Die Geschichte der Business Software zusammengefasst

«ERP im Wandel der Zeit»

Prognosen WEF bezüglich Business Software

Im Jahre 2016 macht das World Economic Forum die Vorhersage, dass 2030 alle Produkte zu Dienstleistungen (Services) werden. Dass diese Zukunftsannahme in so vielen Produkten und insbesondere für ERP bereits heute Realität geworden ist, hat mich freudig überrascht. Hatten wir bei Boss Info doch hart daraufhin gearbeitet und bieten heute ERP-Lösungen inkl. Add-ons aus einer Hand, unserem Boss Info Stack, an.

Vorhersage 1990: ERP-Entwicklung

Verknüpfung getrennter Anwendungen verschiedener Fachbereiche in eine kaufmännische Lösung. (Manufacturing Ressources Planning, Vertrieb, Beschaffung, Finanzwirtschaft und Personalwirtschaft).

Vorhersage 2020: ERP-Entwicklung

Ganzheitliche, medienbruchfreie, papierlose, ortsunabhängige, 7×24h verfügbare, höchstmögliche Cyber Security und Betriebssicherheit nachgewiesene, jederzeit gesetzlich und regulatorisch aktuelle Business Lösung nach den Konzepten Digitaler Zwillinge in Echtzeit und Visualisierung mit Track and Trace.

Was macht ein ERP-System?

Manchmal als «das zentrale Nervensystem eines Unternehmens» bezeichnet bietet ein ERP-Softwaresystem Automatisierung, Integration und Management der Kernprozesse, die für einen effizienten Betrieb des täglichen Geschäftsbetriebs unerlässlich sind. Die meisten oder alle Daten und Dokumente einer Organisation sollten im ERP-System liegen, um eine zentrale Informationsquelle im gesamten Unternehmen bereitzustellen. Der effiziente betriebliche Wertschöpfungsprozess und die Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe stehen im Mittelpunkt.

An dieser unternehmerischen Aufgabe, Personal, Ressourcen, Kapital, Betriebsmittel und Material bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten, hat sich nichts geändert. Hinzugekommen sind jedoch Anforderungen, seine Kunden und Lieferanten durch den Einsatz von ICT in alle ERP-Prozesse einzubinden sowie der zunehmende Einfluss von Regulatoren (Gesetzgeber, Finanzmarkt etc.), welche immer rascher die Ausgestaltung der Prozesse beeinflussen. Das erfordert ERP-Lösungen, welche laufend auf dem neuesten Stand gehalten und für die Updates durchgeführt werden. Ein nicht aktualisiertes ERP führt, wie ein GPS ohne nachgeführte Karten, nicht zum Ziel. Diesem Ruf nach update-fähigen ERP-Systemen folgten alle ERP-Hersteller auf unterschiedliche Weise.

Wandel im Lizenz- und Nutzungsmodell?

Seit Covid-19 den Einfluss auf die Arbeit vor Ort und eine Verlagerung ins Internet gefördert hat, hat sich das Bereitstellungsmodell massiv geändert. Cloud-Lösungen wurden beliebt und werden gefordert. Der ERP-Wandel zeigte sich einerseits im Lizenz- und Nutzungsmodell und andererseits in der technologischen Cloud Transformation, welcher sich in vier Schritten entwickelt hat.

Lizenzkauf

Beim ERP Software Lizenzkauf werden auf der Basis des Lizenzpreises Wartungs- und Supportgebühren erhoben. Die Projektdienstleistungen werden separat definiert. Das Produkt wird als Lizenz verkauft:

  • Eigene IP und 3rd Party Software
  • Hardware

Subscription Lizenz Modell

Die ERP-Software wird gemietet, sowohl für Cloud als auch bei On-Premises Installationen. Im Mietpreis enthalten ist ein SLA (Service-Level-Agreement) inkl. Wartung und Support. Die enthaltenen Subscription-Leistungen sind dem jeweiligen SLA zu entnehmen und die Projektdienstleistungen werden separat definiert.

Managed services for monthly based licenses and professional services

ERP-Cloud-Gesamtlösungen werden mit ihren einzelnen Software-Komponenten gemietet, in Zusammenarbeit mit dem Kunden eingeführt und der operative Betrieb als Managed Service ausgelagert. Das ERP-Produkt wird mit einer Lizenz auf Monatsbasis gemietet und die Projektdienstleistungen werden separat definiert.

Packaged IP

ERP-Cloud-Gesamtlösungen werden skalierbar inkl. Packaged IP Lösungen gemietet. Die Packaged IP enthalten einen definierten Leistungsumfang, welche in der Service Beschreibung und im SLA (Service Level Agreement) beschrieben sind. Die monatlichen Kosten variieren je nach Nutzungsgrad, Verbrauchsnutzung und Anzahl Benutzer. In Monaten schwacher Nutzung sind die Kosten tief, während sich intensive Nutzungsmonate kurzfristig skalieren lassen. Die Projektdienstleistungen werden separat definiert.

Monatliche Lizenzleistungen und individuelle Dienstleistungen

Im Lizenzpreis integrieren lässt sich die Bereitstellung von Services und einer fähigen und ausgebildeten Organisation, bei welcher Dienstleistungen bei Bedarf eingekauft werden können.

Die Anforderungen und der Bedarf an einkaufbaren IT-Dienstleistungen sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Leider lassen sich individuelle Dienstleistungen kaum in den Lizenzen integrieren. Der Ansatz, Leistungen True and Fair abzurechnen, hat sich bewährt. Dabei stellt die Definition von klaren Anforderungen und die konstruktive Mitwirkung der Kunden das grösste Einsparpotential dar. Das gilt sowohl für Einführungen, Change Requests, Migrationen als auch für den Support. Daher lassen sich nur im Aufwand exakt definierte Leistungen in einem Service integrieren, wie z.B. das Monitoring von einem Service.

Wandel (Transformation) in die Cloud?

Vor 2019 betrieben die Kunden ihre On-Premises Lösungen mit eigenem IT-Personal. Der Fachkräftemangel und das Schritthalten mit der sich rasant entwickelnden Cloud-Architektur und Technologie stellt die Betriebe vor grosse Herausforderungen. 5 Jahre später bestehen zeitgemässe Multi-Cloud Lösungen aus Services, welche in verschiedenen Datacentern betrieben und mit einem professionellen Service-Monitoring überwacht werden.

Bei allen ERP-Lösungen kümmert sich ihr ERP-Partner um das Schliessen von Funktionslücken, die Umsetzung lokaler regulatorischer Anforderungen an Zahlungsverkehr, QR-Rechnung, eRechnung, eBill, Zollabrechnungen, Input- und Output-Management, BI-Auswertungen, ihre Belege sowie um Übersetzungen. Ihr Softwarepartner kümmert sich auch um die Weiterentwicklung von Apps und die laufende Anpassung ihrer individuellen Erweiterungen und an die regelmässigen Release-Updates der ERP-Hersteller.

Wandel für ERP-Kunden

Häufig höre ich, früher wäre alles einfacher und besser gewesen! Der kürzliche Besuch des Computermuseums ENTER zeigte mir eindrücklich die Entwicklungsgeschichte der Computer und rief Geschichten aus lang vergangenen Jahren mit ERP-Lösungen in Erinnerung: An meine täglichen Fahrten zu Kunden mit Software und Daten auf Disketten, schweren Computern und Röhrenbildschirmen, ohne Internet, ohne E-Mails, ohne WLAN. Proprietäre Systeme bedeuteten, dass der Austausch von Daten und Programmen nicht möglich war. Geschäftsprozesse waren papierbasiert, die Aufbewahrung der Geschäftsakten erforderte alle Organisationselemente der Aktenführung und wurden erst in die elektronische Form überführt, wenn die Investitionen für bauliche Massnahmen neuer Archivräume diejenigen für elektronische Archivsysteme überstiegen. Die Kosten für Archivierungs- und Suchaufwand wurden mit der Begründung ignoriert, das Personal sei eh da.

Heute sind DMS und Archivlösungs-Add-ons nahtlos so in die ERP-Lösungen integriert, dass jegliche Dokumente in Dossiers beim jeweiligen Geschäftsfall gespeichert werden. Die Dossiers werden laufend mit anfallenden Dokumenten ergänzt und mit dem jeweiligen Geschäftsprozess vererbt. Die Integration von DMS-Lösungen erlauben auch die Realisierung von Kreditoren-Workflow Lösungen und stellen auch gleich die revisionssichere Archivierung sicher. Das Wegfallen von Medienbrüchen und die 7x24h ortsunabhängige Verfügbarkeit der Lösungen, welche vom Benutzer nur einen heute auf allen Geräten verfügbaren Browser benötigen, machen die modernen ERP-Lösungen in keiner Weise mehr vergleichbar mit den alten Lösungen.

Auch im Umgang mit Updates haben wir unseren Kunden genau zugehört. Unsere ERP-Lösungen und Add-ons lassen sich heute zusammen mit den kundenindividuellen Erweiterungen mit periodischen ERP Release Cycles aktualisieren. Sie profitieren damit in kurzen Abständen von Security Updates und Produkt-Neuerungen, ohne dass Sie sich über Ihre bestehenden Geschäftsprozesse Gedanken machen müssen. Neue Apps lassen sich direkt in die ERP-Lösung downloaden, testen und lizenzieren. Als ERP-Anbieter und ISV (Independent Software Vendor) haben wir mit der Cloud Technologieentwicklung aus erster Hand Schritt gehalten und verfügen über eine Mannschaft und Produkte, welche Cloud ready sind.

Wandel im Requirements Engineering

Alle Kunden wollen Standardlösungen und trotzdem habe ich in meinen mehr als 30 Jahren ERP Erfahrung keinen einzigen Kunden kennengelernt, welcher sich seine Prozesse nicht auf seine Bedürfnisse anpassen liess. Sie können frohlocken, denn die Zusammenarbeit mit Kunden gestaltet sich heute wesentlich agiler, indem Anforderungen über das Requirements Engineering in Online Tools wie DevOps direkt aufgenommen, entwickelt, getestet, vom Kunden freigegeben und ausgerollt werden. Mit der erhaltenen Übersicht für alle Beteiligten profitiert der Kunde von kürzeren Entwicklungszeiten, der Dokumentation, dem Einfluss auf Qualität und auf die Kosten.

Die Zurverfügungstellung einer gedruckten Dokumentation gehört definitiv der Vergangenheit an. Die Dokumentation der ERP-Lösungen und deren Add-ons werden heute online für alle zugänglich gemacht. Time to Market wird in diesem Zusammenhang viel höher gewichtet als der Schutz der eigenen IP.

Wandel im Nachweis der Erfüllung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen

Bisher genügte es, den Nachweis zur Erfüllung der GeBüV, der Mehrwertsteuerverordnung und der Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung zu erbringen. Heute gehen die Forderungen nach Nachweisen viel weiter. Je nach Einsatzgebiet und lokalen Gesetzen und Regulatoren müssen die ERP Cloud Services- und Datacenter-Dienstleistungsorganisationen Nachweise für dienstleistungsbezogene, rechnungslegungsrelevante, interne Kontrollsysteme erbringen. Um das Vertrauen in die Lösungen zu stärken liefern die Anbieter dazu übersichtliche Zusammenstellungen der Nachweise auf ihren Homepages.

Wandel von ERP zu ganzheitlichen Business Lösungen

Dies bedeutet ein Realisieren von ganzheitlichen Business Lösungen, bei denen Kunden die Aufträge selbst in Portalen und Webshops erfassen, Lieferscheine und Rechnungen elektronisch, ohne Umweg über den Drucker und die Post erhalten, der Kunde seine Umsätze, Auftrags- und Rechnungshistorie online abruft, Bestellungen an Lieferanten im Prozess elektronisch erfolgen, Lieferantenrechnungen in verschiedensten Formaten beim Eingang verarbeitet, Zahlungsaufträge an den Finanzdienstleister übermittelt und bezahlt werden.

Dank der integralen Nutzung von Microsoft O365, M365, D365, Powerplatform, von Lowcode bis Zerocode, zusammen mit AI-Services, RPA, Business Intelligence sowie Workflows sind moderne, skalierbare und sichere Business Lösungen in einer hybriden Cloud Welt möglich geworden. Papier- und dateibasierte Schnittstellen gehören der Vergangenheit an und sind meist nicht mehr rechtskonform.

Wandel der Anforderungen an ERP-Partner

Die ERP-Anbieter weisen auf unterschiedliche Weise ihre Leistungsfähigkeit nach. Die anfänglich einfachen ERP-Lösungen liessen sich durch eine einzelne Person in der Rolle als Berater, Projektleiter und Entwickler einführen. Die heutige Komplexität einer ERP Business Solution erfordert eine hohe Fachspezialisierung. Die ERP-Partner weisen ihre Kompetenz mit dem von den Herstellern geführten Nachweisprüfungen nach.

Wünschen Sie eine Beratung?

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Boss Info bietet mit allen ERP-Lösungen Upgrade-fähige Cloud ERP-Lösungen und verfügt über erfahrene und gut ausgebildete Teams, welche die technologischen Herausforderungen und die Arbeit mit Kunden lieben. Die Partnerschaften mit den jeweiligen ERP-Herstellern werden auf höchstem Niveau nachgewiesen.

Für Fragen zu ERP-Lösungen stehen wir gerne zur Verfügung.

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