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ERP im Wandel

Guido Stirnimann über Entwicklungen, Chancen und die Zukunft von ERP

Im ersten Interview mit Guido Stirnimann ging es darum, welche Verknüpfungen zwischen Microsoft 365 und Business Central heute möglich sind. Diesmal schauen wir weiter nach vorne und behandeln die Frage, wie Future Work das ERP-Umfeld verändert hat und wohin es sich entwickeln wird. Guido Stirnimann hat den Wechsel von Navision zu Business Central bei zahlreichen KMU begleitet. Hier erzählt er, wie sich ERP-Systeme verändert haben und weshalb auch mit KI-Agenten der Mensch in der Verantwortung bleibt.

Wie aus Datensilos eine gemeinsame Arbeitswelt wird

«Vor zehn Jahren waren ERP-Systeme Inseln», sagt Guido Stirnimann. «Die Daten lebten im System, und wer damit arbeiten wollte, musste sie erst exportieren, dort aufbereiten, per Mail verschicken und wieder importieren. Jeder dieser Medienbrüche kostete Zeit und erhöhte das Fehlerpotential.»

Heute ist das grundlegend anders. Ein Angebot wird direkt aus Business Central per Mail verschickt, inklusive PDF, sauber im Kundenkontext abgelegt. ERP, Outlook, Teams und SharePoint verschmelzen zu einer Arbeitsumgebung. Der Anwender merkt oft gar nicht mehr, in welchem System er sich gerade bewegt.

Guido Stirnimann Blogbild

Was hat diesen Wandel ausgelöst?
«Die Cloud hat den Wandel zu Future Work extrem forciert. Mit dem Umstieg auf cloudbasierte Versionen liessen sich Outlook, Teams und das ERP zuverlässig verzahnen. Früher scheiterte die Outlook-Integration von Navision oft an der Installation eines Add-ins, und viele Kunden haben es dann einfach aufgegeben, wenn es plötzlich nicht mehr funktionierte. Mit Business Central ist das kein Thema mehr.» erklärt Guido Stirnimann.

Mehr als Assistenz: KI auf dem Weg zum Agenten

Future Work bekommt mit KI eine neue Dimension: Microsoft 365 Copilot und seine zunehmend tiefe Integration in den Arbeitsalltag verändern grundlegend, wie Teams arbeiten, entscheiden und kommunizieren. Wer Copilot im Einsatz hat, stellt Fragen direkt an die eigenen Unternehmensdaten und erhält Antworten in natürlicher Sprache. Die nächste Stufe sind KI-Agenten, die nicht nur antworten, sondern eigenständig handeln:

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Einkauf

Ein Agent überwacht Lagerbestände und bereitet Bestellvorschläge vor, der Einkäufer gibt nur noch frei.

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Kreditorenbuchhaltung

Ein Agent gleicht eingehende Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen ab und meldet nur Ausnahmen.

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Debitorenmanagement

Ein Agent bereitet den Mahnlauf vor oder beantwortet Standardanfragen zum Bestellstatus.

Ist das schon Realität? «Jein», sagt Guido Stirnimann. «Vieles lässt sich heute schon als Demo zeigen – etwa die automatische Aufbereitung von Mahnläufen. Wir sind nicht mehr weit entfernt – spätestens in einem Jahr dürfte das Alltag sein.» Künftig, so die Vision von Microsoft, hat jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter mehrere Agenten parallel im Einsatz.

Das Verkaufscockpit zeigt, wie weit die Integration jetzt schon ist: Copilot fasst auf der Debitorenkarte automatisch die wichtigsten Fakten zusammen – gesperrte Konten, Zahlungsverhalten, offene Rechnungen – und beantwortet direkte Fragen wie «Wer sind meine Top-10-Debitoren?».

Bei aller Begeisterung bleibt ein Punkt nicht verhandelbar:

«Der Mensch bleibt in der Verantwortung. Die Agenten übernehmen die Routine, aber die Entscheidungen, das Kundengespräch, das unternehmerische Gespür bleiben beim Menschen. Welche Aufgaben darf ein Agent übernehmen, wo braucht es zwingend eine Freigabe? Das sind die Fragen, die wir künftig gemeinsam mit unseren Kunden beantworten», unterstreicht Guido.

Nicht alle sind bereit für diesen Wandel: «Es gibt Mitarbeitende, die damit noch Mühe bekunden und die Daten lieber ins Excel exportieren.» Genau hier setzen Schulungsangebote wie die bossAcademy oder der bossCampus an.

Mehr über die KI-Agenten zeigen wir in unserem Wave Video

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Was Business Central von Navision wirklich unterscheidet

Für Anwenderinnen und Anwender ist der auffälligste Unterschied das Look-and-Feel: Business Central läuft komplett im Browser. Entscheidender ist aber, wie sich die Arbeit selbst verändert: «Dank des Business-Central-Add-ins sehe ich direkt in Outlook die Kundendaten, offene Posten, letzte Bestellungen und Verkaufshistorie. Ich erstelle das Angebot direkt aus der Mail heraus im ERP und sende es zurück», erläutert Stirnimann. «Braucht es intern noch eine Abklärung, teile ich den Beleg in Teams mit dem Verkaufsleiter. Die Dokumente liegen strukturiert auf SharePoint, statt dass jeder die Datei im Explorer anders benennt. Das ganze Herumschicken und Ablegen entfällt.»

Früher hiess es: Wo finde ich diese Information? Heute müssen die Informationen dort sein, wo der User arbeitet. Heute erfasst ein Servicetechniker den Rapport auf dem Tablet, die Buchhaltung genehmigt Rechnungen im Browser und die Geschäftsleitung prüft Kennzahlen auf dem Handy. Denn Business Central läuft in der Cloud und ist auf jedem Gerät verfügbar. «Die Frage ist nicht mehr, ob man Zugriff hat, sondern welche Sicht für die jeweilige Rolle relevant ist», so Stirnimanns Ausführungen.

Diese Rollenlogik ist in Microsoft BC Standard: Im Verkaufscockpit sieht ein Sachbearbeiter nur jene Kacheln, die für seine Arbeit relevant sind, etwa offene Verkaufsofferten, verzögerte Aufträge oder offene Gutschriften.

Die Power Platform gilt als eines der grossen Versprechen im Microsoft-Ökosystem: Low Code statt Entwicklungsprojekt, eigene kleine Apps ganz ohne klassische Programmierung.

Das kommt beispielsweise bei Prozessen zum Einsatz: «Ein Klassiker sind Genehmigungsprozesse: Eine Einkaufsrechnung über einem bestimmten Betrag braucht die Freigabe des Bereichsleiters. Der Flow bringt die Genehmigung direkt ins MS Teams oder Outlook. Der Verantwortliche gibt sie mit einem Klick frei, auch unterwegs auf dem Handy. Der aktualisierte Status fliesst automatisch zurück ins ERP.»

«Mit Power BI holen wir die Daten aus Business Central in interaktive Dashboards: Umsatzentwicklung, Deckungsbeiträge, Liquidität und offene Posten in Echtzeit, per Klick filterbar, vom Gesamtbild bis auf den einzelnen Beleg.» Der Unterschied zu früher liegt vor allem im Aufwand: «Reporting ist kein monatlicher Kraftakt mehr, bei dem ein Mitarbeitender tagelang Excel-Tabellen zusammenkopiert. Die Dashboards aktualisieren sich selbst und sind direkt in Business Central oder Teams eingebettet. Selbst innerhalb von Business Central lassen sich Auswertungen heute per Klick in eine Pivot-Ansicht überführen, filtern und als Link an Kolleginnen und Kollegen weitergeben.»

Sicherheit in der Cloud: Mehr Vernetzung, weniger Risiko

Dass mehr Vernetzung automatisch mehr Risiko bedeutet, hält Stirnimann für einen Trugschluss. «Das klingt paradox, stimmt aber. Die Daten verlassen das gesicherte Ökosystem gar nicht mehr. Früher wurden ERP-Exporte per Mail verschickt und lagen auf USB-Sticks, ohne Kontrolle, wer darauf zugreift, und ohne Backup.»

Guido Stirnimann Blogbild

Heute bleiben die Daten in der Microsoft-Cloud, geschützt durch mehrere Ebenen: Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen, Verschlüsselung, lückenlose Protokollierung. Ein einziges Identitätsmanagement über Microsoft Entra ID regelt den Zugriff auf alle Anwendungen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, ist mit einem Klick der Zugriff auf ERP, Mail, Teams und Dokumente gesperrt.

Dazu kommt die schiere Grösse der Investitionen: «Microsoft investiert hohe Summen in Cybersecurity und betreibt georedundante Rechenzentren. Ein Sicherheitsniveau, das kein KMU mit einem eigenen Serverraum je erreichen könnte. Updates und Sicherheitspatches kommen automatisch, das System ist immer aktuell.

Guido Stirnimann

Excel ist nicht verschwunden. Aber anstelle eines statischen Exports öffne ich die Daten mit «In Excel bearbeiten», passe sie an und publiziere die Änderungen direkt zurück ins ERP. Der Kreislauf ist geschlossen.

Guido Stirnimann, Head of Team Leader Projects, Boss Info

Guido Stirnimann
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Der Mensch bleibt in der Verantwortung. Die Agenten übernehmen die Routine, aber die Entscheidungen, das Kundengespräch, das unternehmerische Gespür bleiben beim Menschen. Welche Aufgaben darf ein Agent übernehmen, wo braucht es zwingend eine Freigabe? Das sind die Fragen, die wir künftig gemeinsam mit unseren Kunden beantworten.

Guido Stirnimann, Head of Team Leader Projects, Boss Info

Guido Stirnimann

Fazit

Die Entwicklungen rund um Microsoft Business Central, Copilot und KI-Agenten sind rasant. Wer heute noch mit Dynamics NAV arbeitet, hat allen Grund, genauer hinzuschauen: Die Cloud-Integration, die KI-Funktionen und die wachsende Vernetzung der Tools eröffnen Möglichkeiten, die vor wenigen Jahren undenkbar schienen.

Boss Info begleitet diesen Wandel als verlässlicher Partner, der informiert, einordnet und gemeinsam mit seinen Kunden den richtigen Weg findet.

Bereit, den Wechsel von NAV zu BC konkret zu denken? Im Scoping Workshop analysieren wir gemeinsam Ihre aktuelle Situation, klären offene Fragen und zeigen auf, was ein Umstieg für Ihr Unternehmen bedeutet – strukturiert, realistisch und transparent.

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