Mit der Migration auf SAP S/4HANA setzt die Elco AG konsequent auf eine schlanke, leistungsfähige und zukunftssichere Systemarchitektur. Gemeinsam mit Boss Info nutzt das Schweizer Familienunternehmen weiterhin die bewährte dataglobal SAP-Archivierung, um SAP-Ausgangsbelege rechts- und revisionssicher ausserhalb der kostenintensiven HANA-Datenbank zu archivieren.
von Boss Info Redaktion
Ausgangssituation
Die Elco AG, ein führendes Schweizer Familienunternehmen und Teil der Wipf Gruppe, hat frühzeitig die Weichen für eine moderne ERP-Landschaft gestellt. Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA Cloud sollte nicht nur die technologische Basis erneuert, sondern auch die Datenhaltung langfristig effizient gestaltet werden.
Von Anfang an war klar: Nicht alle Daten sollen dauerhaft in der HANA-Datenbank gespeichert werden. Insbesondere SAP-Ausgangsbelege, die im Tagesgeschäft selten erneut benötigt werden, sollten direkt über die dataglobal SAP-Archivierung ausgelagert werden. So bleibt die aktive Datenbank schlank, performant und kosteneffizient.
Das zentrale Projektziel bestand darin, die Migration auf SAP S/4HANA mit einer bewährten, rechts- und revisionssicheren Archivierungslösung zu verbinden. Die SAP-Ausgangsbelege sollten nahtlos aus dem system heraus archiviert und ausserhalb der kostenintensiven HANA-Datenbank gespeichert werden ohne Einschränkungen für die Anwenderinnen und Anwender.
Für Elco war dabei entscheidend, dass die bestehende Lösung weiterhin stabil funktioniert, vollständig integriert bleibt und auch in der neuen Private-Cloud-Umgebung zuverlässig eingesetzt werden kann.
Herausforderung
Die zentrale Herausforderung bestand darin, die SAP-Archivierung im Zuge der S/4HANA-Migration technisch stabil, compliance-konform und für die Anwenderseite vollständig transparent einzubinden. Ausgangsbelege sollten aus der aktiven Datenbank ausgelagert werden, ohne die gewohnten Abläufe im System zu unterbrechen.
Gerade bei SAP S/4HANA spielt die Datenmenge eine entscheidende Rolle. Starkes Speicherwachstum verursacht dauerhaft hohe Kosten. Gleichzeitig werden viele Ausgangsbelege im Tagesgeschäft nur selten wieder benötigt.
Für Elco AG war es deshalb wirtschaftlich und technisch sinnvoll, diese Dokumente in ein günstigeres Archiv auszulagern. Wichtig war zudem die Benutzerfreundlichkeit. Für die Anwenderinnen und Anwender sollte nicht sichtbar sein, ob ein Beleg direkt in SAP oder im dataglobal Archiv liegt. Der Zugriff musste weiterhin aus SAP heraus erfolgen: schnell, sicher und über bestehende Berechtigungen gesteuert.
Die Entscheidung, auch im Zuge der S/4HANA-Migration weiterhin auf Boss Info und dataglobal archive zu setzen, basiert auf einer langjährigen und erfolgreichen Zusammenarbeit. Seit rund 25 Jahren begleitet Boss Info die Elco AG mit Fachkompetenz, schnellen Antworten und zuverlässigem Support.
Gerade in geschäftskritischen Situationen zeigt sich der Wert einer starken IT-Partnerschaft: Wenn es darauf ankommt, kann sich Elco auf Boss Info verlassen.
Die Zusammenarbeit mit Boss Info besteht seit vielen Jahren. Besonders schätzen wir den Austausch in anspruchsvollen Situationen. Boss Info unterstützte uns immer mit schnellen und fundierten Antworten. Genau dann zeigt sich die Qualität einer starken IT-Partnerschaft.
Mit der Archivierung unserer SAP-Ausgangsbelege schaffen wir eine schlanke und leistungsfähige SAP S/4HANA-Umgebung. Die Lösung ist vollständig integriert, rechts- und revisionssicher und für unsere Anwenderinnen und Anwender im Alltag kaum spürbar. So soll moderne IT funktionieren.
Lösung
Elco setzt seit mehr als 20 Jahren die SAP-zertifizierte Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) von dataglobal ein, um Belege rechts- und revisionssicher zu archivieren. Mit der Migration auf SAP S/4HANA wird diese bewährte Architektur konsequent weitergeführt: SAP-Ausgangsbelege werden weiterhin über die dataglobal SAP-Schnittstelle archiviert und in der Private Cloud genutzt.
Die Lösung ist vollständig in SAP integriert. Anwenderinnen und Anwender können Belege wie gewohnt aufrufen, ohne zu merken, ob diese direkt in SAP oder im kosteneffizienten dataglobal Archiv abgelegt sind. Das schafft eine hohe Akzeptanz im Alltag und reduziert gleichzeitig die Datenlast in der aktiven SAP-Datenbank.
Mit dataglobal archive nutzt Elco eine zertifizierte Lösung, die höchste Anforderungen an Integration, Compliance, Datenintegrität und Sicherheit erfüllt. Die Zertifizierung umfasst sowohl die ArchiveLink-Schnittstelle als auch die ILM-Schnittstelle und ermöglicht eine nahtlose Verbindung von SAP-Daten und ergänzenden Dokumenten.
Die Vorteile im Überblick:
SAP-Datenextrakte und Dokumente werden revisionssicher archiviert.
Belege lassen sich direkt aus SAP ablegen, anzeigen und wiederverwenden.
Weniger Daten in der aktiven Datenbank können Speicher-, Backup- und Wiederherstellungskosten reduzieren.
Historische oder selten benötigte Daten belasten die produktive SAP-Umgebung nicht unnötig.
Berechtigungen und Sicherheitsprotokolle schützen sensible Informationen.
SAP-Belege können mit weiteren Dokumenten, Anlagen, Notizen oder E-Mails verknüpft werden.
Ergebnisse
Mit der Archivierung der SAP-Ausgangsbelege verfolgt Elco einen klaren Grundsatz: Je weniger Daten im aktiven Betrieb verwaltet werden müssen, desto besser für Performance, Kostenstruktur und Systemstabilität.
Durch die Auslagerung selten benötigter SAP-Ausgangsbelege in dataglobal archive bleibt die HANA-Datenbank schlanker. Das reduziert die Datenmenge in der aktiven Umgebung und trägt dazu bei, Speicherressourcen effizienter zu nutzen. Gleichzeitig profitieren die Anwenderinnen und Anwender weiterhin von einem integrierten Zugriff auf die archivierten Belege.
Die wichtigsten Ergebnisse:
Der betriebliche Nutzen klar: Mit der SAP-Archivierung von dataglobal gewinnt Elco an Flexibilität und Skalierbarkeit. Zudem sind sie unabhängig vom kostenintensiven HANA-Speicher, da die archivierten Belege ausserhalb der HANA-Datenbank gespeichert werden. Insbesondere selten benötigte Belege lassen sich frühzeitig auslagern. Damit schafft Elco eine nachhaltige Grundlage für einen wirtschaftlichen SAP-Betrieb.
Das Migrationsprojekt startete 2023. Der Go-live von SAP S/4HANA war für Elco im April 2026 und für Wipf im August 2026.
Mehr über dieSAP-Archivierung
Die Zusammenarbeit zwischen Elco und Boss Info wird fortgeführt und weitere Projekte evaluiert. Die stabile Partnerschaft bildet eine verlässliche Basis für zukünftige Optimierungen rund um SAP, Archivierung und digitale Prozesse.
Die Elco AG, ein führendes Schweizer Familienunternehmen und Teil der Wipf Gruppe, ist auf innovative Papierprodukte und Verpackungslösungen spezialisiert. Das Unternehmen produziert hochwertige Briefumschläge, anspruchsvolle Packaging-Lösungen und Papiertragetaschen. Mit über 200 Mitarbeitenden verfolgt Elco AG das Ziel, Qualität, Service und nachhaltige Lösungen kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Bei Papiertragetaschen und Briefumschlägen bietet Elco AG individuelle Spezialanfertigungen an. In enger Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden entstehen massgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Anforderungen – von einzigartigen Werbeaktionen über spezielle Veranstaltungen bis hin zum alltäglichen Geschäftsbedarf.
