ERP Software für den Foodbereich

Bei der Artikelverwaltung können sämtliche Informationen zu den Artikeln wie Allergene, Nährstoffe, Zutaten etc. hinterlegt, Eigenschaften an andere Artikel vererbt und weitergegeben werden. Die Daten müssen lediglich einmal erfasst werden und können dann an Waagen-, Kassen-, Shop- und andere Systeme gesendet werden. Zudem ist eine professionelle Lagerverwaltung und Kalkulation integriert, welche eine entsprechende Qualitätssicherung sicherstellt. Die integrierte Rückverfolgung und die übersichtliche Chargenverwaltung ermöglichen eine professionelle Überwachung und Qualitätssicherung der Artikel. Mithilfe der Gebinde-Verwaltung lassen sich Gebinde, Retouren und Lieferungen führen. Die Rüstplatzverwaltung stellt sicher, dass der Artikel am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, bei der richtigen Rüstperson und beim richtigen Rüstplatz landet. Weiterhin können unterschiedliche Kundenpreise, welche sich im Voraus mit Anfangs- und Enddatum erfassen lassen, für bestimmte Artikel festgelegt werden und erlauben somit eine zielgerichtete Bearbeitung des Zielkundensegments. Die Artikel-Reports geben Auskunft über die Verkaufsstatistiken, Periodenvergleiche und diverse weitere statistische Auswertungen. Mit der Waagen- und Kassenschnittstelle können Stammdaten, Artikel, Barcodes und weitere Informationen gesendet werden. Des Weiteren lassen sich Lieferscheine, Gewichte, Verkäufe und Kassendaten empfangen.

Mit der Artikelkalkulation wird grundsätzlich der Einstandspreis eines zu produzierenden Artikels (Ziel-Artikel) kalkuliert und ein Kosten- sowie Deckungsbeitrag festgelegt. Ein Ziel-Artikel kann aus verschiedenen Zutaten und durch verschiedene Maschinen hergestellt werden. Die Totalkosten eines zu produzierenden Artikels ergeben sich aus dem Total der Kosten für Material-, Betriebs- und Personalaufwand. Das Modul ist so aufgebaut, dass sämtliche Ressourceneinsätze (Material, Betriebskosten, etc.) sowie freie Textzeilen in einer Listenanordnung verwaltet werden können und eignet sich daher ideal als Rezepturverwaltung. Andererseits können, basierend auf dem erforderlichen Ressourceneinsatz sowie den, während des Herstellungsprozess entstehenden Verlusten, die tatsächlichen Kosten eines fertigen Produktes ermittelt werden. Aufgrund dieser Kalkulation kann der (gewinnbringende) Verkaufspreis festgelegt und direkt auf die Artikelkarte des Endproduktes geschrieben werden.

Mit der Boss Food Auftragsverwaltung werden alle Kontaktinformationen zentralisiert via Kontaktkarte erfasst. Somit sind wichtige Informationen zu den einzelnen Kundinnen und Kunden direkt über die Kundenkarte abrufbar. Die erfassten Aufträge werden freigegeben und am entsprechenden Rüstplatz angezeigt, sodass diese von den Mitarbeitenden abgearbeitet werden können. Die Preise lassen sich zudem individuell pro Kunde oder Kundin in Preislisten definieren. Mit der Auftragsverwaltung werden Offerten, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Bestellungen erstellt. Auch beim Verkauf am Telefon unterstützt die Boss Food Auftragsverwaltung und zeigt die letzten Preise, Verkäufe und die zuletzt gekauften Artikel des Kunden an. Dank der effizienten Tourenplanung, in welcher den Kunden entsprechende Touren zugewiesen werden können, weiss der Chauffeur explizit, was er wann und auch wem liefern muss. Zusätzlich können Aktivitäten, wie auch Kundenbesuche und Telefongespräche geplant und rapportiert werden. Nebst dem Führen von unterschiedlichen Kundenpreisen für ausgewählte Artikel können auch Aktionspreislisten geführt werden. Weiter kann die Preisgestaltung im Voraus durch ein Anfangs- und Enddatum definiert werden. Mittels der bewährten Dokumentenverwaltung werden Dokumente und Dateien archiviert und verwaltet. Selbstverständlich bietet die Boss Food Branchenlösung eine Schnittstelle zu diversen E-Commerce Shopsystemen wie beispielsweise Hogashop oder auch Horego.

Mit dem Customer Relationship Management (CRM) Modul können die Geschäftsbeziehungen und Interaktionen mit bestehenden und potenziellen Kunden und Kundinnen, Partnern und Lieferanten systematisch gestaltet und gepflegt werden. Dabei kann das CRM-Modul einerseits im direkten Kontakt mit den Anspruchsgruppen eingesetzt werden. Sämtliche Kundenkommunikation kann zentral erfasst werden und ist somit vom gesamten Verkaufsteam nachvollziehbar. Damit lässt sich die Produktivität massgeblich steigern. Andererseits kann das CRM-Modul im indirekten Kontakt mit den Kundinnen und Kunden eingesetzt werden. So kann beispielsweise die teamübergreifende Zusammenarbeit, mit deren Unterstützung sich massgeschneiderte Angebote erstellen lassen, verbessert werden, wie auch das Vertriebsmanagement und die integrierten Vertriebsprognosen. Zudem kann die Nachverfolgung der Aktivitäten genutzt werden um die Realisierbarkeit von Abschlüssen zu beurteilen und damit exaktere Prognosen zu erstellen. Aufgrund zahlreicher Berichtsfunktionen werden die gesammelten Daten verwertbar und die zeitintensive Erstellung von Berichten entfällt. Mithilfe des CRM-Moduls können also letztendlich nicht nur interne Prozesse vereinfacht und gezieltere Vertriebsprognosen erstellt werden, sondern Sie intensivieren die Bindung zu Kund*innen, Lieferanten und Partnern.

Das Modul Produktion / Fertigung ermöglicht eine effiziente Planung und Steuerung der Produktionsaufträge. Artikel werden mit entsprechenden Chargen versehen und lassen sich einlagern. Rezepte können ausgedruckt und skaliert werden. Boss Food hat bereits im Standard das Produktionsmodul implementiert, welches sehr viele der gängigen Produktionsabläufe abdeckt. Selbstverständlich sind die Erstellung von Produktionsaufträgen sowie Stücklisten und Montageaufträgen möglich. Überdies hinaus können mithilfe der Artikelkalkulation Datenblätter, Rezepte und Kalkulationen erstellt werden. Die integrierte Rückverfolgung und die übersichtliche Chargenverwaltung ermöglichen eine professionelle Überwachung und Qualitätssicherung der Artikel. Des Weiteren lassen sich die Nährwerte erfassen und überwachen. Ausserdem können die produzierten Artikel direkt über die Waage etikettiert werden. Allergene können berechnet sowie erfasst werden. Weiter können Ausschüsse erfasst und Artikel an verschiedenen Lagerorten eingelagert werden. Mit der Waagen- und Kassenschnittstelle können Stammdaten, Artikel, Barcodes und weitere Informationen gesendet werden. Andererseits lassen sich Lieferscheine, Gewichte, Verkäufe und Kassendaten empfangen.

Mit der Zeiterfassungslösung bossGO können Sie, egal ob Sie mit dem Laptop, PC oder Smartphone zugreifen, eine sofortige orts- und zeitunabhängige Zeit– und Spesenerfassung durchführen. Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Spesenausgaben. Mit bossGO erfassen Sie Spesen von unterwegs und rapportieren diese direkt auf Projekte. Das Fotografieren und Zuordnen von Spesenbelegen entlastet Ihre interne Administration.

Folgende Funktionen sind in der Lösung enthalten:

• Zeitleistungen auf Projekte
• Einfache Zuordnung von Projektleistungen mit Projekt-QR-Codes
• Zeiterfassung von/bis oder Zeitdauer
• Arbeitszeiten erfassen mit der digitalen Stempeluhr
• Einfache Erfassung von Abwesenheiten
• Laufende Überprüfung der eigenen Verrechenbarkeit
• Auswertung und Kontrolle von Arbeitszeiten
• Optionale GPS-Funktion

Das Modul Digitaler Rüstplatz dient als Unterstützung für den Rüstprozess und umfasst die Bearbeitung von Rüstaufträgen, in Abhängigkeit von Kundenaufträgen sowie den Etikettendruck für Rüstaufträge und Rüstauftragspositionen. Ein Rüstauftrag definiert dabei die zu rüstenden Auftragspositionen. Der Rüststatus gibt darüber Auskunft in welchem Teilprozess sich der Rüstauftrag befindet. Über den Rüstplatz kann definiert werden, welche Rüstpositionen an welchem Arbeitsplatz ausgeführt werden. Dies, weil der Rüstarbeitsplatz an denjenigen/diejenige Benutzer*in zugewiesen werden kann, der/die für die Bearbeitung der Rüstposition zuständig ist. Schlussendlich durchläuft der Artikel den vordefinierten Rüstablauf. Dank der systematisch gegliederten Übersicht sind alle Rüstaufträge stets ersichtlich.

Das Dokumenten Management System (DMS) bossDMS kann vollständig in alle ERP-Systeme integriert werden. Durch die Ablage von Belegen (z.B. Lieferscheine, Rechnungen) können diese direkt an Stammdaten angehängt werden. bossDMS verfügt aber auch über eine automatische Indexierung, sodass die Dokumente schnell und zielführend gefunden werden. Aufgrund der Drag & Drop Funktion aus dem Windows-Explorer können Dokumente direkt eingepflegt werden, dies funktioniert auch mit E-Mails aus Microsoft Outlook.

Weitere Vorteile sind die revisionssichere Verwaltung von Daten und Belegen sowie die qualifizierte digitale Signatur, welche den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen bietet. Des Weiteren können intelligente Verknüpfungen eines Dokuments mit beliebigen Datensätzen erstellt werden, nicht operative Dokumente werden ins Archiv verschoben. Die Zugriffsrechte pro Dokumententyp lassen sich zentral verwalten.

Die wichtigsten Vorteile von bossDMS

• Komplette ERP-Integration oder Standalone einsetzbar
• Integration in ERP-Geschäftsprozesse
• Volltextsuche im Webclient
• Compliance-konform
• DSGVO, Auskunftspflicht, Unveränderbarkeit (Integrität), Revisionssicherheit
• Office Integration
• Versionsverwaltung
• Zentrale Verwaltung der Zugriffsrechte
• Auch für temporäre Zugriffe
• Responsive Design (Desktop, Smartphone, Tablet)

Mittels der Anbindung an Shopsysteme, wie den Hoga Shop oder der Gastroport Schnittstelle von Sensational, lassen sich diverse Anbieter wie Horego, Bindella oder Pistor relativ einfach in die Boss Food Lösung integrieren. Dadurch lassen sich einerseits die Lieferprozesse drastisch vereinfachen, andererseits werden dank der standardisierten Schnittstelle Lieferinformationen automatisch in die vorhandene Microsoft Dynamics Version (Business Central, NAV/Navision) importiert. Somit spart man nicht nur Zeit, sondern auch Eingabefehler und Doppelspurigkeiten werden auf ein Minimum reduziert.

Das Modul Mandantenabgleich dient dazu, die Stammdaten unterschiedlicher Mandanten zu synchronisieren. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass beispielsweise zwei unterschiedliche Filialen (mit eigenem Mandanten) mit den gleichen Verkaufspreisen arbeiten. Folgende Stammdaten werden importiert, respektive exportiert:

• Artikel
• Artikel-Basiseinheiten
• Preislisten
• Verkaufspreise
• Verkaufszeilenrabatte

Das Modul Finanzbuchhaltung lässt sich einfach, mittels eines flexiblen geführten Kontenplans, an sich verändernde globale Finanzanforderungen anpassen. So können sich häufig ändernde, regulatorische Anfoderungen mit konfigurierbarer Steuer-, e-Rechnungen sowie Zahlungs– und Berichtfunktionen verwaltet werden. Steigern Sie die Gewinne und verbessern Sie den Cashflow mit Vorhersageempfehlungen, basierend auf maschinellem Lernen und proaktiver Anleitung für rechtzeitige Kundenzahlungen. Mittels der flexiblen Finanzberichterstattung, welche mehrere juristische Personen und Währungen in einer einzelnen Instanz unterstützt, können Devisen- und Verkürzungsprozess für den Monatsablauf verarbeitet werden. Betriebskosten werden dank automatisierter Finanzprozesse, Belastungen sowie Budgetplanung und -kontrolle automatisiert.

Mittels dem Modul Lohnbuchhaltung profitieren Sie von dem vollen Funktionsumfang einer modernen Lohnbuchhaltung, welche gemäss den neusten gesetzlichen Richtlinien des anerkannten schweizerischen Qualitätslabels für Lohnbuchhaltungssysteme weiterentwickelt wird.

Das Modul Zerlegungskalkulation dient als Unterstützung für den Wareneingangsprozess und umfasst die Verwaltung der Zerlegplanung von Einkaufsartikeln sowie den Etikettendruck für Teilprodukte nach der Zerlegung. Ein Zerlegeplan definiert dabei ein wiederkehrendes Schema, nachdem ein bestimmter Einkaufsartikel zerlegt wird beziehungsweise woraus Teilerzeugnisse entstehen.

Das Modul Viehabrechnung unterstützt beim Tierkauf von der Erstellung einer Einkaufsrechnung über die Berechnung der Basispreise, der Erstellung und Buchung von Waagscheinen und Sammelrechnungen bis hin zur Erstellung der TVD-Meldung (Tierverkehrsdatenbank).

Mittels der Waagenschnittstelle wird die direkte Kommunikation zu Waagen von Bizerba, Mettler Toledo, Digi etc. hergestellt. Die entsprechenden Informationen werden direkt in die vorhandene Microsoft Dynamics Version (Business Central, NAV/Navision) importiert und von dort aus weiterverarbeitet. Dies hat nicht nur eine Zeitersparnis zur Folge, auch manuelle Eingabefehler werden auf ein Minimum reduziert.

Die Kassenschnittstelle ermöglich die Kommunikation zwischen der Kassenlösung und der vorhandenen ERP-Lösung. Dabei werden die Daten direkt von der Kasse in die ERP-Lösung importiert und können von dort aus weiterverarbeitet werden. So lassen sich beispielsweise Verkaufsstatistiken, Kassenabrechnungen und viele weitere Informationen importieren.

Dank der EDI-Edifact Schnittstelle werden die elektronischen Geschäftdsdokumente strukturiert an die Grossist*innen übermittelt und empfangen. Somit werden einerseits Just-in-time bzw. Just-in Sequence-Lieferungen möglich, andererseits wird die Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit, Rentabilität und Produktsicherheit drastisch erhöht. Weiter ermöglicht die EDI-Edifact Schnittstelle eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sowie eine Reduktion der Lagerkosten, Dateneingabefehlern und Durchlaufzeiten.

Die Metzger Treuhand Schnittstelle bietet eine zentrale Verwaltung von Versicherungsfällen für verschiedene Bereiche. Nach der Erfassung einer Versicherungsmeldung in bossFood können folgende offizielle Versicherungs-Formulare (UVG) gedruckt werden:

• Schadensmeldung UVG
• Bagatellschadensmeldung UVG
• Arztzeugnis UVG
• Apothekerschein UVG
• Unfallschein UVG