Wie baut man eine digitale Mitgliederplattform für einen Verband mit rund 340’000 Mitgliedern ohne die Eigenständigkeit seiner Sektionen zu verlieren? Genau vor dieser Aufgabe stehen wir gemeinsam mit dem Hauseigentümerverband Schweiz. In den kommenden Monaten nehmen wir euch mit hinter die Kulissen und berichten, wie aus einer anspruchsvollen Ausgangssituation Schritt für Schritt eine digitale Gesamtlösung entsteht.
von Boss Info Redaktion
Digitalisierung im föderalen Umfeld
Der HEV Schweiz vereint kantonale und regionale Hauseigentümerverbände unter einem Dach und vertritt rund 340’000 Haus- und Grundeigentümerinnen und Grundeigentümer. Was den Verband auszeichnet, macht Digitalisierungsprojekte gleichzeitig anspruchsvoll: Die einzelnen Sektionen sind eigenständig organisiert. Viele arbeiten mit eigenen Prozessen, Formularen und teilweise sogar mit eigenen Auftritten. Aufgabenstellung des Projekts ist es, für den HEV Schweiz ein neues Mitgliederportal aufzubauen, das zentrale Prozesse digital unterstützt und gleichzeitig die Eigenständigkeit der Sektionen berücksichtigt.
Die technische Aufgabe ist nur ein Teil des Projekts. Mindestens genauso wichtig ist die organisatorische Realität dahinter: Jede HEV-Sektion ist eigenständig. Viele Sektionen arbeiten mit eigenen Logos, eigenen Formularen und eigenen Abläufen. Das neue System muss deshalb zwei Dinge gleichzeitig können: standardisieren, wo gemeinsame Prozesse sinnvoll sind und Individualität ermöglichen, wo die Sektionen sie brauchen.
Ein weiterer Punkt war die Planbarkeit. Das Angebot basiert auf einem transparenten Fixpreismodell mit klaren Rahmenbedingungen über zehn Jahre und Anpassung an den Landesindex der Konsumentenpreise. Gerade bei einem Projekt dieser Grösse ist das zentral. Nicht nur die Lösung muss stabil sein, sondern auch die wirtschaftliche Grundlage.
Um diese Anforderungen greifbar zu machen, präsentierte Boss Info nicht nur Konzepte, sondern eine funktionierende Portal-Demo mit konkreten Anwendungsfällen aus dem HEV-Alltag.
Unter anderem wurden gezeigt:
Dadurch konnten die Projektbeteiligten früh beurteilen, wie die zukünftige Lösung im Alltag funktionieren wird.
ERP, Portal, Betrieb, Schulung, Event Organisation und Support kommen aus einer Hand. Für den HEV bedeutet das: ein Ansprechpartner, klare Verantwortlichkeiten und weniger Schnittstellenrisiko.
Der Betrieb erfolgt in der Swiss Cloud in einem Schweizer Rechenzentrum. Damit gelten Schweizer Datenschutzgesetzgebung und Schweizer Datenhaltung – ohne CLOUD (Clarifying Lawful Overseas Use of Data) Act. Für eine Organisation, die das Vertrauen von rund 340’000 Mitgliedern trägt, ist das ein wichtiges Argument.
Boss Info bringt Swissness und Erfahrung aus vergleichbaren Verbandsprojekten mit unter anderem VSS, HIV Bern, SOHK und HAWADOC. Diese Referenzen zeigen: Wir kennen Mitgliederstrukturen, Sektionen, Rollen, Daten und wiederkehrende Prozesse nicht nur aus Konzeptpapieren, sondern aus der Praxis.
Dieses Projekt zeigt sehr gut, was unseren Boss Info Stack ausmacht: bossERP als stabile ERP-Basis, das Mitgliederportal als digitale Schnittstelle, ICT für sicheren Betrieb in der Schweiz und die bossAcademy für nachhaltige Befähigung. Entscheidend ist, dass diese Bausteine nicht einzeln gedacht sind, sondern als durchgängige Lösung aus einer Hand.
Beim Kick-off hat man sofort gemerkt: Dieses Projekt lebt von Zusammenarbeit. Es reicht nicht, wenn jeder Bereich seine Aufgaben erledigt, wir müssen laufend miteinander abstimmen, voneinander lernen und die Anforderungen des HEV sauber zusammenbringen. Genau das macht die Aufgabe anspruchsvoll, aber auch extrem spannend.
Von Anfang an wurde deutlich: Ein Portal allein kann die Anforderungen nicht abdecken.
Damit Prozesse medienbruchfrei funktionieren, entsteht eine Lösung aus mehreren Komponenten, die eng zusammenspielen.
bossERP als Backend-System
bossERP bildet das zentrale Rückgrat der Lösung. Hier laufen unter anderem Mitglieder-Datenbank, CRM, Fakturierung, Debitoren/Kreditoren und Mandantenfähigkeit zusammen.
Das stabile Gerüst: Die Basis, um unterschiedliche Sektionen sauber abzubilden und gemeinsame Prozesse effizient zu steuern.
Portal als Frontend und Self-Service-Zugang
Das Portal wird zur digitalen Anlaufstelle für Mitglieder. Geplant sind unter anderem Mitgliederverwaltung, Inbox-Prozesse, rollenbasierter Zugriff sowie ein Kurs- und Event-Modul.
Der sichtbarste Teil des Projekts: Deshalb spielen Benutzerführung, Verständlichkeit und Alltagstauglichkeit eine zentrale Rolle.
ICT als SaaS- und Support-Partner
Die ICT verantwortet Hosting, Betrieb und Support. Dazu gehören Swiss Hosting, der SaaS-Betrieb von bossERP für rund 200 Userinnen und User sowie Aufbau und Betrieb des Portals.
Der Anspruch: Sicherheit, klare Verantwortlichkeiten und Support, der im Alltag funktioniert.
bossAcademy für Schulung und Befähigung
Für den HEV entsteht eine eigene Online-Lernplattform mit standardisierten und massgeschneiderten Modulen. So wird Wissen nicht nur vermittelt, sondern nachhaltig verfügbar gemacht.
Zum Erfolg: Ein neues System ist nur dann erfolgreich, wenn die Menschen es sicher nutzen können. Deshalb ist die bossAcademy von Beginn an Teil des Projekts.
Im Februar startete das Projekt intern bei Boss Info: mit Projektvorstellung, Teamzuteilung, Rollen, Tooling und Setup. Schnell war klar: Dieses Projekt braucht klare Verantwortlichkeiten, kurze Wege und regelmässige Abstimmungen. Die Projektleitung liegt bei Stefan Fries, unterstützt von Andreas Huldi. Das Projekt vereint zentrale Kompetenzen aus dem Boss Info Stack: bossAcademy, Business Solutions, bossERP und ICT arbeiten bereichsübergreifend eng zusammen. Das Vorgehen folgt der bossMethodik mit strukturiertem Projektmanagement, klaren Phasen und regelmässigen Controllings. Im April folgten Vertragsunterzeichnung und externes Kick-off mit HEV Schweiz, dem offizielle Start für Workshops, Vorprojektphase und Umsetzung.
Das Projekt wird in mehreren Etappen umgesetzt – von der Konzeptphase über die iterative Entwicklung bis hin zum Go-Live und der anschliessenden Optimierung.
In den kommenden Beiträgen dieser Serie zeigen wir, wie einzelne Themenbereiche konkret angegangen werden:
Wir nehmen euch mit hinter die Kulissen und zeigen, wie aus einer komplexen Ausgangslage eine gemeinsame digitale Plattform entsteht.
Executive Board, Head of Collaboration & Business Solutions
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