Schritt für Schritt zur sicheren Zusammenarbeit – Microsoft Online Services

Die Microsoft Online Services, insbesondere Teams, vereinfachen die Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen. Der Sicherheit und dem Datenschutz kommt dabei eine hohe Bedeutung zu.

Beim Aufbau von Teams-Räumen sind folgende Fragestellungen zu berücksichtigen:

  • Einhaltung von Governance-Richtlinien
  • Zugriffsrechte
  • Regelung von Gastzugriffen
  • Lebenszyklus der Teams Räume
  • Namenskonventionen

Konzept als Basis – strategisch zum Ziel

Werden diese und weitere Fragen nicht vorab geklärt, entsteht schnell ein Wildwuchs. Anstelle der gewünschten Effizienz für die Mitarbeitenden steht die IT vor der Herausforderung, wie man die Nutzung von Teams in geordnete und sichere Bahnen lenken kann. Basis für den effektiven Einsatz von Teams bildet ein Konzept, in dem die oben gestellten und weitere Fragen geklärt werden. In vielen Unternehmen gibt es bereits Vorgaben und Richtlinien, die übernommen werden können.

Aufbauend auf den vorhandenen Informationen erstellen wir gemeinsam mit unseren Kunden ein detailliertes Konzept. Dies geschieht im Rahmen von 2–4 Workshops in einem etablierten Vorgehen mit strukturierten Fragen zu allen relevanten Themen.

Bewährte Lösung mit Solutions2Share

Mit der bewährten Lösung von Solutions2Share wird das Konzept anschliessend in Betrieb übernommen. Solutions2Share unterstützt in der automatischen Erstellung nach Vorgaben und im gesamten LifeCycle. Die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben wird einfach sichergestellt.

Teams mit Solutions2Share – einfach und sicher

Mit Solutions2Share erstellen und betreiben Sie die Teams-Umgebung basierend auf dem Konzept sicher und effizient. Dies geschieht über mehrere Schritte von der Anfrage zur Freigabe und dem anschliessenden Lifecycle eines Teams Raums.

Anfrage und Genehmigungs-Workflow

Die Teams Manager-App bietet einen automatisierten Workflow, mit dem alle Anfragen für neue Teams einfach überprüft und genehmigt werden. Damit ist die Erstellung von Beginn an geführt und die User nutzen die Teams Umgebung wie gewohnt.

Teams Templates und Provisionierung

Ihren Mitarbeitenden stellen Sie über Vorlagen unterschiedliche und standardisierte Teams Räume zur Verfügung. Darin können Apps, Ordnerstrukturen, Berechtigungen (mit oder ohne Gast) und OneNote oder Planner Inhalte definiert werden. Die Teams Räume sehen immer gleich aus, was die Nutzung wesentlich vereinfacht.

M365 Gruppenerstellung kontrollieren

Definition von Optionen für die Endbenutzer zur Erstellung von Teams und SharePoint Sites. Richtlinien wie Namenskonventionen, Lebenszyklus, Sensitivity Labels und Gastzugriffsberechtigungen werden definiert und sind für die Endbenutzer vorgegeben. Damit sind sowohl Sicherheit als auch Governance auf Ihrem Tenant gewährleistet.

Teams Management mit Governance-Richtlinien

Erstellen Sie Governance-Richtlinien in Microsoft Teams, indem Sie Ihre eigenen personalisierten Lebenszykluseinstellungen und Namenskonventionen kombinieren. Nutzen Sie Lebenszyklen, um inaktive Teams zu archivieren oder zu löschen. Damit ist die einfache Übersicht in den Teams Strukturen gegeben und der Lebenszyklus von Teams Räumen geführt.

Teams und Anforderungen aus Sicherheit und Datenschutz

Ein neuer Teams Raum ist mit den Bordmitteln von Microsoft rasch erstellt und die Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen kann sofort starten. Häufig geht dabei vergessen, dass interne und externe Richtlinien zur Sicherheit und zum Datenschutz einzuhalten sind.

Dabei geht es um grundsätzliche Fragen wie:

  • Welche Dokumente dürfen mit externen Stellen geteilt werden?
  • Mit welchen internen Stellen oder Mitarbeitenden dürfen sensitive Inhalte geteilt werden?
  • Was geschieht mit dem Teams Raum und den darin enthaltenen Dokumenten nach Beendigung eines Projektes?
  • Nach welchen Konventionen werden Teams Räume benannt?

Sichere Zusammenarbeit – jetzt starten

Wollen auch Sie das Potenzial von Teams nutzen? Aber von Beginn an die Zusammenarbeit sicher und den Konventionen entsprechend gestalten?

Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch oder eine Demo der Lösung.

Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung.

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