Ambis Solutions AG automatisiert intern, was sie für Kunden täglich umsetzen

Herausforderung

Manueller Prozess in einem exportorientierten Umfeld

Ambis ist stark exportorientiert, was zusätzliche Komplexität mit sich bringt: unterschiedliche Währungen, Zölle und internationale Belegstrukturen müssen zuverlässig verarbeitet werden. Gleichzeitig läuft Ambis als Mandant innerhalb der ASIC Group. Die Lösung musste die Gruppenstruktur abbilden und mandantenfähig sein.

Das grösste Fehlerpotenzial lag im Prozess selbst: Dokumente wurden ausgedruckt, vorkontiert und manuell in ein anderes System übertragen. «Der alte Prozess war sehr händisch geprägt und dadurch langsam. Wir druckten vieles auf Papier aus und tippten es später und an anderer Stelle manuell in ein anderes System wieder ein. Sehr ineffizient und eben fehleranfällig.», beschreibt Tanja Minder die Ausgangslage.

Lösung

bossDocs: Hybrid-Intelligenz für die Rechnungsverarbeitung

Mit bossDocs hat Boss Info eine Lösung implementiert, die weit über klassische Texterkennung hinausgeht. Der sogenannte hybride Ansatz kombiniert präzise OCR-Erkennung mit moderner KI (Visual Language Model) und ermöglicht damit sowohl regelbasierte als auch KI-gestützte Verarbeitung von Dokumenten.

Die Lösung im Überblick:

• Automatische Dokumentenerkennung mittels hybridem OCR- und KI-Ansatz (VLM)
• Abgleich und Kontierung mit ERP-Daten direkt in Business Central, auch ohne Bestellbezug
• Stufengerechter, digitaler Freigabeprozess mobil und standortunabhängig
• Revisionssichere Archivierung aller Belege mit bossDMS
• Mandantenfähigkeit passgenau auf die Gruppenstruktur von ASIC/Ambis abgestimmt
• Selbstständige Regelkonfiguration durch eigene Mitarbeitende via Prompts oder Code

Ergebnisse

Spürbar schneller, strukturierter und sicherer – Zeitersparnis 8 bis 10 Minuten

Pro Rechnung spart Ambis 8 bis 10 Minuten Zeit ein, eine Reduktion, die sich im Alltag von über 1’200 Dokumenten pro Monat deutlich bemerkbar macht. Fehlerquellen, die früher durch manuelle Datenübertragung entstanden, entfallen vollständig. Freigaben sind lückenlos nachvollziehbar, Dokumente revisionssicher archiviert und das alles mobil, von überall. Das Projekt wurde zudem im veranschlagten Zeit- und Kostenrahmen abgeschlossen, was die Partnerschaft mit Boss Info einmal mehr unter Beweis stellt.

Die Einarbeitung verlief unkompliziert: Die Lösung ist direkt in Business Central integriert und erforderte keine aufwändige Einführung. Zu Beginn brauchte es ein Umdenken, weg vom Papier, hin zur digitalen Kontrolle. Doch der Gewinn an Zeit und Übersicht überwog rasch. «Ein zusätzlicher Mehrwert ist auch das Finden von Rechnungen. Schnell mit ein paar Klicks ist die richtige Rechnung gefunden, das war vorher nicht der Fall», so Tanja Minder.