Die ideale Erweiterung für M365 und Exchange Online

E-Mails rechtssicher in der Schweizer Cloud speichern?

Viele Unternehmen beschäftigen aktuell sich mit der Verlagerung ihrer Mail-Server in die Cloud. Der Betrieb in der Cloud ist eine attraktive Lösung, da Aufwände für Infrastruktur und IT Personal reduziert wird.

Lokale Versionen von Exchange müssen nicht mehr gepflegt werden, keine Patches eingespielt werden um die Sicherheit und Exchange-Bereitstellung zu gewährleisten.

Bei Exchange Online führt Microsoft den Dienst in seinen Rechenzentren aus und führt Aktualisierungen ohne Ausfallzeiten oder Beteiligung der IT Abteilung eines Unternehmens aus. Microsoft bietet eine hohe Verfügbarkeitsgarantie von 99.9% und eine einfache, benutzerfreundliche Verwaltung und Schutz durch integrierte Antischadsoftware- und Antispam-Filter.

Microsoft Exchange Online und M365 (ohne Zusatzdienste) verfügt über keine rechts- und revisionssichere Archivierung Ihrer E-Mails. Ergänzen Sie Microsoft Exchange Online mit der E-Mail Archivierung von Boss Info um alle rechtlichen Anforderungen (Auditfähigkeit, Journaling-Verfahren usw.) zu erfüllen.

Lohnt sich der Umstieg auf Microsoft Exchange Online?

In der Regel lohnt sich der Umstieg vor allem für kleinere und mittelständische Firmen, die keine eigene grosse IT Abteilung haben.

Rechtssicherheit für E-Mails in der Cloud

Mit der E-Mail Archivierungslösung von Boss Info ergänzen Sie Microsoft Exchange Online mit den folgenden wichtigen Punkten:

  • rechtskonformes Journaling-Verfahren:
    alle ein- und ausgehenden E-Mails werden vor der Zustellung archiviert
  • Indexierung der zu archivierenden Dokumente:
    so dass diese für eine nachgelagerte Suche durch Metadaten oder Volltext verwendet werden können
  • OCR Texterkennung:
    auch für gescannte Anhänge
  • Zurückholen von E-Mails durch den Anwender:
    ohne Zusatzaufwände für den Helpdesk. Somit sehr effizient und schnell.
  • Zugriff ohne Beschränkung:
    Mitarbeiter erhalten bei entsprechender Berechtigung jederzeit Zugriff auf das gesamte E-Mail Archiv. Es gibt keine Speicherplatzbeschränkung mehr – auch remote hat man immer Zugriff auf alle E-Mails.
  • Suche über mehrere Mailboxen hinweg:
    um die Auditfähigkeit zu gewährleisten kann einfach und rasch über mehrere Mailboxen gesucht werden
  • Helpdeskaufwand wird reduziert:
    durch den Wegfall von E-Mail Quota-Management und das Wiederherstellen von E-Mails wird die IT entlastet
  • Single Instancing:
    identische Anhänge werden nur einmal abgelegt und dadurch auch die Stabilität erhöht.
  • Revisionssichere Löschung von E-Mails:
    Rechtssicherheit steht im Vordergrund!

Die E-Mail Archivierung von Boss Info schafft Rechtskonformität

Die E-Mail Archivierungslösung von Boss Info dockt an Exchange Online an und holt sämtliche E-Mails samt Anhängen ab.

Damit schafft sie Vertraulichkeit, da sie Daten vor potenziellen Zugriffen, beispielsweise durch US-Ermittlungsbehörden, schützt und der DSGVO Rechnung trägt, die einer Weitergabe von Daten an Dritte enge Grenzen setzt. Mitarbeiter behalten unterdessen alle zugewiesenen Berechtigungen.

Darüber hinaus werden weitere Lücken in der Rechtssicherheit geschlossen, die durch eine alleinige Nutzung von Exchange Online entstehen. Die Software archiviert E-Mails automatisch und revisionssicher. Im Legal-Hold-Fall gewährleistet sie ein lückenloses Journaling und ein Audit-sicheres Management für Aufbewahrungsfristen. Sie berücksichtigt alle DSGVO-Vorgaben zur Löschpflicht.

Vorteile und Nutzen der rechtssicheren Lösung

  • Hohe Benutzerakzeptanz durch die nahtlose Integration in Outlook und Office 365
  • Frei definierbare Archivierungsmethoden
  • Zentrale Steuerung der Aufbewahrungsfristen
  • Integrierte Volltextsuche (inkl. gescannter Anhänge)
  • identische Anhänge werden nur einmal abgelegt (Single Instancing)
  • Wenn Mitarbeiter die Firma verlassen, ist die komplette E-Mail Korrespondenz weiterhin vorhanden
  • keine Insellösung: einfache und schnelle Integration weiterer Archivfunktionen
Mehr über die rechtskonforme E-Mail-Ablage?

Kontaktieren Sie uns.

Portrait Pius Birrer

Pius Birrer

Division Manager, Head Team DMS

+41 41 729 62 14
cvhf.oveere@obffvasb.pu
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