dies erhöht nicht nur die Performance, sondern gewährleistet auch eine höhere Datensicherheit. Da die Archivlösung eine zentrale Rolle einnimmt, muss sie zuverlässig 24/7 verfügbar sein. Welchen Stellenwert das Archiv einnimmt, zeigt die Zahl der aktuell archivierten Dokumente: 111 Millionen.
Homeoffice pusht DMS-Integration in Windows Explorer
Ein weiteres Optimierungsprojekt betraf die kontrollierte, digitale Ablage von Dokumenten. Vor der Pandemie war Homeoffice bei der Baloise Bank nicht üblich, da viele Dokumente physisch gescannt und archiviert wurden. Mit Beginn der Pandemie entstand die Notwendigkeit, diese Prozesse auch von zu Hause aus effizient zu gestalten.
Durch die Integration des Archivs in Windows Explorer wurde eine einfache und benutzerfreundliche Lösung geschaffen. Zunächst wurde diese Funktion für Kundenakten und den Kreditbereich implementiert. Aufgrund der positiven Erfahrungen wuchs das Interesse weiterer Abteilungen. Auch die Rechnungsabteilung meldete Bedarf und profitiert seit September 2023 davon, Spesen- und Kreditorenrechnungen schnell und unkompliziert im Archiv abzulegen. Inzwischen zeigt auch die Security-Abteilung Interesse an der Lösung – ein Mehrwert für das gesamte Unternehmen.
Therese Suter, Projektverantwortliche bei der Baloise Bank, bestätigt: «Solche Erweiterungen und Optimierungen sind mit dg archive kostengünstig und schnell umsetzbar. So kann stetig angepasst und rasch auf neue Anforderungen eingegangen werden. Mit Boss Info klappt die Umsetzung jeweils perfekt.»
Zuerst verstecken, dann löschen: Automatisierte und gesetzeskonforme Workflows
Neben der Optimierung von Workflows wurde auch die rechtmässige Datenlöschung in Zusammenarbeit mit Boss Info umgesetzt. Ein rechtlicher Fallstrick ist in vielen Unternehmen, dass Dokumente im Archiv nicht fristgerecht gelöscht werden, sondern nur im ERP-System. Damit diese rechtliche Anforderung gesetzeskonform umgesetzt wird, erhalten Daten im Kernbankensystem Avaloq zunächst eine Markierung zum «Verstecken», anschliessen zum «Löschen». Diese Informationen werden regelmässig automatisch im Archiv synchronisiert und an das Kernbankensystem zurückgemeldet. So bleibt der Prozess vollständig automatisiert und folgt den gesetzlichen Vorgaben.
Über die Baloise Bank: das Beste aus Versicherung und Bank
Die Baloise Bank AG mit Sitz in Solothurn ist fest im Kanton Solothurn verankert. Mit der Übernahme der Solothurner Bank – vormals Solothurner Kantonalbank – durch die Baloise Group im Jahre 2000 und der folgenden Implementierung des partnerschaftlichen Geschäftsmodells erhielt die Baloise Bank AG über den Aussendienst der Basler Versicherungen Zugang zu einem schweizweiten Vertriebsnetz.
Die Baloise Bank AG und die Baloise Versicherungen AG agieren gemeinsam als fokussierter Finanzdienstleister, eine Kombination von Bank und Versicherung. Sie sind in der Schweiz führend bei integrierten Lösungen für Versicherung, Vorsorge und Vermögensbildung für Privatkund*innen sowie kleinere und mittlere Unternehmen.
Die schweizweite Präsenz der Bank wurde mit dem Aufbau verschiedener eigener Standorte weiterentwickelt. Die Baloise Bank AG ist heute eine regional verankerte Bank mit schweizweiter Ausstrahlung.
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