bossApproval: Digitaler Rechnungs-Workflow leicht gemacht

Digitaler Kreditorenworkflow leicht gemacht

Elektronischer Visierungsworkflow bossApproval sorgt für Effizienz und Transparenz

Die Kernwerte der Marke Bataillard bringen zum Ausdruck, wofür das renommierte Familienunternehmen seit notabene vier Jahrhunderten steht: Herzblut, Weitblick und Kundenfokus. Mit viel Feingefühl, Weitsicht und Geschäftssinn agiert das rund 120-köpfige Bataillard-Team täglich im Dienst einer anspruchsvollen Kundschaft – mit Erfolg.

Genau so engagiert stellt sich Bataillard den heutigen und künftigen Herausforderungen im Weinhandel, allem voran der digitalen Transformation. Mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV setzt das renommierte Schweizer Weinhandelshaus, das sich nach wie vor in Familienbesitz befindet, seit Jahren erfolgreich sowohl ökonomische als auch ökologische Massstäbe. Massstäbe, die sich Bataillard auch bei der Automatisierung der Rechnungs-Eingangsprozesse nicht nehmen lässt: Das Unternehmen nutzt die Möglichkeiten des Boss Info Stack-Angebots und wird damit seinem Digitalisierungsanspruch mit der Kreditorenworkflowlösung bossApproval gerecht.

«Das manuelle Verarbeiten der jährlich über 15’000 Lieferanten-/Kreditorenrechnungen mit ihren langen Durchlaufzeiten war zeit- und kostenintensiv. Das Personal an der Front und in der Buchhaltung arbeitete jeweils auf Hochtouren, um die zahlreichen Rechnungen korrekt zu verarbeiten und innerhalb angemessener Frist zu begleichen. Trotzdem verzögerten sich Zahlungen, während Skontofristen ungenutzt verstrichen. Dies gab schliesslich den Ausschlag, eine automatisierte Verarbeitung wie bossApproval einzuführen», erklärt Beat Wigger, Leiter IT Bataillard AG.

bossApproval – Schritt für Schritt erklärt

Nahtlos in Microsoft Dynamics NAV integriert, sorgt der elektronische Visierungs-Workflow von bossApproval bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen für Effizienz und Transparenz:

Die Papierrechnungen werden mit dem DocProStar-Scan-Client eingescannt und die Kopfdaten der Rechnung mittels OCR extrahiert. Die DocProStar Software validiert automatisch die erkannten Daten. Allfällig fehlerhafte Daten finden automatisch den Weg in die Nachkontrolle. Nach deren Validierung werden die Rechnungen automatisch rechts- und revisionssicher in dg archive archiviert.

Nun gelangen die zu visierenden elektronisch gespeicherten Rechnungen oder Gutschriften mittels bossApproval automatisch an die zuständige visierungsberechtigte Person ins sogenannte Freigabecockpit. Die Weiterleitung an zweitvisierende Mitarbeiter*innen erfolgt nach individuell konfigurierbaren Kriterien vollautomatisch.

Auf diese Weise bleibt der Freigabeprozess im Fluss und es ist jederzeit ersichtlich, welches Dokument bei wem zur Freigabe pendent ist. Das Vieraugenprinzip sorgt für zusätzliche Sicherheit.

Vorteile des clever kombinierten Softwarepakets sprechen für sich

bossApproval ist dank nahtloser Integration in Microsoft Dynamics NAV (oder BC) intuitiv in der Anwendung, zuverlässig und schnell. «Dank bossApproval konnten die Mitarbeiter*innen der Buchhaltung enorm entlastet, die Durchlaufzeiten massgeblich gesenkt werden.

Die Kolleg*innen sind über den Kreditorenworkflow stets im Bild, was ihnen beispielsweise erlaubt, die Liquidität des Unternehmens besser zu planen», unterstreicht Beat Wigger, der nach wenigen Monaten der Nutzung bereits weitere Optimierungsmöglichkeiten sieht: «Es steckt viel Potential in der Lösung. Dieses möchten wir gerne nutzen, um weitere Routinearbeiten zu reduzieren.»