von Sédrique Werthmüller
Um die Wachstumsziele der Bring! Labs AG gewinnbringend zu realisieren, sollen modernste Technologien zur Anwendung kommen und gleichzeitig eine Anlaufstelle für die Business-Lösungen in der Schweiz geschaffen werden. Nach der Migration der ERP Software in die Cloudlösung Microsoft Dynamics 365 Business Central und dem Partnerwechsel zur Schweizer Boss Info, entschied die Bring! Labs AG, ihre Geschäftsprozesse weiter zu vereinfachen.
Im Fokus der weiteren Digitalisierungsschritte war die Automatisierung des Kreditorenprozesses und der Archivierung. «Das manuelle Verarbeiten der jährlich über 1’500 Lieferanten-/Kreditorenrechnungen mit ihren langen Durchlaufzeiten war zeit- und kostenintensiv, selbst wenn dies eine vergleichsweise geringe Anzahl an Rechnungen für ein Unternehmen ist», so Sarah Benkendorf, Senior Accountant bei der Bring! Labs AG.
Wir waren vorher schon digitalisiert. Jetzt – durch die Verbindung zum ERP – ist es noch viel einfacher geworden. Alles ist zentral an einem Ort und landet automatisch im rechts- und revisionssicheren Archiv.
Das manuelle Verarbeiten der jährlich über 1’500 Lieferanten-/Kreditorenrechnungen mit ihren langen Durchlaufzeiten war zeit- und kostenintensiv, selbst wenn dies eine vergleichsweise geringe Anzahl an Rechnungen für ein Unternehmen ist.
Bei der Bring! Labs AG greifen ERP, Kreditorenworkflow und Archivierung perfekt ineinander. Alles aus einem Guss – alles aus einer Hand.
Mit der ERP-Plattform von Microsoft ist bei der Bring! Labs AG eine flexible und vollständig integrierte Business Software im Einsatz. Diese punktet mit einer für Microsoft typischen Benutzeroberfläche, die an die Microsoft Office-Palette angelehnt ist. Die offene Architektur sorgt für eine rasche und kostengünstige Implementierung, Anpassung und Wartung. Zukünftige Ansprüche an neue Funktionalitäten lassen sich schnell und flexibel mit Apps abdecken.
Für das Anlegen von Kundenofferten und Auftragsbestätigungen arbeitet die Bring! Labs AG mit einem CRM-System. Mit der DMS Fact Box können Dokumente aus dem CRM- und ERP System einfach per Drag & Drop zur jeweiligen Rechnung abgelegt werden und sind automatisch im rechts- und revisionssicheren DMS für alle Personen im Zugriff. Die Kreditorenrechnungen werden automatisch durch die OCR-Verarbeitung im bossDMS archiviert. So können mit bossDMS alle gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung eingehalten werden.
Eingehende Kreditorenrechnungen werden an eine zentrale E-Mail-Adresse geleitet und von dort in den OCR Cloud Service geladen. Dort werden relevante Dokumentdaten extrahiert, verifiziert und automatisch zur anschliessenden Verarbeitung weitergeleitet. Gleichzeitig gelangen sämtliche Rechnungen ins rechts- und revisionssichere Archiv, wo sie automatisch abgelegt und archiviert werden.
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«Die grösste Herausforderung war die Einführungsphase selbst», beginnt Sarah Benkendorf. Unermüdlicher Effort und positive Einstellung zum Neuen machen sich für das Zürcher Unternehmen dann auch bezahlt: «Nach der Einführung funktionierte alles einwandfrei – keine Nacharbeit, keine Unterbrüche, eine äusserst stabile Lösung», resümiert Sarah Benkendorf zufrieden. «Die Automatisierung des Dokumentprozesses bringt Struktur und Effizienz in unseren Arbeitsalltag, wir sparen enorm viel Zeit mit der neuen Lösung.»
Die rund 1500 Kreditorenrechnungen jährlich sind im Handumdrehen verarbeitet. Der digitale Kreditorengenehmigungsprozess sorgt bei der Bring! Labs AG für eine Effizienzsteigerung von rund 20%.
Allein die OCR-Datenerfassung verbessert dank vollautomatisierter Prozesse und Selbstlernfunktionen laufend die Genauigkeit und Effizienz – ganz ohne Benutzereingriffe.
In der Verarbeitung der Kreditorenrechnungen konnte eine nachhaltige Qualitätssteigerung erreicht werden. Vertretungen sind einfacher zu bewerkstelligen, nachdem sämtliche Informationen immer und überall transparent zur Verfügung stehen.
Kreditorenrechnungen werden mittels OCR von Anfang an korrekt verarbeitet und innerhalb angemessener Frist, unter Abzug allfälliger Skonti, beglichen. Dies ermöglicht auch eine umsichtige Liquidationsplanung.
Die ganzheitliche Integration des CRM- und ERP-Systems ist von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende unabhängig vom Standort auf geschäftsrelevante Informationen zugreifen können.
Durch die erfolgreiche Integration von bossDMS und OCR wurde die Effizienz im Kreditorenworkflow gesteigert, wodurch gleichzeitig eine umfassende Transparenz im gesamten Prozess gewährleistet wurde.
Durch die Einführung einer rechts- und revisionssicheren Dokumentenablage im Zuge der Digitalisierung des Kreditorenworkflows, bleibt der Papierverbrauch gering.
Boss Info bietet als unabhängiger Anbieter für ERP, ICT & Cloud Services und Collaboration-Lösungen aus einer Hand.
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Die Bring! Labs AG ist das führende Schweizer Mobile-Tech-Unternehmen in der FMCG- und Retail-Branche mit Sitzen in Zürich, Basel und Berlin. Das Unternehmen wurde 2015 gegründet und beschäftigt heute mehr als 100 Mitarbeitende. Neben der Einkaufslisten-App «Bring!» gehört auch die Prospekte-App «Profital» zur Bring! Labs AG. Die beiden Apps mit weltweit über 20 Mio. registrierten User*innen begleiten Konsument*innen durch alle Phasen des Einkaufs – von der Inspiration über die Planung bis hin zu Kauf.
Zusätzlich bietet die Bring! Labs AG Unternehmen aus dem Handel und der FMCG-Branche eine innovative Mobile-Advertising-Plattform. Sie ermöglicht, neuartige Marketing-Kanäle zu erschliessen und Produkte im Kontext des Einkaufens gezielt und nativ während der Einkaufsplanung und Kaufentscheidung zu platzieren.
