Timon Ammann kennt bossMaintenance aus vielen Perspektiven: Seit rund sieben Jahren arbeitet er an der Entwicklung mit. Heute ist er Projektleiter für bossMaintenance, der Lösung für digitale Instandhaltungsdokumentation, und übernimmt nun zusätzlich Verantwortung als Teamleiter. Im Gespräch zeigt er, weshalb Unternehmen mit vielen Anlagen, Dokumenten und Wartungsaufträgen von einer durchgängigen Lösung profitieren.
von Boss Info Redaktion
Von einzelnen Listen zur durchgängigen Lösung
Instandhaltung wird in Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. «Wir sehen in Projekten sehr unterschiedliche Ausgangslagen, von einfachen Excel-Listen bis hin zu Aufträgen, die noch auf Papier verteilt werden», beginnt Timon Ammann. «Das kann für einzelne Wartungsintervalle funktionieren. Schwieriger wird es, wenn Services, Revisionen, Mängel, Messwerte und Anlagendokumentation zusammenspielen.»
Hier setzt bossMaintenance an. Wartungsintervalle werden direkt bei den Objekten hinterlegt, etwa ein jährlicher Service oder eine grössere Revision alle drei Jahre. Die Instandhaltungsleitung sieht anstehende Arbeiten, plant und weist Aufträge zu. Auch einmalige Aufgaben bleiben im Blick. Nach der Ausführung wird der Auftrag direkt im System dokumentiert und protokolliert.
Der Unterschied zu Excel & Co. liegt nicht allein in der digitalen Wartungsplanung: bossMaintenance verbindet Planung, Dokumentation und Ausführung direkt vor Ort. Vom Auftrag gelangen die Mitarbeitenden unmittelbar zur entsprechenden Anlage und der zugehörigen Dokumentation. Nach der Ausführung kann die Rückmeldung direkt erfasst und lückenlos nachvollzogen werden.
Frei definierbare Checklisten unterstützen bei der systematischen Erfassung relevanter Informationen. Festgestellte Mängel lassen sich direkt dokumentieren und anschliessend als Arbeitsauftrag weiterverarbeiten. Über das Aufnahmemodul können zudem individuelle Formulare erstellt werden – beispielsweise für Zustandsrapporte, Rundgänge oder die Erfassung von Anlagen, für die noch keine vollständige Dokumentation vorhanden ist.
Bei grossen Infrastrukturen ist neben der Anzahl der Anlagen auch die Dokumentenmenge eine Herausforderung. «In Kehrichtverbrennungsanlagen», so der Fachmann, «können 100 bis 200 Rohrleitungs- und Instrumentenfliessbilder zusammenkommen. Die Information muss deshalb nicht nur vorhanden, sondern schnell auffindbar sein.»
bossMaintenance verknüpft Pläne automatisch mit den passenden Objekten. Dafür liest das System die Nummern aus einem durchsuchbaren PDF aus und gleicht sie mit dem hinterlegten Nummernmuster ab. «Dokumente werden bei uns nicht mehrfach abgelegt, sondern über Objekte, Hierarchien und Produkte referenziert. So ist ein neues Datenblatt bei allen passenden Objekten verfügbar. Über Tags lassen sich beispielsweise Betriebs-, Engineering- oder Qualitätsdokumente gezielt filtern. Und wenn Pläne überarbeitet werden, können sie neu verlinkt werden, während frühere Versionen nachvollziehbar bleiben», erklärt Timon Ammann.
Für die Prüfung vor Ort sind eine eindeutige Kennzeichnung und gute Auffindbarkeit entscheidend. Am Flughafen Zürich gibt es beispielsweise für ein Objekt unterschiedliche Nummernkreise, unter anderem aus SAP und dem Anlagenkennzeichnungssystem. In bossMaintenance lassen sich mehrere Bezeichnungen für dieselbe Anlage hinterlegen. So finden Mitarbeitende verschiedener Gewerke das richtige Objekt, auch wenn sie mit unterschiedlichen Nummern arbeiten. Ein QR-Code direkt an der Anlage führt zudem schnell und zuverlässig zum entsprechenden Objekt.
Jedes Objekt verfügt über eine Versionshistorie, in der Änderungen, Aufgaben und Aufnahmen aus der mobilen App automatisch protokolliert werden. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
Wird beispielsweise ein Einstellwert angepasst, protokolliert bossMaintenance die Änderung automatisch mit Zeitstempel und verantwortlichem Nutzer. Flexible, kundenspezifische Prüfprozesse und Zugriffsrechte stellen sicher, dass Änderungen nur von berechtigten Personen geprüft und freigegeben werden. Feststellungen vor Ort lassen sich direkt erfassen, prüfen und anschliessend in die aktuelle Dokumentation übernehmen.
Eine Kehrichtverbrennungsanlage funktioniert anders als ein Flughafen. Timon Ammann unterscheidet sinngemäss zwischen prozessorientierten Anlagen und Infrastrukturen, bei denen einzelne Objekte im Zentrum stehen. «Bei einer Prozessanlage kann man nicht einfach an einer Rohrleitung eine Armatur schliessen, ohne die Auswirkungen auf den restlichen Prozess zu berücksichtigen», verdeutlicht er. «In einer Prozessanlage kann ein Arbeitsschritt den gesamten Betrieb beeinflussen. Bei einer Infrastruktur wie dem Flughafen Zürich hingegen stehen einzelne Objekte im Fokus, unterschiedliche Gewerke, Zugangsregeln und Sicherheitsanforderungen im Vordergrund – etwa Türen, Fahrstühle oder Rolltreppen.»
bossMaintenance ist als Standardlösung konzipiert und gleichzeitig beim Datenmodell flexibel konfigurierbar. Objekttypen, Einstellwerte und spezifische Angaben lassen sich definieren. Auch Berechtigungen, Nummernkreise und kundenspezifische Abläufe können abgebildet werden. Kleinere Individualentwicklungen sind beispielsweise bei speziellen Freigabeprozessen möglich.
Bei uns geht es nicht nur darum, den Prozess einfach, digital und dokumentiert zu gestalten. Die Aufgaben werden direkt an der Anlage per Tablet erledigt und die Daten anschliessend ins System übertragen. Das funktioniert auch offline: Die Daten werden lokal gespeichert und synchronisiert, sobald wieder eine stabile Verbindung vorhanden ist.
Moderne Instandhaltung ist mehr als das Verwalten von Wartungsterminen. Sie verbindet Anlagen, Dokumente, Aufträge und Menschen. Genau dabei unterstützt bossMaintenance: mit einer Lösung für komplexe Infrastrukturen, die im Alltag einfach bedienbar bleibt.
Die digitale Dokumentation hat sich im Alltag rasch bezahlt gemacht. Änderungen werden zentral vorgenommen und müssen nicht mehr ausgedruckt und in Ordnern an die Anlage gebracht werden. Das spart Wege sowie Zeit und wir arbeiten immer mit den aktuellen Informationen.
Die Lösung ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Das ist für uns zentral, weil ganz unterschiedliche Personen damit arbeiten, vom First-Level-Support über den Störungsdienst und die Technik bis hin zu Engineering und Verwaltung. Der Einarbeitungsaufwand ist klein, und die relevanten Informationen sind immer rasch verfügbar.
Ein Auftrag lässt sich vor Ort bearbeiten: Sicherheitshinweise bestätigen, Dokumentation aufrufen, Checklisten und Messwerte erfassen, Fotos oder Bemerkungen ergänzen, unterschreiben und abschliessen. Bei einer Aufnahme können Mitarbeitende ein Objekt per Nummer auswählen oder den QR-Code scannen, direkt Fotos aufnehmen und Mängel melden. So gelangen alle relevanten Informationen ohne Medienbruch ins System.
Die mobile App von bossMaintenance ist bewusst reduziert und zeigt nur die Funktionen, die für den jeweiligen Arbeitsschritt benötigt werden. «Gerade bei den Mitarbeitenden vor Ort ist es wichtig, dass die Anwendung nicht mit Funktionen überladen ist. Sie sollen schnell wissen, wo sie als Nächstes klicken müssen», sagt Ammann.
Die Offline-Fähigkeit ist in bestimmten Einsatzbereichen nicht nur praktisch, sondern sicherheits- und betriebsrelevant. In Tunnels, Anlagen mit vielen Stahlelementen oder abgeschirmten Bereichen bleibt die Dokumentation auch ohne Netzwerk verfügbar. Im Notfall kann das entscheidend sein: Selbst bei einem Stromausfall haben Mitarbeitende über das Mobilgerät Zugriff auf die relevanten Informationen, um beispielsweise einen Notgenerator wieder in Betrieb zu nehmen und eine weitere Beeinträchtigung des Betriebs zu verhindern.
Gerade für solche Einsätze ist ein Laptop wenig praktikabel. Mit dem mobilen Gerät greifen Mitarbeitende direkt an der Anlage auf die Dokumentation zu, nehmen Fotos auf, erfassen Änderungen und reagieren auf Feststellungen, ohne Unterlagen erst aus dem Archiv oder Lager holen zu müssen. Die relevanten Informationen werden direkt beim Objekt ergänzt. Das sorgt für präzisere Daten und effizientere Abläufe.
Technisch ist bossMaintenance containerisiert und auf mehrere Nodes verteilt. Ammann weiter: «Die Lösung ist redundant ausgelegt. Wird ein Node gewartet oder fällt aus, übernehmen die verbleibenden Nodes automatisch, sodass die Verfügbarkeit erhalten bleibt.»
Die Aufteilung in einzelne Microservices ermöglicht zudem, Funktionen wie die automatische Verlinkung von Dokumenten unabhängig voneinander mit zusätzlicher Leistung zu versorgen. Bei grossen Dokumentmengen werden die Aufgaben über eine Warteschlange verarbeitet. Für Kundinnen und Kunden bedeutet dies eine skalierbare Lösung, die auch mit wachsenden Datenmengen und Infrastrukturen zuverlässig umgehen kann.
Digitale Instandhaltungsdokumentation lohnt sich besonders dort, wo viele Objekte, umfangreiche Dokumentationen und komplexe Wartungsprozesse zusammenspielen. Ob sich bossMaintenance wirtschaftlich rechnet, hängt deshalb von der Anzahl der Objekte, dem Umfang der Dokumentation und der Komplexität der Abläufe ab. «Je mehr Daten, Dokumente, Nummernkreise und beteiligte Personen zusammenkommen», erklärt Ammann, «desto stärker fallen Medienbrüche zwischen Papier, Excel und verschiedenen Systemen ins Gewicht.»
Besonders deutlich zeigt sich der Nutzen bei der automatischen Verlinkung von Plänen: Was früher pro Schema einen halben bis ganzen Tag dauern konnte, wird heute automatisiert. Der gesamte Wartungsaufwand kann sich dadurch um bis zu ein Drittel reduzieren. Die wichtigsten Einsparpotenziale liegen in folgenden Bereichen:
Durch bessere Planung und Wartung lassen sich kostspielige Unterbrüche vermeiden.
Regelmässige und nachvollziehbare Wartung kann dazu beitragen, Anlagen länger zuverlässig zu betreiben.
Planung, Dokumentation und Ausführung erfolgen in einer zentralen Lösung.
Änderungen werden direkt am Objekt protokolliert.
Relevante Informationen sind ohne Umwege verfügbar.
Arbeitszeit und Ersatzteile lassen sich direkt rapportieren und an ein ERP-System weitergeben.
Timon Ammann möchte die Weiterentwicklung von bossMaintenance noch stärker mit dem Feedback der Kundinnen und Kunden verbinden. «Unsere Nutzerinnen und Nutzer arbeiten täglich mit der Lösung und wissen am besten, was sie im Alltag zusätzlich benötigen oder wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Dieses Praxiswissen fliesst in die Weiterentwicklung von bossMaintenance ein», sagt er. Die Lösung soll leistungsfähig bleiben, ohne unnötig kompliziert zu werden. Auch mögliche KI-Anwendungen werden geprüft, um grosse Dokumentmengen genauer zu klassifizieren.
