Automatisierter Kreditorenworkflow – enorme Erleichterung im Arbeitsalltag der NMS Bern

Digitaler Kreditorenworkflow in Kombination mit bossERP leicht gemacht

Elektronischer Visierungsworkflow bossBPM sorgt für Effizienz und Transparenz

Als ERP-Lösung und Lohnsoftware vor drei Jahren am Ende ihres Produkt-Lebenszyklus angekommen waren, führte die Suche nach einen neuen Software-Partner die NMS Bern zu Boss Info. Kurze Zeit später wurde erst bossERP, die Schweizer Gesamtlösung fürs KMU Business, eingeführt, später die Lohnlösung bossSalary und schliesslich das Dokumenten Management System bossDMS. «Die NMS Bern legt grossen Wert auf ihre ständige Weiterentwicklung – dies im Besonderen auch im Verwaltungsbereich», lässt Leila Gasser, Leiterin Finanzen bei der NMS Bern, die vergangenen Jahre Revue passieren.

Abläufe sollten nach und nach vereinfacht werden, aus ökologischer Sicht wo möglich papierlos gestaltet. Es liegt auf der Hand, dass die NMS Bern die bisher umständliche und langwierige Kreditorenbewirtschaftung als nächstes zu digitalisieren beabsichtigte und sich einmal mehr das umfassende Gesamtangebot der Boss Info zu Nutze machte: «Uns war es wichtig, dass unsere Finanzsoftware mit den dazugehörenden Modulen, wie eben dem Kreditorenworkflow, aus einer Hand kommen und wir für all unsere Module einen einzigen Ansprechpartner haben», unterstreicht Leila Gasser die Entscheidung für Boss Info als ICT-Dienstleistungspartnerin.

Nutzen des clever kombinierten Softwarepakets

bossBPM zeigt sich intuitiv in der Anwendung, zuverlässig und schnell. «Trotz neuer Abläufe lassen sich die Kreditorenrechnungen gleich spürbar effizienter verarbeiten», bestätigt Leila Gasser, die nun genauso wie ihre Kolleg*innen stets darüber im Bild ist, wo und in welchem Visierungsprozess sich eine Rechnung gerade befindet. «Der ganze Visierungsverlauf ist dokumentiert und nachvollziehbar, so dass sich allfällige Fragen zu Rechnungen digital stellen und umgehend beantworten lassen, ohne dass die Rechnungen physisch von einem Büro zum anderen weitergeleitet werden müssen», erklärt die Leiterin Finanzen. Sie ist erfreut darüber, dass nun sämtliche Kreditorenrechnungen korrekt verarbeitet und innerhalb angemessener Frist, unter Abzug allfälliger Skonti, beglichen werden. Kaum gestartet, erkennt Leila Gasser weiteres Optimierungspotential: «Kreditoren sollen ihre Rechnungen künftig ausschliesslich per Mail übermitteln. Damit liessen sich die Prozesse weiter vereinfachen und nebenbei der Papierverbrauch reduzieren.»

Wie werden die Rechnungen verarbeitet?

Der digitalisierte Kreditorenworkflow deckt den Rechnungsprozess vom Rechnungseingang über die Rechnungsverarbeitung bis hin zur Archivierung vollumfänglich ab und sieht, stark vereinfacht, wie folgt aus: