von Boss Info Redaktion

Portrait Boss Info Redaktion
+41 844 844 120
vasb@obffvasb.pu

Ausgangssituation

Ein veraltetes System konsequent modernisiert

Die bestehende Microsoft Dynamics NAV 2015-Lösung von Swisslos war funktional bewährt, jedoch technisch am Ende ihres Lebenszyklus angelangt. Der Technologiewechsel war deshalb notwendig, nicht als Kostenprogramm, sondern als konsequente Erneuerung der ERP-Basis. Eine On-Premises-Lösung kam nicht mehr in Frage. Das Vertrauen in Microsoft sowie die Empfehlung von Boss Info bestätigten Swisslos in der Wahl von Dynamics 365 Business Central SaaS, die ihre hohen Anforderungen an Verfügbarkeit, Sicherheit und Leistungsfähigkeit erfüllt.

Projektziel: Migration in die Cloud ohne Unterbruch im Tagesgeschäft

Swisslos wollte die bestehende ERP-Lösung vollständig auf Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS migrieren und die bewährten Prozesse möglichst unverändert weiterführen beziehungsweise gezielt verbessern, wo eine Optimierung möglich war. Gleichzeitig galt es, die umfangreiche Systemlandschaft mit ihren Umsystemen sicher zu integrieren und die Verarbeitung sensibler Daten, hoher Geldbeträge sowie die Erstellung von rund 3’000 Rechnungen pro Woche abzusichern.

Die wichtigsten Ziele im Überblick

  • Moderne Cloud-Basis: Migration auf eine sichere und zukunftsfähige ERP-Plattform.
  • Betriebskontinuität: Bewährte Abläufe und Leistungsfähigkeit ohne grössere Unterbrechungen erhalten.
  • Sichere Integration: 57 Schnittstellen zu Spielsystemen, Kreditkarten-Terminals, Lieferanten, POS-Terminals
  • Weitere Umsysteme anbinden
  • Gezielte Weiterentwicklung: Individuelle Funktionen in den Standard überführen und Business Central mobil nutzbar machen.

Herausforderung

Eine hochverfügbare Plattform für sensible Prozesse

Swisslos verarbeitet täglich hohe Geldbeträge und sensible Kundendaten. Sicherheit, Datenmanagement, Compliance und eine durchgehend verfügbare Plattform sind deshalb essenziell. Auch Spitzenlasten – etwa während den Rechnungsläufen – dürfen die Verarbeitung nicht beeinträchtigen.

Aus dem zunächst klar umrissenen Technologiewechsel wurde in der Umsetzung ein fein orchestriertes Transformationsvorhaben: Mehr als 12 Teilprojekte, zahlreiche Abhängigkeiten und 57 Schnittstellen mussten in die neue Cloud-Umgebung überführt werden. Für die Tests mussten Spielerdaten anonymisiert und ein differenziertes Berechtigungskonzept berücksichtigt werden. Die weitgehende 1:1-Migration mit gezielten Verbesserungen erleichterte die Abnahme, weil die Benutzerinnen und Benutzer vertraute Prozesse in der neuen Umgebung testen konnten.

BIF Laptop mit Schloss
Swiss Lotto Kugeln mit Zahlen

Warum Boss Info

Swisslos und Boss Info verbindet eine 20-jährige Zusammenarbeit. Für den erneuten Entscheid waren das vorhandene Know-how, das Verständnis für die komplexe Systemlandschaft, ein überzeugender Lösungsansatz und die breit verteilten Kompetenzen bei Boss Info ausschlaggebend. Über die aussergewöhnliche Projektdauer hinweg überzeugten Gesamt- und Teilprojektleitung durch Fachwissen, Verlässlichkeit und klare Kommunikation.

Trotz der hohen Komplexität wurden Termine und Inhalte eingehalten und das Projekt rund 10 Prozent unter Budget abgeschlossen. Entscheidend für den Erfolg war nicht nur die technische Lösung, sondern auch die transparente und faire Zusammenarbeit von Swisslos und Boss Info.

Kim Scheidegger

Die besondere Herausforderung in diesem Projekt war neben der Grösse und Bedeutung des Systems für Swisslos vor allem der nicht verschiebbare Go-Live-Termin am 01.01.2026. Dass dieser Go-live termingerecht und ohne nennenswerte Probleme gelang, ist bemerkenswert. Dazu beigetragen haben vor allem die intensive Cutover-Planung und die konstruktive Zusammenarbeit beider Teams.

Kim Scheidegger, Leiter Projekt-Management, Swisslos

Kim Scheidegger
Daniel Luder

Die langjährige Partnerschaft mit Boss Info hat dieses anspruchsvolle Projekt getragen. Vertrauen, Verbindlichkeit, ein gemeinsames Ziel und vor allem kompetente Fachleute, die konstruktiv und firmenübergreifend im Team zusammenarbeiten, schaffen die Basis, um auch komplexe Vorhaben sicher umzusetzen.

Daniel Luder, Head of Development/Projects, Swisslos

Daniel Luder
Marco Hürzeler

Die intensive Cutover-Planung hat sich ausgezahlt. Gerade in der Dynamik solcher Projekte ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend. Ebenso wichtig war das Zusammenspiel im Team: In kritischen Phasen ruhig zu bleiben, konstruktive Zusammenarbeit und ein gemeinsames Ziel tragen wesentlich zum Erfolg bei. Besonders freut mich die langjährige Partnerschaft mit Swisslos.

Marco Hürzeler, Project Manager, Boss Info

Marco Hürzeler

Lösung 

Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS als neue Basis

Ein Vorhaben dieser Tragweite lässt sich nicht in kurzer Zeit umsetzen. Nach der Konzeptphase im Jahr 2023 startete im vierten Quartal die Implementierung. Rund zweieinhalb Jahre arbeiteten jeweils etwa zwölf Mitarbeitende von Swisslos und Boss Info eng zusammen. Der Wechsel erfolgte bewusst in zwei Etappen. Die Gewinnauszahlung und das Lohn- und Personalwesen mit SwissSalary gingen am 1. Januar 2025 live; die restlichen Systeme folgten am 1. Januar 2026. So konnte Swisslos die neue Umgebung in den Betrieb überführen, ohne die Kontinuität des Tagesgeschäfts zu beeinträchtigen.

Der umgesetzte Scope umfasste:

  • individuelles Abrechnungstool
  • zentrale Gewinnauszahlung
  • Logistik- und MDE-Integration sowie Geräteverwaltung
  • POS-Stammdaten und Auftragsbearbeitung
  • Finanzwesen mit Finanzbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Kostenrechnung
  • Dokumentenmanagement und Archivierung mit bossDMS
  • SwissSalary für Lohn- und Personalprozesse
  • 57 Schnittstellen und die Migration der bestehenden Daten

1:1-Migration mit gezielten Verbesserungen

Die bewährten Abläufe wurden weitgehend übernommen und dort weiterentwickelt, wo sich ein nachhaltiger Mehrwert ergab. So konnte z.B. der Logistikprozess grösstenteils in den Business Central Standard überführt werden. Das reduziert den Wartungsaufwand und macht die Lösung langfristig wirtschaftlicher. Neu ist auch der Verkaufsstellen-Akquiseprozess durchgängig im System nachvollziehbar und auswertbar.

Intensive Cutover-Planung als Erfolgsfaktor

Bei einem Systemwechsel dieser Grössenordnung entscheidet die Qualität der Vorbereitung über die Effizienz der Umstellung und die Stabilität des neuen Systems nach dem Go-Live. Deshalb wurde der Cutover, die detaillierte Umstellung vom alten System auf die neue Cloud-Lösung, intensiv geplant, getestet und mehrfach abgestimmt. Alle relevanten Schritte, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten waren vorbereitet, damit die verschiedenen Fachbereiche, Schnittstellen und Umsysteme zum richtigen Zeitpunkt zusammenspielen konnten.

BIF mit Leinwand am Plannen

Ergebnisse 

Sicher in der Cloud. Vertraut im täglichen Arbeiten.

Swisslos verfügt heute über ein modernes ERP in der Cloud. Business Central ist auf Tablet und Smartphone nutzbar und schafft dadurch mehr Flexibilität im Arbeitsalltag. Zugleich blieben die bewährten Abläufe und die Performance weitgehend erhalten bzw. wurden wo nötig, optimiert. Weil die Prozesse weitgehend unverändert übernommen wurden, waren keine umfangreichen Schulungen nötig; für das neue Cockpit genügte ein kompakter Powerstart-Kurs.

Die wichtigsten Ergebnisse:

  • vollständige Migration von NAV 2015 auf Dynamics 365 Business Central SaaS
  • mobile Nutzung auf Tablet und Smartphone
  • bewährte Prozesse bei vergleichbarer Performance
  • stabiler Betrieb der Systemlandschaft mit 57 Schnittstellen
  • geringerer Wartungsaufwand durch die Übernahme von Funktionen in den Standard
  • durchgängige Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit des Verkaufsstellen-Akquiseprozesses
  • termingerechte Umsetzung
  • rund 10 Prozent unter Budget
Bild von einem Los

Die nächsten Schritte

Ein Lifecycle-SLA regelt die kontinuierliche Weiterentwicklung. Zweimal jährlich werden die Business-Central-Releases getestet und innerhalb einer definierten Frist freigegeben. Künftig will Swisslos die heute manuellen Tests stärker automatisieren. Weitere Optimierungen erfolgen laufend im Change-Prozess.

What's NewBusiness Central Releases

What's New Business Central Releases
What's New Business Central Releases

Über Swisslos

Swisslos bietet in der ganzen Deutschschweiz, im Tessin und im Fürstentum Liechtenstein Zahlenlottos, Sportwetten und Lose an. Das Unternehmen gestaltet sein Spielangebot attraktiv und verantwortungsvoll. Jährlich zahlt Swisslos über 1.5 Milliarden Franken an Lotteriegewinnerinnen und -gewinner aus und führt rund 500 Millionen Franken an die kantonalen Lotterie- und Sportfonds ab. Der Reingewinn kommt vollumfänglich gemeinnützigen Zwecken zugute. Seit ihrer Gründung hat Swisslos über 11 Milliarden Franken für wohltätige und gemeinnützige Projekte erwirtschaftet. Damit ist Swisslos die bedeutendste Kultur- und Sportförderin der Schweiz. Rund 210 Mitarbeitende setzen sich täglich dafür ein, dass dies so bleibt.

Mehr über Swisslos erfahren
Das Gebäude von Swisslos
Das Gebäude von Swisslos
Haben Sie Fragen zu diesem interessanten Referenzprojekt?

Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung.

Portrait Erich Lötscher

Erich Lötscher

Executive Board, Head of D365 BC

+41 41 349 61 23
revpu.ybrgfpure@obffvasb.pu
Details
Das könnte Sie auch interessieren

Weitere Blogbeiträge zu Case Studies

Hoch verfügbare ICT-Infrastruktur im Sorglos-PaketZum Blogartikel

Hoch verfügbare ICT-Infrastruktur im Sorglos-Paket

ADVISbox ermöglicht nebst einer hoch verfügbaren IT Infrastruktur auch eine effiziente Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden – egal von wo aus.

Zum Blogartikel
Zum Blogartikel
Virtuelle SharePoint-Arbeitsumgebung für SpitälerZum Blogartikel

Virtuelle SharePoint-Arbeitsumgebung für Spitäler

Die neue SharePoint-Plattform unterstützt nicht nur die standortübergreifende Zusammenarbeit, sondern fördert auch den interdisziplinären Austausch im Spital Solothurn.

Zum Blogartikel
Zum Blogartikel
Ab in die nächste Generation moderner ICT-Lösungen
Arbeitgeberverband Region Basel
Zur Case Study

Ab in die nächste Generation moderner ICT-Lösungen

Boss Info begleitet KMU in die nächste Generation moderner ICT-Lösungen - auch den Arbeitgeberverband Region Basel. Mit welchen Strategien, Lösungen und Services erfahren Sie hier.

Zur Case Study
Zur Case Study
Weitere Blogbeiträge entdecken