Von Valo zu SharePoint OOB: Wie Boss Info Atupri bei der Umstellung unterstützt hat

Das Unternehmen Atupri zählt mit 280 Mitarbeitenden zu den 15 grössten Gesundheitsversicherungen der Schweiz. 2024 standen sie vor einer wichtigen Aufgabe: Die Suche nach einer modernen und zukunftssicheren Nachfolgelösung für das Intranet. Um diese Herausforderung erfolgreich zu meistern, setzte Atupri auf die bewährte Expertise seines langjährigen Partners Boss Info.

Ausgangslage von Atupri

Ausgangslage von Atupri

Atupri nutzte bisher das Intranet-System Valo, das ebenfalls von Boss Info betreut wurde. Da der Support für Valo im Juli 2025 eingestellt wird, war eine neue Lösung erforderlich. Boss Info, als erfahrener Valo-Partner, hatte bereits frühzeitig auf diese Veränderung reagiert, mehrere Optionen evaluiert und sich klar für SharePoint Online und weitere Microsoft 365-Services positioniert. Dank dieser vorausschauenden Strategie konnten Boss Info Atupri und weitere Kundinnen und Kunden rechtzeitig über das weitere Vorgehen informieren.

Bei der Lösungsfindung war Atupri wichtig, alle bisherigen Funktionen von Valo beizubehalten, eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten und das neue Intranet weiterhin zweisprachig (Deutsch/Französisch) anzubieten. Die Entscheidung fiel, aufgrund der bestehenden Microsoft-Strategie und vorhandener M365-Lizenzen, auf die SharePoint Out of the Box-Lösung von Boss Info.

Das moderne Intranet: Mehr Effizienz, Struktur und Flexibilität mit SharePoint OOB

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist ein Intranet die zentrale Plattform für Mitarbeitende. Es ermöglicht schnell und einfach auf wichtige Informationen zuzugreifen, Wissen bereitzustellen und sich mit Kolleginnen und Kollegen zu vernetzen.

Ein gutes Intranet bietet daher mehr als nur eine Sammlung von Dokumenten:

  • Alles Wichtige auf einen Blick: Mitarbeitende finden auf der Startseite aktuelle News, wichtige Ankündigungen und eine praktische Personensuche.
  • Struktur und Verantwortung: Jede Abteilung verfügt über einen eigene Bereich, die sie selbst verwaltet und auf der sie relevante Inhalte wie Dokumente hochladen kann. Damit bleibt das Intranet aktuell, während zentrale Bereiche wie die Startseite durch klare Berechtigungen geschützt sind.
  • Wissensmanagement: Das Intranet wird zum zentralen Wissenshub, in dem Informationen für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich sind.

Diese Funktionen standen auch bei Atupri im Fokus. Mit der geplanten Einstellung der Valo-Lösungen entschied sich das Unternehmen für eine zukunftssichere Alternative: SharePoint OOB.

Der Wechsel zu SharePoint OOB bringt viele Vorteile mit sich

Unabhängigkeit durch Microsoft-Standards

Im Gegensatz zu Valo benötigt SharePoint OOB keine Zusatzlizenzen, was die Abhängigkeit von Drittanbietern reduziert und Kosten spart.

Flexibilität und Anpassbarkeit

Trotz Standardlösung können individuelle Anpassungen problemlos umgesetzt werden. Bei Atupri wurde beispielsweise ein spezieller Button für geführte Content-Erstellung integriert, der die Verwaltung der Inhalte noch einfacher macht.

Integration mit Microsoft 365

Dank Viva Connections können Intranet-Inhalte nahtlos in Microsoft Teams eingebunden werden. So bleibt die Zusammenarbeit einfach und effizient.

Rasante Umstellung: Valo zu SharePoint OOB in Rekordzeit

Innerhalb weniger Monate wurde die neue Lösung implementiert – ohne den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden zu beeinträchtigen. Vom Kick-Off im Februar bis zum Abschluss Ende Mai vergingen nur knapp vier Monate, in denen Boss Info, die Kommunikationsabteilung und die IT von Atupri eng zusammengearbeitet haben. Trotz Ferienabwesenheiten von Projektleitern und einer punktuellen IT-Beteiligung war das Projekt dank wöchentlicher Abstimmungen und der klaren Organisation schnell und agil umgesetzt.

Die Ergebnisse sprechen für sich: «Das Ziel, dass die Mitarbeitenden von der Umstellung kaum etwas merken, wurde voll erreicht. Boss Info hat uns dabei hervorragend unterstützt – das ganze Projekt verlief schnell und unkompliziert.», betont Florence Hauri, Kommunikationsspezialistin bei Atupri.

Gleichzeitig arbeitet das Unternehmen jetzt moderner – ohne Zusatzlizenzen und mit einer deutlich einfacheren Bedienung. SharePoint OOB überzeugt mit einer übersichtlicheren Startseite, einer schnelleren Dokumentenablage und dem intuitiven Toolbox-Button für die Contenterstellung. «Die Lösung ist so selbsterklärend, dass Schulungen praktisch überflüssig sind, da Sharepoint sehr benutzerfreundlich aufgebaut ist. Als Editor und User lässt es sich in unserem neuen Intranet sehr intuitiv arbeiten.», ergänzt Sophie Bayard, Kommunikationsspezialistin bei Atupri.

Ein besonderer Meilenstein war die Vereinfachung der Zweisprachigkeit (Deutsch/Französisch), bei der verschiedene Ansätze evaluiert wurden. Dank der kompetenten Beratung durch Boss Info entschied man sich für eine zukunftsorientierte Lösung, die es ermöglicht, unter nur einer URL zwischen beiden Sprachen zu wechseln.

Die Zukunft mit Boss Info

Die Zukunft mit Boss Info

Für die Zukunft sind weitere Optimierungen und Anpassungen geplant. Damit bleibt das Intranet flexibel und stets auf dem neuesten Stand. In einem weiteren Projekt, welches parallel dazu durchgeführt wurde, ist der Teams-Manager implementiert worden. Dieser wird für die Governance von Teams verwendet, um zum Beispiel Vorlagen zu erstellen und diese zur Verfügung zu stellen.

Über Atupri

Atupri ist eine schweizweit tätige Gesundheitsversicherung, die den Fokus auf Gesundsein und Gesundbleiben legt. Mit zeitgemässen digitalen Lösungen, klarer Kommunikation und attraktiven Präventions- sowie Fitnessangeboten begleitet Atupri seine Versicherten auf ihrem individuellen Gesundheitsweg. Mit rund 175’000 Versicherten, 280 Mitarbeitenden und einem Firmensitz in Bern bietet Atupri zukunftsorientierte und sichere Versicherungslösungen.

www.atupri.ch

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