Aqua Solar und Dryden Aqua setzen ihre langjährige Partnerschaft mit Boss Info fort und migrieren Microsoft Dynamics 365 Business Central in die Cloud. Die internationale Unternehmensgruppe profitiert von höherer Sicherheit, stabilen Prozessen, einer zentralen Datenbasis und individuell abgestimmten Erweiterungen für hochverfügbare Lager-, Logistik- und Finanzprozesse.
von Boss Info Redaktion
Ausgangssituation
Aqua Solar und Dryden Aqua sind Teil einer international aufgestellten Unternehmensgruppe mit mehreren Marken und Firmen. Die Unternehmen arbeiten in der Schweiz, Deutschland, Grossbritannien, Schottland und den USA. Gruppenweit setzen sie dabei auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dadurch können die einzelnen Gesellschaften voneinander profitieren, Prozesse angleichen und technische Grundlagen gemeinsam weiterentwickeln.
Über viele Jahre wurde das ERP-System On-Premises betrieben. Mit steigenden Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit und Betrieb nahmen jedoch auch die Kosten und Risiken der eigenen Infrastruktur zu. Zwar hatte man sich lange gegen den Schritt in die Cloud entschieden, gleichzeitig wurde aber immer deutlicher: Die Verantwortung für Betrieb, Sicherheit und Verfügbarkeit lässt sich in einem modernen, internationalen Umfeld nicht mehr allein mit internen Ressourcen tragen.
Hinzu kam ein organisatorisches Risiko. Das Wissen über Prozesse, Anpassungen und Zusammenhänge lag zu grossen Teilen bei einer sehr kompetenten internen Schlüsselperson. Das sorgte im Alltag für kurze Wege und schnelle Entscheidungen, war langfristig, aber risikoreich. Deshalb sollte das Know-how gezielt breiter abgestützt und die Projektverantwortung gemeinsam mit einem verlässlichen Partner getragen werden.
Auch wenn die bestehende Lösung noch funktioniert hätte, war klar: Der Schritt in eine zukunftsfähige, updatefähige Cloud-Umgebung musste früher oder später erfolgen. Aqua Solar und Dryden Aqua entschieden sich deshalb, die Modernisierung aktiv und strukturiert anzugehen.
Ziel des Projekts war es, Business Central in die Cloud zu migrieren und gleichzeitig die Grundlage für effizientere, transparentere und sicherere Geschäftsprozesse zu schaffen. Die neue Lösung sollte nicht nur den heutigen Anforderungen entsprechen, sondern auch künftige Weiterentwicklungen über mehrere Länder, Firmen und Marken hinweg ermöglichen.
Im Zentrum standen dabei drei Punkte:
Boss Info unterstützte Aqua Solar und Dryden Aqua dabei sowohl mit ERP- und Cloud-Kompetenz als auch mit Erfahrung in internationalen Business-Central-Umgebungen und individuellen Erweiterungen.
Herausforderung
Aqua Solar ist auf Grosshandel im Bereich Schwimmbad- und Filtertechnik spezialisiert. Der entscheidende Wettbewerbsvorteil liegt in der Lieferfähigkeit: Bestellungen, die bis 16 Uhr eingehen, werden in der Regel am nächsten Tag geliefert. Damit dieses Leistungsversprechen eingehalten werden kann, müssen Lager, Logistik, Webshop, ERP und Umsysteme hochpräzise zusammenspielen.
Die Anforderungen an das System sind entsprechend hoch. Wenn das Lager nur eine Minute nicht verfügbar ist, hat das unmittelbare Auswirkungen: Bestellungen können nicht sauber verarbeitet werden, Verfügbarkeiten stimmen nicht mehr, Kunden melden sich telefonisch und die Abläufe geraten unter Druck.
Besonders anspruchsvoll ist die enge Verbindung zwischen Business Central, Lagerverwaltungssystem und Webshop. Das externe Lagerverwaltungssystem ist für die Lagerbestände die Single Source of Truth. Damit Artikel im Webshop nur dann bestellt werden können, wenn sie tatsächlich verfügbar sind, müssen Daten im Sekundentakt synchronisiert werden. Gleichzeitig braucht es grosse Warenbestände und hocheffiziente Abläufe, damit Bestellungen bis am frühen Abend kommissioniert und versandbereit gemacht werden können.
Dazu kommt die internationale Struktur mit unterschiedlichen Firmen, Märkten und Anforderungen. Die Lösung musste also nicht nur für eine einzelne Gesellschaft funktionieren, sondern als belastbare Basis für eine Unternehmensgruppe mit mehreren Standorten, Prozessen und Systemlandschaften.
Aqua Solar und Dryden Aqua arbeiten seit rund 20 Jahren mit Boss Info zusammen. Diese langjährige Partnerschaft war ein entscheidender Faktor im Projekt, denn IT ist für die Unternehmensgruppe zentral: Sie beeinflusst Lieferfähigkeit, Prozesssicherheit und internationale Zusammenarbeit direkt.
Mit Boss Info hat die Gruppe einen Schweizer Partner mit umfassender ERP-, Cloud-, BI-, Dokumentenmanagement- und Individualentwicklungs-Kompetenz. Besonders wertvoll ist das Know-how im internationalen Business-Central-Umfeld von lokalen Anforderungen über gruppenweite Standards bis hin zu Schnittstellen, Cloud-Betrieb und individuellen Erweiterungen.
Die Zusammenarbeit mit Boss Info basiert auf Vertrauen, Kontinuität und einem tiefen Verständnis für unsere Prozesse. Gerade weil unsere IT direkt mit unserer Lieferfähigkeit und internationalen Zusammenarbeit verbunden ist, brauchen wir einen Partner, der unsere Anforderungen kennt und langfristig mitdenkt.
Unser Leistungsversprechen basiert auf hoher Verfügbarkeit und präzisen Prozessen: Bestellungen bis 16 Uhr werden in der Regel am nächsten Tag ausgeliefert. Dafür müssen ERP, Lager, Webshop und Umsysteme jederzeit zuverlässig zusammenspielen. Boss Info hat die Migration zuverlässig begleitet und eine stabile Grundlage für unsere hochverfügbare Prozesslandschaft geschaffen.
Lösung
Das Projekt wurde bewusst in zwei Etappen umgesetzt. Zuerst erfolgte die Migration von Dryden Aqua mit den Gesellschaften in der Schweiz, Grossbritannien und Deutschland. Dryden Aqua war dafür ideal geeignet, weil die Gesellschaft im Vergleich weniger Speziallösungen im Einsatz hatte und sich erste Erfahrungen kontrolliert sammeln liessen.
Für die erste Etappe wurde eine technische Basis aus Business Central und den notwendigen Anpassungen geschaffen. Diese Grundlage konnte anschliessend effizient für Aqua Solar weiterverwendet werden. Besonders wichtig war dabei die saubere Vorbereitung über DevOps: Automatisierte Abläufe, strukturierte Bereitstellung und wiederverwendbare Komponenten machten das Vorgehen technisch effizient und reduzierten Risiken in der Umsetzung.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war die Kontinuität im Projektteam. Die Umsetzungen für die verschiedenen Firmen erfolgten mit denselben Ansprechpersonen auf Kundenseite. Dadurch blieb Wissen erhalten, Entscheidungen konnten schneller getroffen werden und Erfahrungen aus der ersten Etappe flossen direkt in die weiteren Schritte ein.
Im Zuge der Migration wurden bestehende Prozesse überprüft. Nicht mehr benötigte Funktionen wurden entfernt, und wo möglich wurden Abläufe näher an den Standard von Business Central herangeführt. Gleichzeitig blieb bewusst Raum für individuelle Erweiterungen. Denn bei Aqua Solar und Dryden Aqua sind gewisse Spezialprozesse geschäftskritisch. Insbesondere dort, wo sie direkt zur Lieferfähigkeit, Effizienz oder Qualität beitragen.
Boss Info stellte zudem sicher, dass bestehende Montage- und Serviceprozesse sowie die Tourenplanung sauber in die neue Business-Central-Umgebung übernommen wurden. Diese Prozesse waren bereits beim Kunden etabliert und sollten in ihrer bewährten Form weitergeführt werden.
Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die Integration externer Systeme. Dazu gehören unter anderem Webshops, das PIM-System für Produktinformationen, CamiTrans, das Dokumentenmanagement sowie das externe Lagerverwaltungssystem. Diese Umsysteme sind für den täglichen Betrieb entscheidend und müssen zuverlässig mit Business Central zusammenspielen.
Auch SwissSalary wurde eingebunden und läuft stabil. Ergänzend kommt bossDocs für den Kreditorenworkflow zum Einsatz. Der KI-gestützte Prozess wurde auf die Anforderungen von Aqua Solar und Dryden Aqua zugeschnitten und unterstützt eine effizientere, digitalere Verarbeitung von Kreditorenbelegen.
Mit bossBI ist zudem die Basis für ein jederzeit verfügbares und einfach zugängliches Reporting gelegt. Die Lösung wird weiter auf die Bedürfnisse der Unternehmen abgestimmt, damit Auswertungen künftig noch gezielter auf Knopfdruck verfügbar sind.
Ergebnisse
Mit der Migration in die Cloud haben Aqua Solar und Dryden Aqua ihre ERP-Landschaft modernisiert und gleichzeitig wichtige operative Risiken reduziert. Der Betrieb erfolgt nicht mehr auf eigener Hardware, wodurch Sicherheits- und Verfügbarkeitsverantwortung breiter abgestützt ist. Sollte ein Ereignis eintreten, liegt die Verantwortung nicht mehr ausschliesslich beim Unternehmen selbst.
Die zentrale Datenbasis sorgt für mehr Transparenz über Firmeninformationen, Lagerbewegungen, Lieferstatus und Servicefälle. Statistiken und Auswertungen lassen sich schneller erstellen. Ein wichtiger Vorteil für Unternehmen, die auf effiziente Steuerung, hohe Verfügbarkeit und klare Entscheidungsgrundlagen angewiesen sind.
Auch die Auftragsabwicklung profitiert von der durchgängigen Digitalisierung. Lager-, Logistik- und Finanzprozesse greifen besser ineinander, Medienbrüche werden reduziert und Informationen sind schneller verfügbar. Die intuitive Bedienung sowie gezielte Schulungen erhöhen zusätzlich die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Die wichtigsten Ergebnisse auf einen Blick:
Mehr überBusiness Central
Nach der erfolgreichen Migration laufen weitere Optimierungen und Anpassungen. Dazu gehören unter anderem Ergänzungen rund um Zollprozesse, Erweiterungen an der PIM-Schnittstelle, Anpassungen bei der Intercompany-Verrechnung sowie die weitere Ausrichtung von bossBI auf die konkreten Reporting-Bedürfnisse von Aqua Solar und Dryden Aqua.
Damit bleibt die neue Business-Central-Umgebung nicht stehen, sondern entwickelt sich abgestimmt auf die Prozesse, Märkte und Wachstumsziele der Unternehmensgruppe schrittweise weiter.
Aqua Solar AG ist seit über 40 Jahren die führende Grosshandelsfirma im Bereich Schwimmbad- und Filtertechnik in der Schweiz. Schwimmbadfachhändler erhalten alles, was zur Realisierung eines Schwimmbades benötigt wird. Kunden profitieren von professioneller telefonischer Beratung, prompter Lieferung und sehr hoher Lagerverfügbarkeit.
Dryden Aqua zählt zu den führenden Anbietern innovativer Wasseraufbereitungstechnologien. Mit AFM® (Activated Filter Media) bietet das Unternehmen ein nachhaltiges Filtermedium aus recyceltem Glas an. AFM® ist nach DWI Regulation 31 für den Einsatz in der Wasseraufbereitung zertifiziert und steht für hohe Wasserqualität, Sicherheit und leistungsfähige Wasserbehandlungslösungen.
