Für Oracle NetSuite
Value Add-on COA-Kombinationsvalidierung
Validierung von Kontenplan-Kombinationen nach benutzerdefinierten Segmenten der Abteilungsklasse Standort (DCLCS)
Erschliessen Sie Werte durch Ihren Kontenplan
Die Mehrheit der Unternehmen arbeitet mit geteilten Abteilungen oder Kostenstellen. Um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsdaten korrekt verbucht werden, müssen die Benutzer auf diese Klassifizierung der Transaktionen beschränkt werden können.
Die Oracle Value Add-on NetSuite COA-Kombinationsvalidierung wird es Kunden ermöglichen, COA-Richtlinien entweder pro Tochtergesellschaft oder im gesamten Unternehmen durchzusetzen. Die Erschliessung des Wertes, der Ihrem Kontenplan (COA) innewohnt, ist nicht nur eine Übung für technische Buchhalter, die sich damit abmühen. Viele führende Finanzfunktionen werden bestätigen, dass der COA echte Geschäftsvorteile bringen kann.
Herausforderungen, die wir von unseren Kunden hören
Die nativen NetSuite-Funktionen lassen keine Einschränkungen für mehrere Klassifizierungswerte zu. Die folgenden Herausforderungen hindern Benutzer daran, Klassifikationen und Segmente in NetSuite effektiv zu nutzen:
- Die Geschäftsbereiche innerhalb des Unternehmens haben unterschiedliche COAs und unterschiedliche Prioritäten bei der Berichterstattung.
- Da NetSuite Konten nur mit einem einzigen Klassifizierungswert einschränken kann, können Unternehmen Einschränkungen für Konten aufheben. Die Verantwortung für die Einhaltung korrekter Klassifizierungsbeschränkungen liegt beim Benutzer.
- Die Berichte liefern nicht die Informationen, die das Unternehmen benötigt, um das Geschäft ordnungsgemäss zu führen oder die steuerlichen und/oder gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
- Es mangelt an Schulungen zum COA und an der Verwaltung von COA-Änderungen.
- Hauptbuchkonten werden im gesamten Unternehmen nicht einheitlich verwendet, was die Effizienz der Berichterstattung und Konsolidierung beeinträchtigt.
- Die OCA hat sich nicht an die Veränderungen der Geschäftsmodelle und des rechtlichen und regulatorischen Umfelds angepasst.
- Es ist nicht klar, wer Eigentümer der COA ist oder die Verantwortung für die Pflege der COA trägt.
- COA-Prozesse und -Richtlinien sind unzureichend definiert.
- Die Nebenbuchhaltungssysteme werden nur in begrenztem Umfang für Analysen auf niedriger Ebene genutzt.
Die Oracle Value Add-on COA-Kombinationsvalidierung ermöglicht es Unternehmen, die für jede Tochtergesellschaft zulässigen Klassifizierungen auszuwählen und zu verhindern, dass Benutzer falsche Daten für Transaktionen eingeben.
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Die folgenden Funktionen sind im Rahmen der Oracle Value Add-on COA-Validierung verfügbar
1. Erlauben Sie Benutzern, Klassifizierungen als obligatorisch pro Konto zu identifizieren
Jedem Konto ist ein DCL-Konfigurationsdatensatz beigefügt. Mit diesem Datensatz können Benutzer folgendes einstellen:
- Als obligatorisch einzustufende Klassifikationen
- Benutzerdefinierte Segmente, die als obligatorisch einzustufen sind
- Welche Werte für jede Klassifizierung gültig sind. Nur im Datensatz ausgewählte Werte können für Transaktionen ausgewählt werden.
- Satz pro Nebenkombinationen von Klassifikationen
- Für jede Tochtergesellschaft können unterschiedliche Einschränkungen gelten
3. Flexibilität beim Hinzufügen benutzerdefinierter Segmente in der Beschränkung
Wenn die Funktion der benutzerdefinierten Segmente aktiviert ist, können zusätzliche Klassifizierungen hinzugefügt werden, um GL-Buchungen weiter zu segmentieren. Diese Klassifizierungen können von einem Unternehmen zum anderen variieren.
Diese Lösung unterstützt die Erweiterung auf benutzerdefinierte Segmente, so dass die Benutzer für jedes Segment Einschränkungen festlegen können.
5. Aufrechterhaltung von Beschränkungen
Upload-Funktionalität und einfache Pflege von Beschränkungen, da Benutzer mit Zugang die Möglichkeit haben, die Daten direkt oder per CSV-Import zu bearbeiten.
2. Beschreibende Fehlermeldungen, die angeben, welche Werte nur bei einer Klassifizierung ausgewählt werden können
- Wenn der Benutzer keinen Wert in ein Pflichtfeld eingibt, wird ein Fehler ausgelöst, und die Transaktion kann nicht gespeichert werden.
- Wenn der Benutzer einen Wert eingibt, der nicht mit den für das Konto festgelegten Einschränkungen übereinstimmt, wird ein Fehler ausgelöst, und die Transaktion kann nicht gespeichert werden.
- Der Fehler listet alle gültigen Werte auf, die der Benutzer in das Feld eingeben kann. Dadurch wird sichergestellt, dass der Benutzer den richtigen Wert identifiziert. Ausserdem wird dadurch verhindert, dass der Benutzer den Kontodatensatz öffnen muss, wenn die Einrichtung des Kontos für den Benutzer eingeschränkt ist.
4. Unterstützung multinationaler Unternehmen
In den meisten Fällen ist die manuelle Pflege des Datensatzes eine mühsame Aufgabe und kann fehleranfällig sein. Diese Lösung löst dieses Problem, indem sie es den Benutzern ermöglicht, die Einschränkungen in Excel zu pflegen und direkt in NetSuite hochzuladen. Diese Funktionalität ist vor allem für multinationale Unternehmen wichtig, die Hunderte von Konten führen, bei denen die Beschränkungen je nach Tochtergesellschaft unterschiedlich sind.
Unser Blickwinkel
Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass die Kosten-Nutzen-Analyse ein „lebendes Organigramm“ ist und sich mit dem Wachstum des Unternehmens und externen Veränderungen weiterentwickeln wird. Unserer Erfahrung nach leidet eine neue COA oft unter schlechter Verwaltung und einem Mangel an klaren Richtlinien und Verfahren, um ihren Status als „lebendes Diagramm“ zu erhalten. Dies führt zu häufigen Problemen wie der Mehrfachverwendung einzelner Codeblöcke, der Verbreitung doppelter Werte und der inkonsistenten Verwendung dieser Werte. Um sicherzustellen, dass die neue COA ihre Gestaltungsprinzipien und ihre Integrität beibehält, ist es entscheidend, dass das Projektteam auch ein Governance-Modell sowie einen robusten Kommunikations- und Änderungsmanagementplan entwickelt.
Um den Nutzen, die Integrität und die Relevanz einer neuen COA aufrechtzuerhalten, empfehlen wir eine regelmässige Überprüfung der COA und die Einbettung eines COA-Wartungsrahmens in Standardgeschäftsprozesse. Eine COA sollte durch eine umfassende Governance-Struktur unterstützt werden, die sich auf die Grundsätze des unten dargestellten COA-Governance-Modells stützt und dokumentierte Richtlinien, Prozesse und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Nutzung und Pflege der COA umfasst.
Zu den typischen Governance-Bereichen gehören:
… Festlegung von Standards für die wichtigsten Datenelemente, um die Integrität der Definitionen während der gesamten Laufzeit des COA zu gewährleisten
… Gut definierte COA-Wartungsprotokolle, um die Ausbreitung von GL-Konten und anderen Segmenten zu verhindern
… Festlegung und Umsetzung eines Standardverfahrens, um Änderungen an der COA-Struktur oder den Verfahren zu integrieren und alle COA-Nutzer und -Systeme auf dem neuesten Stand zu halten
… Durchsetzung von Richtlinien innerhalb des ERP, wann immer dies möglich ist
… Während einer COA-Neugestaltung sollten die Rechnungslegungsgrundsätze des Unternehmens aktualisiert werden
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