Digital Workplace – innovatives Intranet für Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 und Viva

Hans Furrer, CEO und Unternehmensleiter

Für eine moderne Unternehmensführung mit starkem Marketing ist für Hans eine effektive Intranet-Lösung von grosser Bedeutung. Die nahtlose interne Kommunikation, die interne und externe Zusammenarbeit und die allgemeine Optimierung der Prozesse sind Ziele der Unternehmensleitung mit der Intranet-Plattform.

Benutzerfreundlichkeit, intuitives Design, Anpassbarkeit und Flexibilität und die Möglichkeit, das Intranet an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen, sind für ihn wichtige Kriterien. Die eingesetzte Lösung muss in die bestehende Tool-Landschaft passen, etabliert sein, als Cloud Service verfügbar sein und ständig weiterentwickelt werden. Mobiles Arbeiten muss durchgängig unterstützt sein. Der Zugriff von überall muss unter Einhaltung von Security-Massnahmen gewährleistet sein.

Boss Info als Spezialist für Microsoft 365 Lösungen und SharePoint Online Intranet Plattformen bietet dem CEO und der Unternehmensführung eine etablierte Lösung. Die erfahrenen Consultants bringen fundierte Expertise rund um Intranet, Collaboration, QMS, Wissensplattformen und Prozessautomatisierung mit und stellen sicher, dass die angestrebten Optimierungen erreicht werden.

Sonja Studer, Leiterin Kommunikation

Als Leiterin der Unternehmenskommunikation ist Sonja für die Entwicklung und Umsetzung der gesamten Kommunikationsstrategie des Unternehmens verantwortlich. Sie überwacht die internen und externen Kommunikationskanäle, einschliesslich Social Media, Pressemitteilungen, Websiteinhalte und Veranstaltungen. Sonja strebt danach, die Sichtbarkeit und den Ruf des Unternehmens durch klare, kohärente und authentische Kommunikation zu stärken. Sie hat auch das Ziel, kontinuierlich innovative Ansätze in der Unternehmenskommunikation zu erforschen. Sonja rückt das Unternehmen in ein positives Licht und stellt eine nachhaltige Verbindung zu den Stakeholdern her.

Mit unseren Intranet-Lösungen auf Basis von SharePoint Online und Viva sind wir die Experten, um Sonjas Ziele erfolgreich umzusetzen. Ist Sonja die Leiterin Kommunikation in einem grösseren Unternehmen mit vielen Front Line Workern ohne eigenen Desktop Arbeitsplatz, setzen wir auf die Partnerschaft mit Ahead.

Michael Weibel, Leiter IT

Als Leiter der IT-Abteilung haben Sie eine Reihe von Kommunikationsbedürfnissen in Bezug auf eine Intranetlösung. Ein Intranet ist eine wichtige Plattform für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. Sie benötigen eine effektive Möglichkeit, um wichtige Informationen, Ankündigungen, Updates und Änderungen in der IT-Abteilung oder im gesamten Unternehmen zu verbreiten. Das Intranet ermöglicht es Ihnen, Nachrichten, Memos, Richtlinien und andere relevante Inhalte schnell und zielgerichtet an die Mitarbeitenden zu kommunizieren. Mit einem Self-Help Portal sollen der technische Support und Schulungsmaterial zielgerichtet Unterstützung bieten. Der Traum von Michael ist, dass ihm AI und Bot-Lösungen helfen, den Berg von Anfragen zu bewältigen und somit seine Mitarbeitenden von Routineaufgaben entlastet werden.

Mit einer Intranet-Lösung basierend auf Microsoft SharePoint Online stehen Michael alle Möglichkeiten der M365 Plattform zur Verfügung. Die Durchführung von Phishing-Schulungen ist genauso sichergestellt wie die Verbreitung kritischer Informationen inklusive Audit-Trail. Mit dem Microsoft Azure KI Framework hat Michael Zugriff auf die neuesten KI-Technologien und kann seinen Support optimieren.

Katharina Stuber, Leiterin HR

Für Katharina dreht sich alles um den wichtigsten Asset eines Unternehmens, die Mitarbeitenden. Basis sind Mitarbeiter-Verzeichnisse, Organigramme und der rasche Zugriff auf Personal- und Spesen-Reglemente.

Interne Weiterbildung, Online-Schulungen und Video-Trainings sind für sie wichtige Instrumente in der kontinuierlichen Weiterentwicklung, ebenso wie die laufende Beurteilung, die in einer 360-Grad-View aufbereitet wird.

Um als kleineres und mittleres Unternehmen im War of Talents bestehen zu können, braucht Katharina moderne Tools mit Gamification-Möglichkeiten. Sie will sicherstellen, dass die Ideen der Gen Y und Gen Alpha im Unternehmen nutzbar gemacht werden können.

Die Plattform unterstützt sie in der Erfüllung der Vorgaben des Datenschutzes im Rekrutierungsprozess, lässt sich einfach an HR-Expertensysteme anbinden und bildet den On-Boarding und den Mutations-Prozess digital ab.

Ein M365 Intranet in Kombination mit VIVA-Services unterstützt das HR in der täglichen Arbeit. Die Plattform bietet alles, was sich junge Mitarbeitende von einer modernen Tool-Landschaft erwarten und erfüllt die rechtlichen Vorgaben von DSG und DSGVO.

Thomas Hardmann, Qualitätsmanager

Thomas ist verantwortlich für das Qualitätsmanagement und hat das Ziel, das Unternehmen IKS- und ISO-konform zu machen. Die umfangreichen Prozess-Tools sind für ihn in Anschaffung und Unterhalt zu teuer. Die favorisierte Lösung soll sich einfach und nahtlos in die bestehende Microsoft-Landschaft integrieren.

Wichtig ist Thomas eine geführte Verwaltung der QM-Dokumente wie Qualitätsrichtlinien, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Formulare. Diese sollen den Mitarbeitenden zentral im jeweiligen Prozessschritt zur Verfügung gestellt werden. Versionierung, ein mehrstufiger Freigabeprozess, automatische Konvertierung in PDF und eine Vorlagen-Verwaltung sind für ihn absolute Muss-Kriterien.

Mit Feedback-Loops und anderen Möglichkeiten will er die kontinuierliche Verbesserung über alle Prozesse sicherstellen.

Die Oberfläche soll für Prozess-Verantwortliche und Bezüger intuitiv sein und die Möglichkeit bieten, sich den ändernden Bedürfnissen anzupassen und zu skalieren.

Unsere QMS-Lösung basiert auf SharePoint Online und bietet alles, was ein mittelständisches Unternehmen braucht, inklusive einem Audit-Trail. Überzeugen sie sich von den Vorteilen der Boss Info QMS Lösung.

Lynn Marti, Projekt Managerin

Lynn ist eine der erfahrensten Projekt Manager in unserem Unternehmen. Sie stellt sicher, dass alle Projektleiter nach unserer Projektmethodik arbeiten und die Projekte einheitlich abgewickelt werden.

Die neue Intranet-Lösung soll mit Automatismen und Prozessen das einheitliche Vorgehen sicherstellen und das Reporting vereinfachen. Die Tools zur Projektplanung, -verfolgung, -berichterstattung und -kommunikation sollen effizient angewendet werden. Die Bereitstellung der Projekträume erfolgt heute manuell, zukünftig soll dies automatisch erfolgen.

Eine Herausforderung für Lynn ist, dass in praktisch allen Projekten bereichsübergreifend und häufig mit externer Beteiligung gearbeitet wird. Somit ist sicherzustellen, dass Sicherheits-Vorschriften eingehalten werden und die Daten bei uns bleiben. Gleichzeitig soll die Einbindung von Externen Projektmitarbeitenden neu über den Fachbereich ohne IT-Support ermöglicht werden. Lynn muss auch die Governance Vorschriften einhalten und am Ende des Projektes die relevanten Dokumente gemäss Vorgaben archivieren können.

Mit der Teams- und SharePoint Online Management Lösung von Solutions2Share stellen wir Lynn ein schlankes und wirkungsvolles Tool zur Verfügung. Damit lassen sich die Bereitstellung aufgrund von Vorgaben automatisieren, die Guest User managen und der Lifecycle Prozess wird sichergestellt.

Lynn profitiert von unserer Erfahrung zur Digitalisierung von Projekt-Prozessen mit der Power Plattform (PowerBI, Flow, Power App) und Azure Functions.