Alle Fäden laufen in Microsoft Dynamics 365 Business Central zusammen: Von der Bestellung bis zu einem zufriedenen Kunden sind viele einzelne Schritte und Applikationen nötig. Clever miteinander verbunden, liefert Microsoft Dynamics 365 Business Central systemübergreifende Informationen in Echtzeit.

Microsoft Dynamics 365 Business Central – ganzheitliches, effizientes ERP-System aus der Cloud

Microsoft und Boss Info: Partnerschaft für wachsendes Business und laufend komplexere Anforderungen

Ausgangslage

Das erfolgreiche Schweizer Handelsunternehmen ecofort ag verfolgt eine klare Wachstumsstrategie: Im 2023 sollen mehr Kunden bedient werden – mit proportional weniger Personal und gewohnt hochstehender Qualität. Zudem plant ecofort, ihre zuverlässigen und effizienten Produkte rund ums Raumklima in Zukunft auf weiteren Marktplätzen im In- und Ausland anzubieten. Durchaus realistische Wachstumsziele, die allerdings nicht wie bisher mit verschiedenen Systemen, sondern nur mit Digitalisierung und effizienten Prozessen gewinnbringend realisiert werden können. Bei ecofort war man sich einig darüber, dass nun der Zeitpunkt für eine neue, moderne ERP-Lösung gekommen war.

Der Entscheid fiel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und Solution Partner Boss Info

Die topmoderne ERP-Cloudlösung des weltweiten Marktführers verspricht einen hohen Investitionsschutz, was für ecofort ein ausschlaggebendes Kriterium war.

Genauso wie die vollumfängliche Integration sämtlicher Geschäftsbereiche. ecofort nutzte die Gelegenheit, die Arbeitsabläufe möglichst dem Standard von Microsoft Dynamics 365 BC anzugleichen. Anpassungen oder Ergänzungen am System erfolgen dort, wo sie die Kernkompetenz der ecofort messbar unterstützen.

Wie beispielsweise bei Anbindungen ihres Ticketingsystems, der Logistiklösung YellowCube oder dem bestehenden Webshop, über den die ecofort-Kunden seit mehr als 10 Jahren ihre Bestellungen tätigen.

Dank langjähriger Erfahrung und hoher Expertise wusste auch Solutionspartner Boss Info von Anfang an zu überzeugen. Insbesondere die hohe Expertise der Mitarbeiter*innen wurde hochgeschätzt. «Wir haben uns vom ersten Augenblick an ausgesprochen gut aufgehoben gefühlt», lässt Thierry Graf die Evaluation Revue passieren.

Thierry Graf, COO, ecofort ag

«Ein Systemausfall wäre für uns und unsere Kunden fatal. Deshalb sind wir auf eine zuverlässige ERP-Software wie Microsoft Dynamics 365 Business Central angewiesen. Bisher nutzen wir lediglich einen Bruchteil davon, was die Cloudlösung effektiv zu bieten hätte. Immer wieder entdecken wir neue Funktionen. Anpassungen nehmen wir entweder im Dialog mit Boss Info oder in Eigenregie vor. Mit einem Partner wie Boss Info erhalten wir höchstmögliche Sicherheit, denn deren kompetente Mitarbeiter*innen kümmern sich um die Wartung, Backups, Viren oder Malware und mögliche Cyberangriffe.»

Die Lösung: alle Fäden laufen in Microsoft Dynamics 365 Business Central zusammen

Kunden-Bestellungen
Übermittlung der Bestellung vom Webshop zu MS D365 BC

1. Kunden-Bestellungen

Sämtliche Kunden-Bestellungen, die im Webshop getätigt werden, sind in Microsoft Dynamics 365 Business Central, dem eigentlichen Kernstück der Lösung, ersichtlich.

Ein Mitarbeitender kontrolliert den Bestelleingang auf Richtigkeit und gibt diesen frei.

Automatische Lagerauswahl
Automatisierte Lagerauswahl und Auftragsübermittlung an Logistik

2. Automatische Lagerauswahl

Das System schlägt danach automatisch den entsprechenden Lagerort vor, je nachdem, an welchem der beiden Postlager das Produkt gerade vorrätig ist.

Anschliessend wird der Auftrag an die Logistiklösung der Post (YellowCube) übermittelt.

Warenversand
Versand der Ware durch die Post

3. Versand der Ware

Die Post, die bereits die Lagerung der ecofort Produkte betreibt, kümmert sich nun um den Versand der Ware.

Rechnungen auslösen
Rechnungsversand durch MS D365 BC

4. Rechnungen auslösen

Sobald die jeweilige Sendung über eine Paketnummer verfügt, kann in der Zentrale (Microsoft Dynamics 365 Business Central) die entsprechende Rechnung ausgelöst werden.

Kunden haben die Wahl zwischen Papier- und E-Mail-Rechnung.

Zahlungseingang
Debitoren Verwaltung der offenen Posten

5. Zahlungseingänge

Auch die Verbuchung von Zahlungseingängen ist wesentlich einfacher geworden.

Werden Zahlungsfristen nicht eingehalten, greift automatisch das Mahnwesen.

Selbst Verkaufsgutschriften lassen sich einfach und schnell erstellen und verbuchen und sind weniger fehleranfällig.

Aktueller Lagerbestand
Lagerverwaltung

6. Aktueller Lagerbestand

Der in Microsoft Dynamics 365 Business Central angezeigte Lagerbestand ist immer korrekt, da verkaufte Artikel laufend ausgebucht und deren Verfügbarkeit im Webshop korrekt angezeigt wird.

Kundenfragen
Kundenanfragen / Ticketingsystem

7. Kundenfragen

Wenn es Fragen zu Bestellungen, Retouren oder Garantien gibt, kommt das Ticketingsystem zum Tragen. Jede E-Mail, die an die primäre Supportadresse gesendet wird, wird in ein Ticket umgewandelt und je nach Kategorie automatisiert weiterbearbeitet.

Geschäftsentscheide treffen
Business Intelligence

8. Geschäftsentscheide treffen

Auf Führungs- und Entscheidungsebene ist Microsoft Dynamics 365 Business Central optimal einzusetzen. Alle Fäden laufen in der Business Central Zentrale zusammen. Dank aktueller und fundierter Datenbasis lassen sich in Kombination mit bossBI (Business Intelligence Tool basierend auf Microsoft Power BI) mit nur wenigen Klicks aussagekräftige KPI’s (Key Performance Indicator) aufbereiten. bossBI hilft mit Zahlen- und Datenvisualisierung fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Einfache Bedienung App
D365 BC als App für Mobilgeräte

9. Einfache Bedienung auch als mobile App

Die leistungsstarke, moderne ERP-Cloudlösung mit rollenbasierter, an Microsoft Office 365 angelehnter Benutzeroberfläche ist einfach in der Bedienung. Unabhängig davon, ob sich die ecofort-Mitarbeiter*innen gerade im Büro, im Lager oder auch im Showroom aufhalten, sie profitieren vom uneingeschränkten Zugriff auf alle Geschäftsdaten. Besonders geschätzt wird die mobile App von Business Central.

Andreas Hinni, CFO, ecofort ag

«Die Auswertbarkeit über alle Geschäftsbereiche ist essenziell für die Planung und bietet wichtige Entscheidungsgrundlagen. Das übersichtliche Dashboard von bossBI möchte ich jetzt – nach so kurzer Zeit – schon nicht mehr missen, da es mir eine 360° Sicht auf alle Bereiche liefert.»

Business Intelligence Add-On bossBI

Der Nutzen der neuen Lösung: Schneller, produktiver und günstiger

Effizienzsteigerung

Bereits nach kurzer Zeit konnte die Effizienz um 20-30% erhöht werden.

ecofort goes digital

Mit diesem Digitalisierungsschritt stellt ecofort die Weichen für eine digitale Zukunft und legt damit den Grundstein für weiteres Wachstum.

Uneingeschränkte Mobilität

Unabhängig davon, wo sich die ecofort-Mitarbeitenden aufhalten, sie profitieren vom uneingeschränkten Zugriff auf alle Geschäftsdaten. Besonders geschätzt wird die mobile App von Business Central.

Transparenz und Sicherheit

Dank Optimierung bestehender Geschäftsprozesse und entsprechender Prozessintegration werden heute sämtliche Geschäftsbereiche zentral in Microsoft Dynamics 365 Business Central abgebildet.

Kennzahlen und Auswertungen

Dank aktueller und fundierter Datenbasis kombiniert mit einem Business Intelligence Tool hat ecofort aussagekräftige KPI’s stets im Blick.

Produktivitätssteigerung

Auftrags- und Bestellplanung sind präziser und verhindern unnötigen Ressourcenaufwand oder gar Umsatzeinbussen. Doppelspurigkeiten entfallen, die Fehleranfälligkeit ist massiv gesunken.

Qualitätssteigerung

Schlanke, effiziente Prozesse sind der Schlüssel zum Erfolg. Sie sorgen für hohe Qualitätsstandards und damit zufriedene Mitarbeitende und Kunden.

Sicherstellung modernster Technologien

Dank dem SaaS-Ansatz der Basistechnologie ist die Business Software stets up-to-date und ecofort ihren Mitbewerbern gegenüber eine Nasenlänge voraus.

Skalierbarkeit

ecofort abonniert nur diejenigen Dienste, die ihre Mitarbeitenden tatsächlich benötigen. Dies senkt die Betriebskosten und verschafft die nötige Flexibilität.

Sicherheit

Informationen und Infrastruktur sind optimal geschützt.

Die Zusammenarbeit: partnerschaftlich und voller Enthusiasmus zum Ziel

Das Team um Thierry Graf weiss die partnerschaftliche und vielseitige Zusammenarbeit mit Boss Info sehr zu schätzen. «Expertise und Engagement der Boss Info Mitarbeitenden werden hochgeschätzt und haben massgeblich zum Erfolg des Projektes beigetragen», unterstreicht Thierry Graf. Technologieaffin, wie die Projektbeteiligten auch kundenseitig sind, wusste das ecofort Team einen wesentlichen Teil der erforderlichen Entwicklungen für die Integration der neuen Lösung in die bestehende Systemlandschaft gleich selbst umzusetzen und bereitzustellen. So macht Projektarbeit Freude!

Blick in die Zukunft

Optimierungen und Weiterentwicklungen der Lösungen sind laufend eingeplant. Hinsichtlich der Anbindung eines neuen Webshops – wobei hier Shopify in der engeren Evaluation ist – ist in einem weiteren Schritt die Optimierung des After Sales Prozesses geplant. Neben der Harmonisierung des Vorauszahlungsprozesses sind auch EDI für den elektronischen Datenaustausch mit Digitec Galaxus und Hornbach wichtige Themen. DMS, Zeiterfassung oder Ticketsystem werden zu einem späteren Zeitpunkt angesehen.

ecofort hat mit Boss Info ein IT-Unternehmen mit einem umfassenden Gesamtangebot (Boss Info Stack) an der Seite, welches auf Augenhöhe zusammenarbeitet und bestmögliche Lösungen entwickelt.

Cloud ist ausbaufähig
Die Cloud ist bereit für Ausbau und Weiterentwicklung

Über ecofort

Die ecofort ag ist ein Schweizer Handelsunternehmen und Anbieterin von innovativen, qualitativ hochwertigen und energieeffizienten Produkten für ein komfortables und gesundes Raumklima zu Hause und am Arbeitsplatz. ecofort ist davon überzeugt, dass ein komfortables und gesundes Raumklima mit einer verantwortungsvollen Energienutzung vereinbar sein muss. Die Firma vertreibt Marken, die in der Schweiz einzigartig sind, und entwickelt Eigenmarken, welche bestehende Produkte in den Schatten stellen. Das 2011 gegründete Unternehmen hat seinen Sitz in Nidau (BE) und beschäftigt mehr als 20 Mitarbeiter*innen.

Standort ecofort

Facts & Figures zur Lösung

Grundmodule Microsoft Dynamics 365 Business Central

  • Finanzbuchhaltung
  • Debitorenbuchhaltung
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Lagerbuchhaltung
  • Auftragsabwicklung
  • Bestellabwicklung

Zusatzmodule

Schnittstellen

  • Anbindung Webshop
  • Anbindung Ticketingsystem
  • Anbindung Logistiklösung YellowCube

Projektdauer

  • ca. 1 Jahr (1. Januar Go Live)

User

  • >20
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Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung.

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